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OFFICE ASSISTANT (H/F)

le 08 Avril 2024
Paris (75) | CDI | 28 000 - 30 000 € / an

L'office assistant joue un rôle clé en assurant le soutien administratif, ainsi que la coordination des diverses tâches et responsabilités pour faciliter la vie de l'équipe au quotidien.

Missions

Accueil des interlocuteurs de l'entreprise : clients, visiteurs, salariés
- Accueillir les visiteurs, les diriger vers les personnes concernées et répondre à leurs demandes
- Fournir les informations nécessaires.

Gestion du courrier
- Recevoir, trier et distribuer le courrier entrant aux destinataires appropriés.
- Préparer et affranchir le courrier sortant, y compris les colis, en veillant à ce qu'ils soient correctement emballés et étiquetés.
- Assurer le suivi des envois et des livraisons spéciales, en coopération avec les services de messagerie ou de transport.
- Gérer les coursiers

Gestion des appels téléphoniques
- Répondre aux appels téléphoniques en dirigeant les appels vers les personnes concernées ou en prenant des messages précis.
- Assurer une gestion efficace de la messagerie vocale et du suivi des appels manqués.

Gestion des fournitures de bureau
- Assurer le suivi et la gestion des stocks de fournitures de bureau, en passant les commandes nécessaires et en veillant à ce que les niveaux de stock soient adéquats.
- Rangement des locaux (réception, salles de réunion)

Informatique
- Mettre à jour les listes de diffusion en collaboration avec le service informatique.
- Préparer le matériel informatique et les accès pour les nouveaux arrivants en collaboration avec le service informatique.
- Effectuer les démarches nécessaires pour l'ouverture de lignes téléphoniques fixes et mobiles.
- Demander la création de la signature électronique pour les nouveaux arrivants

Tâches administratives
- Assurer la gestion des cartes de visite.
- Remboursement Stripe et Paypal
- Gestion du stock de parfums
- Préparation des commandes de parfums

Autres tâches
- Assister les équipes dans diverses tâches telles que la préparation de documents, la saisie de données, la tenue de dossiers, etc.
- Coordonner les différents prestataires (locaux, ménage, IT, etc.)
- Maintenance des bureaux
- Réserver les vols/trains/taxi/hôtel/restaurant etc.

Chargé d (H/F)

le 26 Mars 2024
Paris (75) | CDI | 21 500 - 22 500 € / an

Rattaché(e) au Responsable d'agence et au sein d’une équipe de 15 personnes, vos missions sont :

· Vous assurez l’accueil physique, le renseignement des clients ;
· Vous gérez l'accueil téléphonique : orientation, transfert, retours d'appels et prise de messages ;
· Vous gérez la réception et l’envoi du courrier (mise sous pli, affranchissement, enregistrement, attribution…) ;

Vos principales missions administratives :
· Service gestion/location : Mise à jour des données sur le logiciel de gestion locative (assurance/entretien) ;

Chargé(e) d’accueil et de conciergerie (H/F)

le 14 Mars 2024
Paris (75) | CDD | 25 000 - 30 000 € / an

Missions :
- Assurer l'accueil, l'information, l'orientation des visiteurs et des invités au siège ou lors d'évènements internes
- Aider proactivement à l'organisation des évènements au sein du siège (réservation de salle, relation avec les fournisseurs, établissement des devis, mise en place et débarrassage de la salle)
- Aider à l'organisation des réunions internes et externes (réservation de salle, mise en place des salles, gestion des listes et des flux de personnes)
- Gérer la réception des colis, courriers, tracts...
- Assurer la conciergerie en soutien du responsable Accueil
- Être disponible pour aider et soutenir les autres services si besoin, notamment sur des aspects logistiques
- Veiller à la propreté du hall
- Aider à la bonne communication avec les fournisseurs et prestataires
- Service à table ponctuel lors de repas au siège du parti
- Tâches administratives en cas nécessité

Assistant accueil (H/F)

le 12 Mars 2024
Gardanne (13) | CDI | 25 000 - 26 000 € / an

Rattaché(e) au Responsable d'agence, vos missions sont :
- Assurer l’accueil de l’ensemble des visiteurs et prendre en charge les appels entrants ;
- Assurer des travaux de secrétariat et la gestion du courrier ;
- Gérer les fournitures de l'agence ;
- S'assurer du bon relationnel face à la clientèle.
Vous possédez idéalement une expérience similaire.
Informatique : maîtrise du pack office, très bonne maîtrise des outils informatiques de manière générale.