Rattaché(e) au Responsable comptable fournisseurs et au sein d’une équipe de 10 personnes, vos missions sont :
- Comptabilisation des factures fournisseurs
- Imputation des factures sur les axes analytiques
- Traitement et suivi des factures via Yooz
Assistante administrative polyvalente - Family Office
Rattaché(e) au CEO et au sein d'une équipe d'une quinzaine de personnes, vous intervenez sur des missions variées d'assistanat administratif, de suivi des dossiers clients et d'accompagnement au quotidien.
Le poste nécessite une personne, polyvalente, organisée, discrète et dotée d'un excellent sens du service, capable de gérer aussi bien les sujets administratifs au bureau que certaines missions d'accompagnement à l'extérieur.
1. Gestion administrative et organisationnelle
- Gestion des agendas et organisation des rendez-vous
- Accueil téléphonique et traitement des courriels
- Classement et archivage des documents (Dropbox / Data Room)
- Rédaction, mise en forme et envoi de courriers administratifs
- Suivi des contrats, conventions et documents internes
- Gestion des différentes demandes administratives du quotidien
2. Gestion des dossiers clients
- Collecte et centralisation des documents auprès des différents interlocuteurs : clients, notaires, banques, avocats...
- Création et mise à jour des dossiers et bases de données clients
- Transmission des pièces aux partenaires externes (pré-comptabilité, cabinets...)
- Suivi des domiciliations et des formalités administratives
- Accueil et accompagnement des clients dans les locaux
- Gestion de demandes ponctuelles nécessitant réactivité et polyvalence
3. Suivi financier et support opérationnel
- Suivi administratif des flux financiers : virements, appels de fonds...
- Suivi du train de vie des familles à travers des tableaux de bord dédiés
- Gestion administrative des locations et réservations
- Suivi des loyers et établissement des quittances
- Gestion des documents et informations nécessaires au suivi financier des dossiers
4. Accompagnement administratif personnalisé
Une partie du poste est dédiée à l'accompagnement administratif et organisationnel d'une personne, à raison d'une journée par semaine à son domicile.
Les missions pourront notamment comprendre :
- Gestion et organisation de ses documents administratifs
- Suivi de ses démarches et échéances
- Classement et mise à jour de ses dossiers
- Gestion de certaines tâches administratives du quotidien
- Coordination avec les différents interlocuteurs lorsque nécessaire
- Accompagnement ponctuel dans certaines démarches ou déplacements
Rattaché à la direction technique, vous intervenez sur un périmètre d'une vingtaine de sites situés majoritairement en Île-de-France ainsi que sur quelques établissements en province. Vous êtes le garant de la conformité technique, réglementaire et sécuritaire des résidences dont vous avez la responsabilité.
Missions principales :
- Assurer le suivi technique et sécuritaire d’un portefeuille d’environ 20 résidences réparties principalement en Île-de-France et ponctuellement en province.
- Réaliser des visites régulières sur les sites afin de garantir la conformité des installations et le respect des standards du groupe.
- Piloter les opérations de maintenance préventive et corrective sur l’ensemble du périmètre.
- Coordonner et suivre les interventions des prestataires techniques.
- Gérer les contrats de maintenance et participer à la négociation des devis et prestations.
- Veiller au respect des réglementations en vigueur, notamment en matière d’ERP, de sécurité incendie et de code de l’habitation.
- Participer aux commissions et comités de sécurité.
- Représenter l’entreprise lors des assemblées générales de copropriété.
- Accompagner les directeurs de résidence sur les problématiques techniques et réglementaires.
- Organiser et suivre les travaux de rénovation, de mise en conformité et d’amélioration des installations.
- Élaborer, suivre et optimiser les budgets de maintenance et d’investissement (CAPEX).
- Piloter les actions liées à la performance énergétique des bâtiments et à la maîtrise des consommations.
- Assurer un reporting régulier auprès de la direction sur l’état du parc, les budgets et les projets en cours.
- Être l’interlocuteur privilégié des différents acteurs internes et externes sur les sujets techniques et sécurité.
- Contribuer aux projets d’amélioration continue visant à garantir la qualité de service et la pérennité des infrastructures.
Rattaché(e) au responsable des opérations et au sein d’une équipe de 3 personnes, vos missions sont :
Approvisionnement et suivi des commandes
· Analyser les besoins issus de l’ERP, des commandes clients et du planning de production.
· Passer les commandes d’approvisionnement auprès des fournisseurs référencés.
· Vérifier les accusés de réception de commandes : prix, quantités et délais.
· Assurer le suivi quotidien du portefeuille de commandes fournisseurs.
· Relancer les fournisseurs afin de sécuriser les délais de livraison.
· Identifier et traiter les retards, ruptures et risques de pénurie.
· Rechercher des solutions en cas d’urgence afin d’éviter les arrêts ou décalages de production.
· Mettre à jour les délais et informations fournisseurs dans l’ERP.
Gestion des composants électroniques
· Assurer l’approvisionnement des composants électroniques, consommables et autres articles nécessaires à la fabrication.
· Surveiller particulièrement les composants à long délai d’approvisionnement ou présentant un risque de pénurie.
· Anticiper les risques liés aux ruptures, allocations, obsolescences et fins de vie des composants.
· Participer à la recherche de solutions alternatives en collaboration avec les Achats, la Qualité et les équipes techniques.
· Veiller au respect des références et exigences définies lors des commandes.
Gestion des stocks
· Veiller au maintien d’un niveau de stock permettant d'assurer les besoins de production tout en évitant le surstock.
· Analyser les besoins prévisionnels.
· Identifier les stocks dormants ou excédentaires.
· Participer à l’optimisation des paramètres d’approvisionnement : stock de sécurité, délais, quantités de commande, minimum de commande, etc.
· Participer aux inventaires et à la fiabilisation des données de stock.
Suivi fournisseurs
· Être l’interlocuteur quotidien des fournisseurs pour le suivi opérationnel des commandes.
· Suivre et analyser le respect des délais annoncés.
· Alerter rapidement en cas de dérive susceptible d’impacter la production ou les engagements clients.
· Collaborer avec le service Achats pour améliorer la performance fournisseurs.
· Participer au suivi des indicateurs fournisseurs : respect des délais, retards, qualité de service, etc.
Votre rôle de coordinateur implique un management notamment opérationnel d'une partie de l'équipe en place dans le service ADV. A ce titre, vous êtes un élément clé pour la direction du pôle, et êtes impliqué(e) dans la performance et la réussite d'une équipe à taille humaine que vous accompagnez dans leur missions quotidiennes.
Cette position au sein du service, permettra à l'entreprise pour une de ses activités de services, d'assurer la qualité de ses prestations, et la croissance qu'elle poursuit depuis déjà plusieurs années. Vous souhaitez donc poursuivre votre carrière à travers un projet mêlant management et challenges dans un cadre moderne, technologique et stimulant.
Vos missions seront notamment :
- Supervision de l'activité d'une équipe ADV qui vous est confiée, accompagnement et montée en compétence de votre équipe
- Contrôle de la qualité du traitement, respect des engagements de partenariats et des conditions particulières négociées avec les clients
- Support dans les actions courantes auprès de l'équipe dans la gestion de la relation client et du back office, jusqu'à la qualité de la facturation délivrée
- Mise à jour des procédures et process internes dans la gestion administrative
- Animation de la performance dans la réussite et satisfaction du périmètre confié
- Reporting auprès du responsable de la performance, remontée des anomalies et traitement des éventuels litiges
- ...
Rattaché(e) au Responsable Administration des Ventes, vous prenez en main un portefeuille de comptes clés du groupe, et assurez l'interface entre les différents pôles internes (achats, commerce, IT, ...) et votre client dans un esprit business partner. Vous êtes donc un acteur clé dans la conduite des relations durables entre l'entreprise et les partenaires!
Vos missions seront notamment :
- Assurer l'intermédiaire entre les équipes achats, ventes et les clients (échanges, mise à jour de contrats
- Paramétrer les comptes clients en fonction des contrats établis (délais de paiements, modalités diverses, ...) et veiller au respect des engagements commerciaux négociés
- Assurer la conduite de la relation avec les comptes clés qui vous sont confiés (transmission d'informations, contrats, signatures, délivrables) pour permettre à l'équipe facturation / comptabilité d'avoir les bonnes informations avec les partenaires
- Contribuer à l'amélioration continue des outils et process internes
- Assister les équipes Finance dans l'analyse des conditions commerciales établies et veiller à leur respect
- Faire l'interface entre les différents acteurs du partenariats (internes / externes)
- Remonter les différentes informations, anomalies, auprès de la direction
- ...
Rattaché(e) au Responsable Administration des Ventes vous intervenez en collaboration avec l'équipe ADV dans une mission clé liée au paramétrage et établissement de la facturation pour des comptes clés du groupe.
Vos missions sur le poste seront notamment :
- Réceptionner, contrôler et valider les factures fournisseurs dans le respect du planning mensuel
- Relancer pour obtenir les factures non parvenues
- Saisir les factures fournisseurs sur les ERP selon le process
- Effectuer la facturation client (facture et avoir) sur les ERP selon le process et le planning de clôture
- Transmettre les factures aux clients selon le process.
- Tenir et suivre mensuellement le tableau d'anomalies
- Gérer et traiter les litiges de facturation (client et fournisseur).
...
Dans le cadre d'un renfort temporaire d'activité, notre client, acteur reconnu dans le secteur des produits de grande consommation, recherche un(e) Assistant(e) Service Client / SAV.
Au sein de l'équipe Administration des Ventes, vous assurerez le traitement et le suivi des demandes clients B2C et B2B, en garantissant une qualité de service irréprochable.
Vos missions :
- Réceptionner et traiter les demandes clients par téléphone et par e-mail.
- Qualifier les demandes et apporter les premières réponses.
- Transmettre les dossiers aux services concernés (ADV, logistique, échantillons, etc.).
- Assurer le suivi des demandes jusqu'à leur résolution complète.
- Mettre à jour et suivre les tableaux de bord de suivi d'activité.
- Garantir la traçabilité de chaque dossier et veiller au respect des délais de traitement.
- Participer à la satisfaction et à la fidélisation des clients grâce à un accompagnement de qualité.
Rattaché(e) au Responsable Comptable et au sein d’une équipe de 3 personnes, vos missions sont :
- Saisir les opérations comptables courantes et enregistrer les pièces comptables dans le respect des procédures internes.
- Lettrer les comptes clients et fournisseurs afin d’assurer le suivi et la justification des écritures.
- Pointer les comptes et les écritures comptables afin d’identifier et de régulariser les éventuelles anomalies.
- Réaliser les rapprochements bancaires et analyser les écarts constatés.
- Participer aux travaux de clôture comptable périodique et préparer les éléments nécessaires à leur réalisation.
- Contrôler la cohérence des données comptables et contribuer à la fiabilisation des comptes.
- Échanger avec les différents interlocuteurs internes et externes pour collecter les informations nécessaires au suivi comptable.
Rattaché(e) directement à la Direction Générale, vous occupez un rôle central et polyvalent au sein de la société. Véritable bras droit sur les sujets de gestion, d'administration et de suivi financier, vous intervenez sur des problématiques variées et assurez la bonne coordination avec les différents interlocuteurs externes.
L'objectif est de rejoindre un environnement où vous pourrez mettre à profit votre autonomie, votre sens de l'organisation et votre aisance avec les chiffres, sur un poste riche et diversifié.
VOS MISSIONS
Gestion financière & reporting
- Mise à jour et suivi mensuel des tableaux de bord et de reporting ;
- Suivi et analyse des données de gestion : chiffre d'affaires, charges, trésorerie, prévisionnel... ;
- Intégration et suivi des éléments liés à la facturation dans les tableaux de gestion ;
- Suivi des règlements et des encaissements ;
- Relations avec les établissements bancaires et suivi de la trésorerie et des placements ;
- Participation à l'optimisation des outils et process de gestion.
Gestion administrative, comptable & juridique
- Interface avec le cabinet d'expertise comptable pour les déclarations et les clôtures ;
- Préparation et transmission des éléments nécessaires au suivi comptable ;
- Suivi administratif des déclarations, notamment de TVA ;
- Relation avec les avocats, commissaires aux comptes et différents partenaires externes ;
- Suivi des sujets juridiques et administratifs de la société ;
- Suivi des contrats d'assurance, des primes et des éventuels sinistres.
Ressources humaines & administration du personnel
- Gestion administrative des collaborateurs ;
- Participation à l'intégration et à l'onboarding des nouveaux arrivants ;
- Suivi des congés et absences via Eurécia ;
- Mise à jour des données RH et accompagnement ponctuel sur les sujets d'administration du personnel.