Rattaché(e) directement au Président vous aurez pour missions :
- la gestion d'agenda complexe
- l'organisation de déplacements et voyages
- la gestion des notes de frais
- l'organisation de réunions
- la gestion des services généraux
Rattaché(e) au Directeur et au sein d’une équipe de 10 personnes, vos missions sont :
Rattaché(e) au Secrétaire Général, vos missions sont :
SECRÉTARIAT GÉNÉRAL :
- Organisation évènements : visites chantiers, présentation des comptes, évènements internes
- Gestion de la GED pour envoi documents financiers aux partenaires bancaires
- Gestion des contrats des prestataires (nettoyage, location plantes, placement hôtesse, collecteurs, imprimantes, fontaines à eau, machine à affranchir….)
- Création des bons des commandes et suivi facturation
- Gestion accord cadre le Moniteur pour le Groupe
- En cours et à venir :
o Aide à la mise en place procédure archivage et plan de classement pour le Groupe
o Mise en place et gestion du portail Finance
o Mise en place et gestion Attestation Légale
o Mise en place solution RSE
Soutien au service comptabilité :
- Rédaction courriers
- Organisation déplacements
- Commandes matériel
- Organisation réunions
- Gestion abonnements en ligne
- Gestion du planning CP/RTT
Soutien au service juridique :
- Organisation déplacement
- Commandes matériel
- Organisation réunions
Services Généraux :
- Gestion des déménagements et réaménagement des locaux
- Gestion des interventions/travaux (réparations diverses)
- Participation aux comités Verts organisés par le propriétaire
- Mise en place et suivi des contrats de maintenance (armoires électriques et BAES et climatisation local serveurs)
- Relayer aux collaborateurs les informations de l’immeuble
Rattaché(e) au Directeur et au sein d’une équipe de 2 personnes, vos missions sont :
-Secrétariat classique
-Répondre au téléphone, mails..
-Devis
-Facturation
-Gestion des prestataires
-Gestion de projet
Rattaché(e) au Dirigeant et au sein d'une équipe de 4 personnes, vos missions sont :
- Gestion du courrier, frappe, affranchissement, tri
- Tenu des comptes bancaires
- Classement courant
- Travaux de secrétariat
- Gestion des fournitures
- Traitement des congés
- Archivage, classement dossiers
- Accueillir les visiteurs, clients, fournisseurs
- Actualisation des données de suivi d'activité de la structure (tableaux de bord/résultats)
- Coordination globale des tâches de l'équipe administrative.
Rattaché(e) au DAF et au sein d’une équipe de 1 personnes, vos missions sont :
Assurer l’administration des ventes :
- Assurer l’enregistrement des commandes dans l’ERP, l’émission des bons de livraison et des factures, Etablir les documents douaniers (DSA, DAE, DEB) liés à la vente de spiritueux
- Suivre les documents relatifs aux transports,
- Tenir le tableau de suivi des commandes.
Assister le trésorier dans la gestion administrative en interface avec le cabinet d’expertise comptable de la société :
- Suivi de l'imputation comptable et aide à la réalisation des états comptables et clôtures mensuelles, Suivi et vérifications des documents douaniers des achats de marchandise et intégration dans l’ERP, Mise à jour des informations administratives des clients dans l’ERP,
- Classement des documents administratifs, scan et archivage,
Et diverses tâches administratives.
En fonction de votre profil, vous aurez la possibilité d’aider la Direction dans :
- Le contrôle de l’exhaustivité des outils de gestion avec la vérification des conditions tarifaires et des conditions spécifiques des clients, vérification des états de stock théorique, etc..
- La tenue des tableaux de bord de gestion
- La tenue des tableaux de suivi selon les protocoles mis en place sur les clients du secteur GMS/Grand Compte
- L’aide au développement de nouveaux outils de gestion
RH :
- Contrat de travail, suivi et veille à la conformité des dossiers dans le domaine social, juridique
Rattaché(e) au RESPONSABLE SUPPLY CHAIN et au sein d'une équipe de 4 personnes, vos missions sont :
- Ouverture des dossiers import/export
- Suivi des achats
- Suivi des opérations imports (et exports) par mer et air - principalement de Chine
- Anticiper et planifier les urgences en mettant en oeuvre les actions adéquates
- S'assurer de la conformité de l'ensemble des documents (BL/AWB, LC...)
- Déterminer et mettre à jour les nomenclatures douanières + « RTC »
- Optimisation des flux (LCL/FCL 20',40')
- Cotation
- Calcul et suivi des coûts de revient
- Mise en place et suivi des statistiques
- Participer à la mise en place de procédures
- Mise à jour de l'ERP (Axapta)
- Organiser et suivre les expéditions routières
- Optimiser et planifier les navettes depuis notre entrepôt vers notre centre de Cross Docking
- Gérer et suivre les transporteurs routiers
- Demander et négocier les cotations route en spot
- Gérer les retours et les litiges
- Analyser les coûts
- Vérification des factures de l'ensemble des prestataires logistique
- Reporting de suivi d'activité
- Reporting hebdomadaire
- Suivi et gestion des commandes import
- Validation des pro-forma fournisseurs
- Suivi logistique aupres des transitaires et suivi des dedouanements
- Ouverture des lettres de credits
- Contrôle de la liasse documentaire
- Prises de RDV pour livraisons chez les clients
- Facturation
Directement rattaché (e) à la Responsable juridique, vous serez en charge des missions suivantes :
En droit des sociétés :
oRédaction d'actes juridiques courants (convocations, procès-verbaux, approbation des comptes...)
oMise en signature des actes, envoi au formaliste
En droit immobilier :
oRédaction de baux commerciaux et d'habitation
oMise en signature des actes
oCommande de diagnostics obligatoires
oRecherches de documentations
Administratif :
oTenue des registres d'assemblées,
oClassement et archivage (de documents papiers et numériques)
oMise à jour de tableaux de suivi de dossiers
Rattaché(e) au Secrétaire Général et au sein d'une équipe de 2 personnes, vos missions sont :
- Planification et préparation administrative des réunions des différents organes de gouvernance (conseils, comités)
- Support corporate officer en relation avec la gestion des fonds et sociétés du groupe (KYC, correspondance, vie corporate)
- Réponses orales et écrites en français et en anglais
- Finaliser la mise en page pro-forma des actes au nom du secrétaire général (procurations...)
- Assistance à la mise en œuvre des procédures internes
- Préparer et mettre à jour la documentation d'entreprise nécessaire au développement du projet (documents de préqualification)