Chargé de Clientèle H/F (H/F)
le 23 Avril 2024Courbevoie (92) | CDI | 36 000 - 38 000 € / an
Description du poste.
Chargé de clientèle, notamment :
· Répondre aux demandes de renseignements (mail et téléphone)
o Notamment, via une permanence téléphonique, le traitement de la boite mail contact, du courrier entrant / sortant et l’enregistrement des dossiers de certification
o Notamment, liés aux accès sur sites
· Gérer des dossiers des organismes demandant une certification initiale ou en cours de certification et notamment :
o Assurer la liaison entre les organismes et les équipes d'audit
o Assurer les enregistrements et la tenue à jour, notamment des Bases de Données et des dossiers numériques
o Assurer les délais, et procéder à des relances si nécessaire
o Réaliser la recevabilité des dossiers, notamment par exemple accuser réception, informer des pièces manquantes et/ou incomplètement remplies
o Établir, vérifier, envoyer les factures, pro forma et devis, et s'assurer de leur paiement (données à prendre en compte, dimensionnement de l’audit, prix)
o Prendre contact avec les équipes d'audit pour leur proposer les audits
o Préparer et envoyer
- les documents relatifs aux audits
- aux parties concernées, essentiellement aux organismes et aux équipes d'audit
o Enregistrer les dates de rendez-vous des audits et vérifier la réception des plans d'audit
o Vérifier la complétude des rapports d'audit
o Enregistrer et exploiter les décisions des instances
- Notamment : établir, faire signer et envoyer les certificats et les courriers de décisions
· Vérifier l'état des dossiers en cours de certification
· Assurer la confidentialité des dossiers
· Assurer et contribuer à la satisfaction client
· Participer au recrutement des membres des équipes d’audit, notamment en assurant la recevabilité du dossier, le lien avec le candidat, la programmation et réalisation d’entretien(s) avec un jury, les consultations de l’instance décisionnaire, l’établissement des attestations de qualification
Gestion interne, notamment :
· Participer aux audits ou par d’autres auditeurs internes ou externes
· Contribuer à l’élaboration de documents, notamment qualité et d’organisation, et en assurer la diffusion
· Répondre aux questions et problématiques sur le traitement des demandes de certification de l’équipe
· Nommer des auditeurs pour les dossiers de certification en cours
· Établir des Fiche Individuelle de Demande d’Autorisation d’Accès
Contribuer à des actions de communication, notamment :
· Participer à des manifestations, incluant la préparation et le suivi des actions et des contacts (notamment Journées des Équipes d’Audit)
· Envoyer des courriers et des documents
Qualité, notamment :
· Assurer la pérennité du système qualité conformément à la réglementation et aux normes
· Assurer le suivi (traçabilité) et le traitement des actions, notamment curatives, correctives, préventives, d'amélioration, dérogations, appels et demandes d'appels sur décisions
· Établir les indicateurs, listes et reporting (interne et externe)
Instances, notamment :
· Sécuriser les activités récurrentes des instances prises en charge, notamment ordres du jour et comptes rendus
· Préparer les dossiers nécessaires aux réunions des diverses instances
· Appliquer et assurer le suivi de l'application des décisions des instances
· Participer à l'organisation des différentes réunions et manifestations (notamment séminaire de formation des équipes d'audit, journée d'information des équipes d'audit)