RESPONSABLE JURIDIQUE INTERNATIONAL (BRUXELLES) (H/F)
le 21 Septembre 2021Paris (75) | CDI | 120 000 - 150 000 € / an
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Rattaché(e) au Responsable Comptable et au sein d’une équipe de 4 personnes, vos missions sont :
Au sein de l'équipe comptable composée d'un responsable et de deux comptables, vous intervenez comme comptable fournisseur et général pour permettre le renforcement du service comptable et le suivi des nouvelles activités du secteur formation.
L'organisation comptable est centralisée au siège parisien pour l'ensemble des antennes en région.
Vous êtes placé sous l'autorité du responsable comptable.
Vos missions portent sur la comptabilité et les achats et se décomposent principalement en tâches suivantes :
Comptabilité Fournisseur et Achats
- Imputation et saisie des factures, gestion des échéances, des règlements et des relances fournisseurs,
- Utilisation quotidienne d'un logiciel interne SISAL pour la saisie et le suivi des dépenses,
- Traitement des demandes et appels des fournisseurs / antennes.
- Relais et assistance auprès des Laboratoires de recherche, des antennes et du siège,
- Tenue du fichier fournisseur et des ouvertures de compte,
- Tenue et mise à jour du fichier des commandes facturés/non facturées,
- Mise à jour mensuelle des pré-saisie des antennes,
- Classement des documents comptables à chaque stade de traitement,
- Traitements des achats/négociations des postes d'achats communs aux activités (fournitures de bureau, ordinateurs portables, téléphonie ).
Sur cette partie un objectif fort est le déploiement d'un outil de numérisation des factures fournisseurs.
Comptabilité générale
- Saisie comptable des factures et opérations diverses en lien avec le secteur formation,
- Traitement des demandes transversales dans la cadre de la mensualisation des traitements comptables et de la clôture comptable,
Sur cette partie, un objectif fort porte sur l'accompagnement du secteur formation.
Rattaché au responsable, vos missions sont:
La saisi
L'enregistrement
Les paiements
Rattaché au Responsable comptable, vos missions sont :
- la gestion des dossiers comptable
- l'etablissement d bilan
- la liasses
Rattaché(e) au REPSONSABLE SERVICE CLIENTS et au sein d'une équipe de 3 personnes, vos missions sont :
- gestion des demandes par téléphone et email (produits, défauts, retours, informations, livraisons etc)
outil de gestion : ZENDESK
- gestion des litiges
- suivi des remboursements complexes (gestion des moyens de paiements type PAYPAL)
- gestion logistique et suivi des colis vers le clients
- vente de produits additionnels
Rattaché(e) à la Direction Générale, en tant que Assistant.e de gestion commerciale / (h/f) vous assurez la coordination des différentes étapes de la gestion administrative et commerciale :
A ce titre, vous avez en charge les tâches suivantes :
- Planification et suivi de campagnes marketing SMS jusqu'à la facturation.
- Mise à jour de bases de données (ventes et clients sur Excel)
- Émissions des bons de commande - enregistrement des commandes dans nos outils
- Envoie des devis aux commerciaux
- Mise en place d'outils et de processus adaptés à votre mission
- Reporting / statistique
- Facturation
- Gestion administrative
Rattaché(e) à la responsable Back office SAV, vous assurerez les missions suivantes :
- Prendre en charge les demandes clients (mail, téléphone), saisir dans l'outil informatique les demandes d'interventions
- Planifier les prestations de maintenance des clients, à destination des techniciens, en respectant les délais contractuels
- Organiser dans le système informatique (planification, transmission aux techniciens, clôture...)
- Optimiser et rationaliser le planning
- Superviser et relancer les interventions en cours
- Adresser la clôture en fin de journée aux clients et aux services internes
- Ordonnancer le déploiement de projets ponctuels (mise à jour, upgrades...)
Rattaché(e) au Responsable ADV et finance et au sein d’une équipe de 10 personnes, vos missions sont :
Rattaché(e) au Responsable ADV de la région, vos objectifs principaux seront de maintenir, pour un portefeuille clients/contrats, la base contrat opérationnelle en très étroite collaboration avec les différents départements de l'entreprise (comptabilité, commerce, exploitation, assistantes locales, etc.), et de produire la facturation mensuelle.
Vos missions principales se déclinent sous deux axes :
Gestion clientèle :
Le suivi régulier et l mise à jour de la base contrats (nouveau contrat, résiliation, avenants, tarifs, normes, prestation...) sur l'outil siebel
Classification et archivage des contrats, saisie informatique des données contractuelles, information de la clientèle et rencontres périodiques pour renforcer et privilégier les relations de collaboration avec les services comptables des clients.
Facturation :
Participer aux réunions préparatoires à la facturation et intégrer les spécificités impactant la facturation
Facturer les prestations de service sur logiciel GESCO (AS400)
Assurer le règlement des litiges clients liés à l'établissement des factures et faciliter le recouvrement
La connaissance AS400 et/ou Siebel sera fortement appréciée. Une bonne connaissance de l'outil excel est exigée. Maîtrise de la relation client en réception et émission d'appels, du traitement des emails.
Vous êtes rigoureux, méthodique et dotés de qualités d'écoute, de sens commercial
Rattaché(e) au Directeur et au sein d’une équipe de 20 personnes, vos missions sont :
• Gérer plusieurs agendas, organiser des réunions, prendre rendez-vous, réserver des salles de réunion et
organiser des appels par vidéoconférence
• Mettre en place une structure et un processus d’administration pour accroître la rentabilité des salariés
• Aider l’équipe d’une manière efficace et efficiente
• Liaison avec le personnel d’autres unités d’affaires et avec des contacts externes / clients / agences
• Préparation et émission des factures
• Dactylographie et mise en forme de documents de marketing et de communication
• Produire des lettres, des rapports et des présentations
• Organisation de réunions / événements pour l’équipe
• Réservation de voyage et d’hébergement
• Mise à jour de la base de données des contacts
• Coordonner et assurer le bon déroulement des formations internes et externes
• Archivage des fichiers si nécessaire
Rattaché(e) à la Chargée de cellule, vos missions sont :
- Traiter les contrats dans la liste des tâches dans sb2
- Réceptionner les mails de finalisation
- Établir les demandes de matériel, et la remettre au client par mail automatique avec les fiches techniques
- Créer l'étiquette de visuel dans SIMBA 2
- Générer les ordres de pose dans Simba 2, et Créer les poses supplémentaires si nécessaires (DML)
- Transmettre aux sociétés de pose, les informations relatives aux contrats
- Centraliser les éléments des campagnes dans Simba 2
- Relancer les clients pour la réception des visuels non reçus en l'absence de son supérieur
- Relancer les affiches non reçues, les dispo de pose et les fichiers pour la fabrication des affiches en l'absence de son supérieur
- Extraire les photographies des campagnes dans la photothèque en vue des justifications clients
- Éditer le tableau des départs pour pointer les contrats à justifier
- Justifier les campagnes auprès du client
- Traiter les demandes quotidiennes
- Remonter les dysfonctionnements à son supérieur
- Traiter les fabrications des supports permanents et temporaires, auprès des imprimeurs
- Assurer l'interface entre son supérieur et les interlocuteurs
- En l'absence des Chargées de cellule, Faire valider via SIMBA 2 les visuels non conforme auprès de la responsable des validations des visuels