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Assistant(e) des services généraux (H/F)

le 12 Avril 2024
Créteil (94) | CDI | 25 000 - 27 000 € / an

Rattaché(e) au Responsable des Ressources Humaines et au sein d’une équipe de 4 personnes, vos missions sont :
- Flotte automobile : attribution/restitution véhicules, suivi des entretiens, déclaration et suivi des sinistres et amendes, gestion des cartes TOTAL, …
- Flotte téléphonie : commandes de matériel, suivi des lignes et des tablettes, interface avec le prestataire ….
- Informatique : configuration et installation des nouvelles sessions, interface avec les prestataires informatique et reprographie
- Gestion du courrier entrant (courriers simples) et sortant
- Bâtiment : interface avec les différents prestataires pour les locaux, suivi de l’état des locaux et mise en place des actions nécessaires
- Fournitures (bureau et EPI) : commande de matériel, suivi des stocks, échange avec le service achats
- Gestion des arrivées et départs des collaborateurs
- Suivi de l'ensemble des litiges (expertises) du groupe ALLERAY
- Déclaration auprès de nos assurances des sinistres.
- Apporter les réponses à nos conseils (assurances, avocats, collaborateurs)
- Rédaction des mails et courriers de suivi auprès de nos assurances, experts et avocats.
- Mise à jour à l’avancement des outils de gestion, en liaison avec le responsable du SAV.
- Participation active aux réunions juridiques hebdomadaire.

Chargé(e) d'accueil et des moyens généraux (H/F)

le 12 Avril 2024
Vitry-Sur-Seine (94) | CDI | 24 000 - 28 000 € / an

Rattaché(e) au Responsable des services généraux et au sein d’une équipe de 2 personnes, vos missions sont :

1. Accueillir, informer et orienter les locataires, visiteurs et partenaires :

- Gestion de l’accueil
- Assurer le standard téléphonique
- Assurer la gestion administrative de son périmètre

2. Gestion des moyens généraux et de la flotte automobile

Moyens généraux :

- Organiser, planifier, centraliser et commander les fournitures
- Suivre le stock des fournitures
- Gérer la création ou la suppression des badges d’accès en mettant en place les process
- Gérer les commandes de fournitures pour les copieurs et les demandes d’intervention auprès des fournisseurs
- Contrôler la prestation de l’entretien des locaux afin de piloter au mieux le prestataire de services
- Centraliser les demandes d’interventions techniques du siège et les suivre
- Enregistrer, valider et suivre les factures des frais engagés (téléphones, tablettes, fournitures, véhicules, prestations de nettoyage etc)

Flotte automobile :

- Participer à la mise à jour des procédures liées à l’attribution des véhicules
- Assurer l’application des procédures liées à l’attribution des véhicules
- Gérer les cartes carburant, badges parking, cartes vertes
- Analyser et suivre les kilomètres ainsi que les cartes carburant afin de déceler toutes anomalies en fonction de l’utilisation des véhicules
- Participer à la campagne de modifications des contrats d’assurances
- Suivre et gérer les restitutions
- Traiter et suivre les contraventions
- Mettre en place, suivre et gérer les indicateurs de pilotage du parc automobile
- Accompagner les collaborateurs pour toute demandes d’information ou de remontée d’incident
- Suivre la régularité des permis de conduire des collaborateurs (mettre en place les process)

Agent polyvalent logistique et maintenance (H/F)

le 05 Avril 2024
Paris (75) | Intérim | 28 000 - 32 000 € / an

Rattaché(e) au Directeur Services Généraux et au sein d'une équipe de 2 personnes, vos missions sont :
Agent polyvalent logistique et maintenance

Notre client recherche un(e)
chargé(e) de communication dans le cadre d'un remplacement en congé maternité.
Contexte
C'est est une association de collectivités territoriales spécialisées dans les services publics locaux en réseaux.

Elle a pour vocation de :

- Fournir une assistance aux adhérents dans ses domaines de compétence (information et
veille, réponses aux questions, formations, ...) ;
- Faciliter les échanges et partages d'expériences ;
- Représenter et défendre les intérêts des collectivités dans ces secteurs d'activité.
Le secrétariat général des services (SGS) est chargé d'activités transversales auprès de la
direction générale. Il regroupe les activités de suivi des réunions statutaires, la gestion des
relations avec les adhérents, les activités de formation professionnelle à destination des
adhérents, le suivi des activités consommation, le service informatique et les affaires
générales.

Dans le cadre des activités liées aux affaires générales, le SGS recrute un agent polyvalent
logistique et maintenance dont les missions principales seront les suivantes :

Missions

- Assurer la logistique, en lien avec le responsable de la logistique.
- Participer à l'organisation matérielle des réunions :
∙ Mettre en place du mobilier et des matériels de visioconférence ;
∙ Mettre en place des plateaux repas/buffets et gestion des déchets.
- Courrier et archivage :
∙ Assurer la réception, le contrôle et l'enregistrement des colis (manutentionner
les colis sur le site à l'aide des équipements) ;
∙ Gérer le courrier sortant et entrant (scan et dispatching) ;
∙ Reproduire et expédier des documents ;
∙ Gérer les archives internes (classer et archiver des dossiers).
- Participer à l'aménagement et à l'entretien des locaux :
∙ Recenser et assurer le suivi des travaux d'entretien ;
∙ Conditionner et transporter les biens des occupants des bureaux ;
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∙ Assurer l'affichage des locaux ;
∙ Fixer des équipements muraux.
- Apporter une aide ponctuelle au service informatique en lien avec le responsable
informatique.
- Assurer - en cas de nécessité - l'accueil (en 3e ligne, l'accueil étant assuré par un
binôme dédié d'assistantes).

Profil, compétences et qualités recherchées

- Première expérience acquise.
- Sens de l'organisation, rigueur, méthode.
- Facilité d'adaptation, autonomie.
- Capacité à travailler en équipe.
- Connaissance des logiciels de bureautique (outlook, word, excel).
- Permis B.

Conditions/avantages : recrutement en CDI à l'issue d'une période d'intérim de 3 mois,
poste basé à Paris (75007) et à exercer en présentiel (pas de télétravail possible), RTT,
prime annuelle, mutuelle, tickets restaurant.
Rémunération : A définir selon le profil et l'expérience.
Prise de poste : Dès que possible.

Chargé des services généraux (H/F)

le 01 Mars 2024
Paris (75) | CDI | 24 000 - 26 000 € / an

Rattaché(e) au Directeur de l'association et au sein d’une équipe de 10 personnes, vos missions sont :

1 - Opérations de maintenance des locaux :

2 - Gestion des stocks :
- Suivre l’état des stocks de produits et équipements dédiés aux opérations de maintenance.

3 - Manutention :
-Effectuer des travaux de rangement ou de déménagement au sein de l’établissement.

ASSISTANT(E) DES SERVICES GENERAUX ET FLOTTE AUTOMOBILE (H/F)

le 20 Décembre 2023
Saint-Denis (93) | CDI | 30 000 - 35 000 € / an

Dépend hiérarchiquement de la Responsable des Services et Achats Généraux.

Voici une liste non exhaustive des tâches dévolues à cette fonction :

- Flottes automobiles : assiste dans la gestion du parc de (approx 370 véhicules)
Responsable de la bonne mise à jour sur l'outil de suivi du prestataire (GAC)
Contrôle :
- Des lois de roulage sur GAC (kilométrages)
- Consommations essence vs kilométrages
- Des bonnes attributions et restitutions de véhicules (états de lieux, documentation)
Gestion :
- De la campagne pneumatique (2 fois par an)
- De la campagne de renouvellement de cartes d'assurance (1 fois par an)
- Des cartes (carburant et télépéage)
- Des dénonciations (amendes...)
- Des sinistres :
oFait le lien entre assurance / collaborateurs
oSuivi pour les changements de pneumatiques (Euromaster / Speedy)
oGère la location de véhicule en courte durée pour la réparation
oDépôt et récupération des véhicules réparés

- Flottes mobiles : assiste dans la gestion du parc de 450 lignes
Gestion des entrées et départs de collaborateurs (affectation de lignes, terminaux...)
Gestion des mises à jour sur le suivi de gestion du prestataire de téléphonie
Gestion du stocks (terminaux / accessoires)
Gestion des stocks de SAV sur le site du prestataire de téléphonie

- Suivi de la gestion des stocks de fournitures (papeterie...) et consommables (café, lait...)
Garantie le niveau de stock suffisant et le lancement des approvisionnements
Lancement programmes entretien des machines à café

- Assure le remplacement lors des absences de l'hôtesse d'accueil (1heure / jour + lors absences congés et journées de délégations)
Accueil téléphonique et physique
Mise sous plis
Affranchissements de documents
Gestion des badges lors des visites externes

- Gestion en premier support l'outil de ticketing dédié aux SAG
- Gestion des demandes de déplacements complexes (déplacement étranger ou en groupes)