OFFICE ASSISTANT (H/F)

Notre client

Créé en 2004, Sinclair Ressources propose à ses candidats l'accès à des offres d'emplois en intérim, CDD ou CDI.
Le Consultant que vous rencontrerez dispose d'une double expertise : il est à la fois spécialisé sur les métiers pour lesquels il recrute et dédié à une zone géographique afin de vous offrir la meilleure proximité possible.
Actuellement, nous recherchons pour notre client, société de 40 collaborateurs située à Paris, accès Opéra, un(e) OFFICE ASSISTANT H/F, dans le cadre d'un CDI.

Votre mission

L'office assistant joue un rôle clé en assurant le soutien administratif, ainsi que la coordination des diverses tâches et responsabilités pour faciliter la vie de l'équipe au quotidien.

Missions

Accueil des interlocuteurs de l'entreprise : clients, visiteurs, salariés
- Accueillir les visiteurs, les diriger vers les personnes concernées et répondre à leurs demandes
- Fournir les informations nécessaires.

Gestion du courrier
- Recevoir, trier et distribuer le courrier entrant aux destinataires appropriés.
- Préparer et affranchir le courrier sortant, y compris les colis, en veillant à ce qu'ils soient correctement emballés et étiquetés.
- Assurer le suivi des envois et des livraisons spéciales, en coopération avec les services de messagerie ou de transport.
- Gérer les coursiers

Gestion des appels téléphoniques
- Répondre aux appels téléphoniques en dirigeant les appels vers les personnes concernées ou en prenant des messages précis.
- Assurer une gestion efficace de la messagerie vocale et du suivi des appels manqués.

Gestion des fournitures de bureau
- Assurer le suivi et la gestion des stocks de fournitures de bureau, en passant les commandes nécessaires et en veillant à ce que les niveaux de stock soient adéquats.
- Rangement des locaux (réception, salles de réunion)

Informatique
- Mettre à jour les listes de diffusion en collaboration avec le service informatique.
- Préparer le matériel informatique et les accès pour les nouveaux arrivants en collaboration avec le service informatique.
- Effectuer les démarches nécessaires pour l'ouverture de lignes téléphoniques fixes et mobiles.
- Demander la création de la signature électronique pour les nouveaux arrivants

Tâches administratives
- Assurer la gestion des cartes de visite.
- Remboursement Stripe et Paypal
- Gestion du stock de parfums
- Préparation des commandes de parfums

Autres tâches
- Assister les équipes dans diverses tâches telles que la préparation de documents, la saisie de données, la tenue de dossiers, etc.
- Coordonner les différents prestataires (locaux, ménage, IT, etc.)
- Maintenance des bureaux
- Réserver les vols/trains/taxi/hôtel/restaurant etc.

Votre profil

Profil recherché
Vous justifiez d'une expérience sur un rôle similaire d'au moins 2 ans
Vous avez le sens de la communication
Vous faites preuve d'aisance relationnelle et organisationnelle
Vous avez le sens du service, des priorités et de la polyvalence
Vous savez travailler en autonomie
Vous maitrisez l'anglais
Vous maitrisez le Pack office