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secrétaire de direction (H/F)

le 04 Avril 2024
Mitry Mory (77) | CDI | 40 000 - 45 000 € / an

- Assurer l'organisation, la logistique administrative et le secrétariat de la Direction d'un service/département pour une ou plusieurs personnes en veillant à la bonne transmission des informations
- Prendre en charge la gestion de certains dossiers liés au fonctionnement de la direction d'un service/département
- Prendre en charge le secrétariat classique quotidien de la Direction d'affectation :
- Saisir les courriers et mettre en page tous types de documents, en assurer la réception et la diffusion
- Assurer le classement des documents de la direction selon une organisation établie et gérer les documents
- Assurer l'accueil des visiteurs et gérer les appels téléphoniques destinés à la direction
- - Gérer les agendas : organiser coordonner les emplois du temps, rendez-vous, réunions et comités
- Préparer, organiser et coordonner les déplacements, voyages et réceptions
- Gérer les interfaces avec les Directions, les collaborateurs et les partenaires extérieurs en garantissant la fluidité des informations
- Réaliser la diffusion du courrier et veiller à son traitement et à la bonne diffusion des messages
- Assister à des réunions et en assurer le compte-rendu
- Suivre des dossiers spécifiques liés au fonctionnement de la Direction
- Consolider et coordonner les congés et les temps de travail des collaborateurs de la Direction, les faire contrôler par sa hiérarchie et en assurer la diffusion auprès de la DRH
- Établir et suivre des tableaux de bord concernant la direction, à la demande de sa hiérarchie
- Suivre les investissements en matériel de bureau et réapprovisionner les petites fournitures de bureau et consommables pour la direction
- Traiter le courrier, préparer les dossiers du service et rédiger les notes courantes

SECRETAIRE DE DIRECTION (H/F)

le 27 Mars 2024
Paris (75) | CDI | 35 000 - 40 000 € / an

Rattaché au Chef de service de la Section, vous prenez en charge :

Le secrétariat du Président et du Chef de service : gestion des agendas et organisation de rdv / réunions / déplacements, gestion de boîtes mails, rédaction de courriers / courriels / messages internes, interface avec les instances et autres services. Dans ce cadre, vous apportez également votre appui aux conseillers ordinaux de la Section - environ 70 personnes (logistique lors de leur présence sur site, notes de frais, suivi de missions, mise à jour de l'annuaire).

La gestion administrative des instances de la Section : organisation logistique des réunions, envoi des convocations et ordres du jour des différentes instances dans le respect des délais, gestion et mise à disposition des documents relatifs aux réunions sur le site internet dédié aux Conseillers de la section (compte-rendu, PV, délibérés ...), mise en forme de documents, création de présentations sur Powerpoint et rédaction de comptes rendus.

Participation aux actions de communication de la Section et organisation d'évènements : logistique des évènements et participation sur place (quelques déplacements sont à prévoir), communication auprès des pharmaciens (rédaction et envoi de mailings, réalisation de publipostages), création de sondages et collecte des réponses.

Secrétaire de filière pédagogique (H/F)

le 07 Mars 2024
Paris (75) | Intérim | 25 000 - 32 000 € / an

Rattaché(e) au Responsable de filière et au sein d'une équipe de 6 personnes, vos missions sont :
- Suivi des séquences pédagogiques
- Transcrire les éléments de programmation dans le logiciel métier et en assurer le suivi et la mise à jour ;
- Établir les contrats des formateurs occasionnels et des prestataires.
- Gestion administrative des intervenants extérieurs
- Pour les nouveaux intervenants, réceptionner les documents obligatoires et créer les fiches dans le logiciel métier ;
- Établir les contrats hors programmation, réceptionner les ordres de mission pour les visites de stages, contrôler les justificatifs pour remboursement des frais ;
- Contrôler les états vacataires et les factures des prestataires.
- Accueil, communication, autres missions
- Assurer l'accueil physique et téléphonique de la filière ;
- Se rendre disponible pour les intervenants de la filière ;
- Participer aux réunions institutionnelles internes ;
- Participer au processus de programmation et planification.

SECRETAIRE JURIDIQUE pour la section D (H/F)

le 26 Février 2024
Paris (75) | CDI | 28 000 - 32 000 € / an

Sous l'autorité fonctionnelle du Coordinateur du pôle, vous travaillez sur des dossiers concernant des affaires administratives (inscription, insuffisance professionnelle, diplôme étrangers ...) et sur des affaires contentieuses.

Dans ce cadre, vous prenez en charge :

L'instruction et la préparation de dossiers pour décision du Conseil nécessitant une analyse juridique, la rédaction de courriers, notes, décisions, observations (moralité professionnelle, insuffisance professionnelle, état pathologique, par exemple)
La gestion administrative des dossiers de demandes d'inscription au tableau et leur mise à jour
La rédaction de courriers et courriels à destination des pharmaciens en réponse à leurs sollicitations
La rédaction des procès-verbaux des séances du Conseil et la rédaction des comptes rendus des réunions du Bureau pour les questions individuelles
Vous prenez également en charge la gestion de dossiers de plainte dans le cadre du contentieux disciplinaire et participez à l'organisation des audiences de la chambre de discipline du Conseil.