Poste situé à Paris (75009)
Fonction : Office Manager
Rémunération : 39 000 - 45 000 €
Référence : ASO75-MEB-45175
Date : 10 Avril 2024
Créé en 2004, Sinclair Ressources propose à ses candidats l'accès à des offres d'emplois en intérim, CDD ou CDI.
Le Consultant que vous rencontrerez dispose d'une double expertise : il est à la fois spécialisé sur les métiers pour lesquels il recrute et dédié à une zone géographique afin de vous offrir la meilleure proximité possible.
Actuellement, nous recherchons pour notre client, société de 100 collaborateurs située à Paris, accès Havre Caumartin, un(e) OFFICE MANAGER H/F, dans le cadre d'un CDI.
Au sein d'une structure à taille humaine (env. 170 pers.), dans le cadre d'un contrat en CDI à temps plein, vous prenez en charge de manière très autonome le suivi quotidien des dossiers du groupe, sur des volets variés concernant le suivi administratif, les services généraux ou les ressources humaines, au sein du pôle DAF. Vous serez encadré(e) par la DRH et le Responsable Administratif Financier.
Sans que cette liste ne soit exhaustive, vous pourrez intervenir dans le cadre des missions suivantes :
1/ Administratif et Services Généraux (env. 70% du poste) :
- Supervision de la logistique pratique des équipements du site (sécurité, gestion des espaces communs type cafétéria, salles de réunion,...) pour faciliter la vie au quotidien des collaborateurs
- Suivi administratif des locaux : suivi assurances, aménagements de mobiliers, badges d'accès aux bureaux et parking, maintenance/sécurité des installations en coordination avec les services généraux du Groupe
- Suivi commercial de certains fournisseurs et prestataires techniques + suivi et archivage électroniques des contrats.
Réception et tri du courrier de la direction financière ; relais interne sur différents sujets (ex : interface entre les internautes et notre service clients, demandes CNIL,..).
- Commandes de fournitures de bureaux / consommables (café, boissons, etc...).
- Gestion de l'archivage du service DAF (compta et RH)
- Communication interne dynamique et efficace, et mises à jour de l'Intranet
- Gestion des projets de déménagements (en interne ou changements de locaux)
- Evénementiel : organisation des évènements internes de la vie de bureau (séminaire groupe, soirées, ...).
2/ Ressources Humaines (env. 30% du poste) :
- Accompagnement de la Responsable RH :
- Diffusion des annonces de postes à pourvoir au sein du groupe
- Conventions de stages à préparer et enregistrer
- Mise à jour des registres du personnel de nos 3 filiales
- Sauvegarde des contrats de travail à enregistrer
- Mise à jour du livret d'accueil
- Mise à jour des organigrammes de l'ensemble des services
- Handicap : aide à la mise en place de solutions et recherche de prestataires adaptés.
- Suivi du 1% logement.
- Aide au développement de la marque employeur.
- Gestion/suivi des œuvres sociales si besoin (en cas d'absence de CSE)
Formation et outils :
- Diplômé(e) en gestion des services, en gestion d'entreprise ou domaine connexe.
- Vous avez idéalement une expérience significative d'au moins 5 ans sur un poste similaire en PME.
- Vous maîtrisez parfaitement les outils modernes de bureautiques et de communication :
Pack Office + suite Google + outils suite Adobe ou type Canva souhaités
- Cette fonction est exigeante et réclame les qualités suivantes :
- Excellentes capacités de communication, tant à l'oral qu'à l'écrit.
- Solides compétences interpersonnelles, capacité à nouer et à entretenir des relations
avec des personnes à tous les niveaux.
- Capacité à travailler en autonomie et à faire preuve d'initiative.
- Bonne coordination et capacité à résoudre les problèmes.
- Adaptabilité et capacité à gérer soi-même les tâches quotidiennes avec un certain
nombre de priorités en constante évolution et à effectuer plusieurs tâches à la fois dans
un environnement où le rythme est rapide.
- Être proactif(ve), efficace et capable de respecter les délais.
- Faire preuve de tact et de discrétion et respecter la confidentialité.
Au-delà de votre parcours, nous serons attentifs à votre personnalité et à votre motivation pour
rejoindre un véritable projet d'entreprise ainsi qu'un collectif soudé par un fort esprit d'équipe.
Disponibilité : CDI à pourvoir à partir de juin 2024.
Rémunération : Selon profil et expérience.