Rattaché(e) à la Responsable et au sein d’une équipe de 4 personnes, vos missions sont :
-Recueil des besoins en intérim auprès des opérationnels
-Rédaction des fiches de postes
-Relation avec les agences d'intérim
-Pré qualification téléphoniques
-Suivi administratif des intérimaires
-Gestion des contrats, avenants
-Validation des heures
-Rôle de conseil et d'information auprès des intérimaires
Au service de l'ensemble du Cabinet, vous participerez à la vie administrative et quotidienne du
Cabinet en offrant un soutien logistique et un accompagnement quotidien principalement aux
Associés ainsi qu'en partageant avec les autres assistantes l'accueil physique et téléphonique.
En votre qualité d'assistant(e) administratif(ve), vous interviendrez aux côtés de l'ensemble des
assistantes pour assurer notamment les missions suivantes :
- Assistanat des Associés : gestion RDV clients, suivi quotidien type assistanat de
direction haut de gamme
- Assistanat Cabinet : commandes repas, taxis, courrier, administration des dossiers
juridiques
- Facturation client
- Assistanat RH : publication d'annonces, tri des CV, organisation des entretiens, suivi
administratif des arrivées stagiaires
- Intendance au quotidien : commande des fournitures bureaux et autres
consommables, gestion des stocks, etc.
- Coordination et suivi des différents prestataires pour la maintenance des locaux
- Réception : standard téléphonique, accueil des clients et gestion des salles de réunion
(env. 20% du temps/ poste)
Rattaché(e) au Directeur Services Généraux et au sein d'une équipe de 2 personnes, vos missions sont :
Agent polyvalent logistique et maintenance
Notre client recherche un(e)
chargé(e) de communication dans le cadre d'un remplacement en congé maternité.
Contexte
C'est est une association de collectivités territoriales spécialisées dans les services publics locaux en réseaux.
Elle a pour vocation de :
- Fournir une assistance aux adhérents dans ses domaines de compétence (information et
veille, réponses aux questions, formations, ...) ;
- Faciliter les échanges et partages d'expériences ;
- Représenter et défendre les intérêts des collectivités dans ces secteurs d'activité.
Le secrétariat général des services (SGS) est chargé d'activités transversales auprès de la
direction générale. Il regroupe les activités de suivi des réunions statutaires, la gestion des
relations avec les adhérents, les activités de formation professionnelle à destination des
adhérents, le suivi des activités consommation, le service informatique et les affaires
générales.
Dans le cadre des activités liées aux affaires générales, le SGS recrute un agent polyvalent
logistique et maintenance dont les missions principales seront les suivantes :
Missions
- Assurer la logistique, en lien avec le responsable de la logistique.
- Participer à l'organisation matérielle des réunions :
∙ Mettre en place du mobilier et des matériels de visioconférence ;
∙ Mettre en place des plateaux repas/buffets et gestion des déchets.
- Courrier et archivage :
∙ Assurer la réception, le contrôle et l'enregistrement des colis (manutentionner
les colis sur le site à l'aide des équipements) ;
∙ Gérer le courrier sortant et entrant (scan et dispatching) ;
∙ Reproduire et expédier des documents ;
∙ Gérer les archives internes (classer et archiver des dossiers).
- Participer à l'aménagement et à l'entretien des locaux :
∙ Recenser et assurer le suivi des travaux d'entretien ;
∙ Conditionner et transporter les biens des occupants des bureaux ;
2
∙ Assurer l'affichage des locaux ;
∙ Fixer des équipements muraux.
- Apporter une aide ponctuelle au service informatique en lien avec le responsable
informatique.
- Assurer - en cas de nécessité - l'accueil (en 3e ligne, l'accueil étant assuré par un
binôme dédié d'assistantes).
Profil, compétences et qualités recherchées
- Première expérience acquise.
- Sens de l'organisation, rigueur, méthode.
- Facilité d'adaptation, autonomie.
- Capacité à travailler en équipe.
- Connaissance des logiciels de bureautique (outlook, word, excel).
- Permis B.
Conditions/avantages : recrutement en CDI à l'issue d'une période d'intérim de 3 mois,
poste basé à Paris (75007) et à exercer en présentiel (pas de télétravail possible), RTT,
prime annuelle, mutuelle, tickets restaurant.
Rémunération : A définir selon le profil et l'expérience.
Prise de poste : Dès que possible.
Rattaché(e) au Directrice et au sein d’une équipe de 5 personnes, vos missions sont :
- Mise à Jour d’une base de données d’établissements scolaires et d’enseignants au travers d’un recueil de « questionnaires » web.
- Formation et suivi d’une équipe d’étudiant travaillant à mi-temps sur la correction des dits questionnaires.
- Contacts téléphoniques et emails des établissements scolaires tous niveaux et différents services Education Nationale.
- Recherches documentaires et mise en forme de dossiers de process dans le cadre de la mise à jour de la base de données.
Rattaché(e) au Directeur marketing et au sein d’une équipe de 2 personnes, vos missions sont :
Rattaché(e) au Directeur marketing et au sein d'une équipe de 10 personnes, vos missions sont :
- Envoi des invitations "Save The Date" via Outlook aux invités (basé sur un modèle prédéfini et en utilisant le publipostage)
- Gestion du statut des invitations dans le fichier Excel
- Coordination pour l'identification de nouveaux contacts en cas de refus de l'invitation par l'invité et documentation des raisons du refus
- Intégration, suivi et rapport de l'état d'inscription dans le Portail d'Inscription des Invités -> l'hôtesse devra suivre une formation de 2 heures sur la plateforme avec l'agence Sidlee (fin mars, début avril)
- Soutien aux demandes du personnel concernant leurs affectations dans le relais, y compris mais sans s'y limiter - arrangements de voyage et modification des affectations au besoin
- Coordination avec l'agence sur le terrain, pour que le personnel et leurs équipes de soutien/familles soient au bon endroit au bon moment.
- Soutien aux demandes de dernière minute du personnel concernant le Marathon et les courses de 10K - encore une fois, des arrangements de voyage aux problèmes, en passant par les problèmes d'hôtel - résolution générale des problèmes pour le personnel international arrivant à Paris.
Rattaché(e) au Responsable Studio et au sein d'une équipe de 5 personnes, vos missions sont :
- Récupération des images et des visuels shootés (secteur mode et prêt-à-porter) : assurer la coordination de ces images transmises par les fournisseurs avec les différents services
- Traitement d'images : contrôle qualité en cohérence avec les guidelines du studio photo, veille au respect du cahier des charges des marques
- Archivages des images
- Suivi des produits shootés en interne et externe pour une intégration optimale dans le système interne, sur le site internet, sur les réseaux
- Coordination entre les équipes externes et le studio photo