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OFFICE MANAGER (H/F)

le 15 Avril 2024
Paris (75) | CDI | 30 000 - 35 000 € / an

Vos missions sont :

1. Office Management :

- Gestion des bureaux (commande de fournitures, anticipation des dépenses)
- Œuvrer à créer un environnement agréable et productif au sein du studio (tenue des bureaux, écoute et anticipation des besoins matériels et immatériels, etc..)
- Aide à l'organisation des événements internes (séminaires, workshop, activités culturelles, actions responsables, etc...)
- Assistance logistique aux équipes de production (organisation de voyages, réservation de billets, négociation de tarifs, etc...)
- Accueil physique et téléphonique
- Assistance des associés (notes de frais, pointage des CB, organisation des voyages d'affaires)
- Relations avec les organismes sociaux (envoi de courriers, suivi des dossiers)

Comptabilité :

- Accompagnement du cabinet comptable externalisé
- Classement des différentes pièces comptables / contrats / factures / archives
- Relations prestataires / fournisseurs (suivi de factures, édition de bon de commande)
- Mise en paiement des factures
- Aide aux procédures budgétaires (opérations de trésorerie, emprunts, gestion bancaire ..)
- Aide au contrôle de gestion et de ses outils

OFFICE MANAGER (H/F)

le 10 Avril 2024
Paris (75) | CDI | 39 000 - 45 000 € / an

Au sein d'une structure à taille humaine (env. 170 pers.), dans le cadre d'un contrat en CDI à temps plein, vous prenez en charge de manière très autonome le suivi quotidien des dossiers du groupe, sur des volets variés concernant le suivi administratif, les services généraux ou les ressources humaines, au sein du pôle DAF. Vous serez encadré(e) par la DRH et le Responsable Administratif Financier.

Sans que cette liste ne soit exhaustive, vous pourrez intervenir dans le cadre des missions suivantes :

1/ Administratif et Services Généraux (env. 70% du poste) :
- Supervision de la logistique pratique des équipements du site (sécurité, gestion des espaces communs type cafétéria, salles de réunion,...) pour faciliter la vie au quotidien des collaborateurs
- Suivi administratif des locaux : suivi assurances, aménagements de mobiliers, badges d'accès aux bureaux et parking, maintenance/sécurité des installations en coordination avec les services généraux du Groupe
- Suivi commercial de certains fournisseurs et prestataires techniques + suivi et archivage électroniques des contrats.
Réception et tri du courrier de la direction financière ; relais interne sur différents sujets (ex : interface entre les internautes et notre service clients, demandes CNIL,..).
- Commandes de fournitures de bureaux / consommables (café, boissons, etc...).
- Gestion de l'archivage du service DAF (compta et RH)
- Communication interne dynamique et efficace, et mises à jour de l'Intranet
- Gestion des projets de déménagements (en interne ou changements de locaux)
- Evénementiel : organisation des évènements internes de la vie de bureau (séminaire groupe, soirées, ...).

2/ Ressources Humaines (env. 30% du poste) :
- Accompagnement de la Responsable RH :
- Diffusion des annonces de postes à pourvoir au sein du groupe
- Conventions de stages à préparer et enregistrer
- Mise à jour des registres du personnel de nos 3 filiales
- Sauvegarde des contrats de travail à enregistrer
- Mise à jour du livret d'accueil
- Mise à jour des organigrammes de l'ensemble des services
- Handicap : aide à la mise en place de solutions et recherche de prestataires adaptés.
- Suivi du 1% logement.
- Aide au développement de la marque employeur.
- Gestion/suivi des œuvres sociales si besoin (en cas d'absence de CSE)

Office manager (H/F)

le 02 Avril 2024
Neuilly (92) | CDI | 30 000 - 35 000 € / an

Gestion Comptable :

- Gestion de la facturation clients.
- Suivi des encaissements et relances clients.
- Gestion des factures fournisseurs.
- Rapprochements bancaires.
- Gestion de la relation avec le cabinet comptable

Gestion Administrative :

- Gestion des e-mails et courriers de l'entreprise.
- Classement et archivage des documents administratifs.
- Suivi des contrats clients
- Interface avec les prestataires externes (fournisseurs, partenaires, etc.).

Gestion de Projet :
- Collaboration avec les différentes équipes pour la mise en oeuvre de projets spécifiques liés à l'amélioration des processus administratifs et opérationnels.
- Suivi et rapport sur l'avancement des projets assignés.

Assistante de direction Affiliation (H/F)

le 15 Mars 2024
Neuilly-Sur-Seine (92) | CDI | 34 000 - 36 000 € / an

Rattaché(e) au Direction affiliation et au sein d’une équipe de 4 personnes, vos missions sont :
• Gestion des ouvertures des enseignes/ SAV

- Commande et suivi avec l’usine des tapis clientes pour les renouvellements et ouverture des enseignes
- SAV des enseignes Drapeaux et Bandeaux (réparation, remplacement, problèmes électriques…)
- Création des accords de pose
- Gestion et suivi des interventions de l’équipe logistique et fournisseurs

• Formation et administration

- Inscription des instituts aux formations, gestion du planning, convocations
- Gestion des interfaces Technico/Développeurs/Formatrices/clientes
- Gestion des tableaux internes des inscriptions
- Suivi et mise à jour des dossiers de candidature/dossiers/marques
- Gestion de bons de commande multi fournisseurs

• Communication

- Mise à jour de tous les supports de prospection
- Gestion logistique et Communication au Salon Congrès de l’Esthétique
- Gestion logistique et Communication FRANCHISE EXPO (Paris et Régions)
- Mailings divers clientes et en interne ; rédaction, suivi avec service Communication…
- Gestion projets divers avec service communication ; supports vidéo/films, logos…

• Gestion ouverture réseau

- Suivi de tous les projets d'ouverture
- Vérification mensuelle, accompagnement de la cliente

• Développement

- Qualification et gestion des contacts entrants
- Impression des supports de prospection (cartes QR CODE...)
- Gestion logistique enseignes, brochures (en Province + Paris)
- Suivi des chiffres réseaux et dotations
- Accompagnement nouveau partenaire dans sa recherche de local (via le RR, le Dév)

Office Manager / Assistante de direction (H/F)

le 14 Mars 2024
Paris (75) | CDI | 45 000 - 50 000 € / an

Gestion administrative :
agenda
notes de frais
gestion comptable (classement)
Recouvrement

Office management :
Gestion prestataires (ménage, contrats, alarme, assurance, mutuelle,..)
Réorganisation des bureaux
Services généraux
Gestion des budgets

Projets :
RSE
Gestion label
Évènementiel (séminaire de A à Z)

Gestion des urgences / imprévus

Office manager (H/F)

le 11 Mars 2024
Pantin (93) | Intérim | 35 000 - 40 000 € / an

Rattaché(e) au responsable Administratif et financier et au sein d'une équipe de 3 personnes, vos missions sont :
- Gestion des dossiers des salariés et contrats d'apprentissages
- Déclaration des auprès des organismes Mutuelle, Médecine du Travail, Prévoyance, DPAE, accidents du travail
- Récupérer auprès de l'ensemble des manager les éléments variables de paie (absences, relevés d'heures, primes ...)
- Contrôler les heures supplémentaires trimestrielles et vérifier le non dépassement des seuils autorisés ensemble avec le responsable de paie
- Préparation des payes mensuelles (bulletins de paie)
- Gestion des tickets restaurants
- Gestion et suivi de l'attribution des avantages en nature : voiture, téléphone, ordinateur portable
- Suivi des dépenses cartes bleues et des notes de frais: récupération des justificatifs, archivage, contrôle
- Préparer la communication mensuelle sur les nouveaux collaborateurs et la transmettre au responsable RH Cross Border
- La mise en place et assurer le suivi des accords conclus
- Organisation des actions de communication interne (changements de procédures, ...)
- Ajuster le règlement de travail en cas de changement et le communiquer aux employés
- Gestion des badges d'accès
- Contrôles sur les travailleurs temporaires pour garantir que les règles du travail temporaire sont respectées
- Gestion des fournitures de bureaux
- Statistiques pour différentes domaines RH