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Assistante de direction (H/F)

le 18 Avril 2024
Nanterre (92) | CDI | 40 000 - 60 000 € / an

Rattaché(e) au Directeur general et au sein d’une équipe de 5 personnes, vos missions sont :
Au sein du département international, nous recherchons un(e) Assistant(e) de Direction Bilingue Anglais, qui s'occupera de taches diverses. Vous serez chargé(e) de :

Gestion et planification de l’agenda
Planification et préparation des rendez-vous, réunions, calls
Réception des appels fixes
Accueil physique des rendez-vous
Gestion du courrier du service international, distribution quotidienne
Gestion des demandes administratives (information, validation de demande, signature, voiture…)
Organisation des déplacements (Vols/ Hôtel/agenda/ transfert/ Visa)
Coordination et organisation des déplacements de l’équipe, suivi des demandes de déplacements
Traitement des notes de frais
Contrôle et validation des notes de frais de l’équipe
Gestion des demandes administratives internationales (ex : cartes de visite, problème voyage, congés, matériel, problème forfait, goodies…)
Traitement et validation des factures du département
Qualifications
Titulaire d'un Bac+3 minimum, vous disposez d'une expérience significative dans l'assistanat d'un haut dirigeant.
Anglais courant obligatoire.
Excellentes compétences en matière de communication et de relations interpersonnelles.
Comportement professionnel, discret(e), proactif(ve), organisé(e), vous possédez un grand sens de la confidentialité.
Assertif(e) et décisif(e), vous faites preuve d'initiative et vous êtes capable de travailler sans supervision.
Solides compétences en matière d'organisation et de gestion du temps.

Assistant(e) commercial(e) et de direction (H/F)

le 15 Avril 2024
Creteil (94) | CDI | 28 000 - 32 000 € / an

Rattaché(e) au Directeur et au sein d’une équipe de 5 personnes, vos missions sont :
Assistant(e) commercial(e) et de direction, la fonction est très polyvalente compte tenu de la taille réduite de l’équipe. La rigueur dans le travail, le sens de l’organisation et la capacité à gérer des informations confidentielles sont les qualités requises.

Assistant(e) de direction
- Organiser ponctuellement les rendez-vous et les déplacements
- Gérer le courrier départ/arrivée
- Gérer et suivre les aspects administratifs GRH (congés, maladies, visite médicales, locations véhicules etc…)
- Suivre administrativement les différents contrats (assurances, prévoyance, location véhicule)
- Assister le Management au sein des services technique et commercial

Assistant(e) commerciale
- Accueillir et gérer les appels téléphoniques des clients
- Assurer l’interface entre les collaborateurs (techniciens et commerciaux) sur le terrain et les services du siège.
- passer, gérer et suivre les délais des commandes pour accessoires.
- Relecture des devis et envois aux clients
- Préparation des dossiers de réponse à des appels d’offres
- Gérer et suivre (rappel du planning) les commandes clients
- Gérer et suivre (rappel interne des services en charge) les litiges clients

Secrétariat général
- Rédiger et frapper les divers courriers, notes et rapports
- Actualiser les contrats de maintenance
- Mettre à jour les bases de données
- Planifier les interventions dépannage, contrat de maintenance
- Commander les moyens de manutention pour les chantiers
- Commander les intérimaires pour les chantiers
- Commander et gérer les fournitures bureau
- Classement et archivage

Facturation
- Contrôler et facturer les commandes de machines
- Contrôler et facturer les interventions SAV
- Contrôler et facturer les commandes fournisseurs
- Suivre les comptes clients, relances impayés
- Affecter les factures projet par projet

Assistante de direction (H/F)

le 12 Avril 2024
Aubervilliers (93) | CDI | 35 000 - 40 000 € / an

Rattaché(e) au Directrice générale et au sein d'une équipe de 3 personnes, vos missions sont :

- Secrétariat téléphonique
- Gestion des rendez-vous
- Rédaction, envoi et réception du courrier du Président et de la Direction
- Rédaction des comptes-rendus de réunion
- Suivi, classement et archivage des dossiers de la direction
- Communication interne / intranet

Assistante RH polyvalente (H/F)

le 10 Avril 2024
Rungis (94) | CDI | 27 000 - 29 000 € / an

Rattaché(e) à la Responsable et au sein d’une équipe de 4 personnes, vos missions sont :
-Recueil des besoins en intérim auprès des opérationnels
-Rédaction des fiches de postes
-Relation avec les agences d'intérim
-Pré qualification téléphoniques
-Suivi administratif des intérimaires
-Gestion des contrats, avenants
-Validation des heures
-Rôle de conseil et d'information auprès des intérimaires

ASSISTANTE DE DIRECTION (H/F)

le 09 Avril 2024
Paris (75) | Intérim | 34 000 - 36 000 € / an

Missions & responsabilités du poste :
- Traiter les dossiers spécifiques confiés par le directeur et le directeur adjoint de la direction de
l'animation filière.
- Assurer la représentation de la direction auprès des interlocuteurs, garantir la conformité des messages
transmis et respecter la confidentialité des informations gérées.
- Assurer la gestion des agendas, la planification des rendez-vous et de réunions et l'organisation de
déplacements.
- Suivre la programmation des comités et des réunions de la direction, en assurer la préparation logistique
et garantir la réalisation de comptes rendus réglementaires conformément aux délais et échéances
définis.
- Assurer la prise en compte, l'orientation et le traitement des informations entrantes (courriers, fax, notes,
téléphone...).
- Réaliser la saisie et la production de documents, de textes et de courriers relatifs à l'activité de la
direction.
- Gérer le traitement des demandes et réclamations en veillant à la qualité de la relation avec les
interlocuteurs de la direction et assurer le reporting des informations.
- Organiser la centralisation et la préservation des données (classement, archivage) et assurer
l'actualisation des informations nécessaires à la direction (documentations, données de la concurrence,
études...).
- Effectuer le suivi administratif des dossiers, des états relatifs à l'activité.
- Suivre les conventions gérer par la direction (bilan financier, suivi des justificatifs, suivi de l'élaboration
jusqu'à la signature)

Assistante Administrative (H/F)

le 09 Avril 2024
Paris (75) | CDI | 30 000 - 30 000 € / an

Rattaché(e) au Responsable du pôle associatif et juridique et au sein d'une équipe de 6 personnes, vos missions sont :

Au-delà des travaux de secrétariat et d'assistanat classiques pour les pôles
Juridique et Vie Statutaire (JVS) et Représentation Familiale et vie Associative (RVA),
vos activités seront les suivantes :

- Relecture et mise en forme de tout type de documents
- Rédaction de courriers, comptes rendus de réunions, procès-verbal de
l'assemblée générale annuelle, en particulier
- Participation à la gestion statutaire des Assemblées Générales (préparation
et envoi des appels à candidatures et à désignations, vérification des
dossiers, gestion de l'envoi et de la réception des pouvoirs et des mandats
en vue des votes)
- Traitement et consolidation de bases de données : logiciel dédié, Excel
(traitement et consolidation de données liées au traitement des liste
d'adhérents, de manière non nominative, et diffusion de données nationales), Access (mise à jour de la base de données des représentants
nationaux)
- Actualisation de données concernant le réseau (carnet d'adresses,
conventions de partenariat, recensement des avis d'une commission
statutaire)
- Gestion de la médaille du mérite familial (distinction interne au réseau) :
informations, vérification des dossiers, envoi de la médaille et du diplôme
- Organisation logistique de réunions et gestion de déplacements

secrétaire de direction (H/F)

le 04 Avril 2024
Mitry Mory (77) | CDI | 40 000 - 45 000 € / an

- Assurer l'organisation, la logistique administrative et le secrétariat de la Direction d'un service/département pour une ou plusieurs personnes en veillant à la bonne transmission des informations
- Prendre en charge la gestion de certains dossiers liés au fonctionnement de la direction d'un service/département
- Prendre en charge le secrétariat classique quotidien de la Direction d'affectation :
- Saisir les courriers et mettre en page tous types de documents, en assurer la réception et la diffusion
- Assurer le classement des documents de la direction selon une organisation établie et gérer les documents
- Assurer l'accueil des visiteurs et gérer les appels téléphoniques destinés à la direction
- - Gérer les agendas : organiser coordonner les emplois du temps, rendez-vous, réunions et comités
- Préparer, organiser et coordonner les déplacements, voyages et réceptions
- Gérer les interfaces avec les Directions, les collaborateurs et les partenaires extérieurs en garantissant la fluidité des informations
- Réaliser la diffusion du courrier et veiller à son traitement et à la bonne diffusion des messages
- Assister à des réunions et en assurer le compte-rendu
- Suivre des dossiers spécifiques liés au fonctionnement de la Direction
- Consolider et coordonner les congés et les temps de travail des collaborateurs de la Direction, les faire contrôler par sa hiérarchie et en assurer la diffusion auprès de la DRH
- Établir et suivre des tableaux de bord concernant la direction, à la demande de sa hiérarchie
- Suivre les investissements en matériel de bureau et réapprovisionner les petites fournitures de bureau et consommables pour la direction
- Traiter le courrier, préparer les dossiers du service et rédiger les notes courantes

Asistant(e) de Direction de la Présidence (H/F)

le 04 Avril 2024
Paris (75) | CDI | 45 000 - 55 000 € / an

Dans le cadre d'un ajustement organisationnel au sein du pôle de la Présidence, nous sommes à la recherche d'un(e) assistant(e) de direction afin de renforcer le dispositif existant.

En binôme avec une autre assistante expérimentée et en étroite collaboration avec la Directrice de cabinet, vous serez en charge de l'assistanat de la Présidente. A ce titre, vous jouerez un rôle d'interface entre la Présidente et l'ensemble de ses parties prenantes (instances de gouvernance et équipes, interlocuteurs externes de haut niveau). Vous serez également amené(e) à interagir quotidiennement avec l'assistante du Secrétaire Général.

Vous prendrez notamment en charge les missions suivantes :

Support de la Présidente dans la gestion de son emploi du temps quotidien :

Tenue d'un agenda complexe et mouvant
Gestion des appels téléphoniques
Suivi des messages adressés à la Présidente
Identification des urgences
Accueil des visiteurs

Organisation des différents événements professionnels :

Rendez-vous, réunions
Interventions orales, conférences téléphoniques
Déplacements en France et à l'international
Gestion proactive des dossiers (documentation, notes de synthèse, supports de communication, etc.) :

Préparation et collecte des éléments, coordination avec les interlocuteurs concernés
Mise en forme de documents
Suivi des délais
Suivi du courrier, classement et archivage

Profil

De formation supérieure (Bac+2/3), vous justifiez d'une expérience professionnelle réussie d'au moins 7 ans sur un poste équivalent. Vous avez été confronté(e) à des environnements exigeants, complexes et évolutifs impliquant des interactions avec des interlocuteurs de haut niveau. Idéalement, vous avez déjà été amené(e) à intervenir dans un dispositif intégrant plusieurs assistant(e)s, dont la qualité de la collaboration était clé pour garantir un support fluide et efficace à la hiérarchie concernée. La connaissance de l'environnement des marchés financiers serait un plus.

Par ailleurs, vous êtes parfaitement à l'aise avec les outils informatiques (pack office) et collaboratifs.
Enfin, vous êtes reconnu(e) pour les compétences suivantes :
Rigueur, fiabilité et efficacité
Excellent sens de l'organisation, capacité à hiérarchiser les priorités et anticiper les besoins
Hauteur de vue et maîtrise de soi
Qualités de communication écrite et orale
Sens aigu de la collaboration
Agilité et habileté relationnelle : capacité à interagir et établir des relations de qualité avec une multiplicité d'interlocuteurs

Sens de la confidentialité
Anglais courant
Poste en CDI, basé à Paris (2ème), avec télétravail.

Assistant de Direction H/F (H/F)

le 02 Avril 2024
Courbevoie (92) | Intérim | 40 000 - 42 000 € / an

En tant qu'Assistant de Direction au sein d'une entreprise à taille internationale.

Il s'agit d'un rôle d'assistant auprès de l'assistante de direction du président de l'entreprise.
Le poste comporte aussi une partie majeure de soutien à l'équipe de prévention :

- Accueillir les visiteurs
- Facturations
- Gestion des Agendas
- Réservations de salles
- Prise de note
- Consolidation des facturations et interface avec le service comptabilité
- Préparation des synthèses
- Relecture de rapports
- Gestion de flotte automobile
- Relation étroite avec le COMEX CODIR

SECRETAIRE DE DIRECTION (H/F)

le 27 Mars 2024
Paris (75) | CDI | 35 000 - 40 000 € / an

Rattaché au Chef de service de la Section, vous prenez en charge :

Le secrétariat du Président et du Chef de service : gestion des agendas et organisation de rdv / réunions / déplacements, gestion de boîtes mails, rédaction de courriers / courriels / messages internes, interface avec les instances et autres services. Dans ce cadre, vous apportez également votre appui aux conseillers ordinaux de la Section - environ 70 personnes (logistique lors de leur présence sur site, notes de frais, suivi de missions, mise à jour de l'annuaire).

La gestion administrative des instances de la Section : organisation logistique des réunions, envoi des convocations et ordres du jour des différentes instances dans le respect des délais, gestion et mise à disposition des documents relatifs aux réunions sur le site internet dédié aux Conseillers de la section (compte-rendu, PV, délibérés ...), mise en forme de documents, création de présentations sur Powerpoint et rédaction de comptes rendus.

Participation aux actions de communication de la Section et organisation d'évènements : logistique des évènements et participation sur place (quelques déplacements sont à prévoir), communication auprès des pharmaciens (rédaction et envoi de mailings, réalisation de publipostages), création de sondages et collecte des réponses.