SECRETAIRE POLYVALENT(E) (H/F)

Notre client

Créé en 2004, Sinclair Ressources propose à ses candidats l'accès à des offres d'emplois en intérim, CDD ou CDI.
Le Consultant que vous rencontrerez dispose d'une double expertise : il est à la fois spécialisé sur les métiers pour lesquels il recrute et dédié à une zone géographique afin de vous offrir la meilleure proximité possible.
Actuellement, nous recherchons pour notre client, école de 26 collaborateurs située à Paris, un(e) SECRETAIRE POLYVALENT(E) H/F, dans le cadre d'une mission d'intérim de 1 mois pour un remplacement maladie.

Votre mission

Rattaché(e) au Responsable et au sein d'une équipe de 26 personnes, vos missions sont :

Accueil du public sur place et par téléphone
- Recevoir, filtrer et orienter les appels
- Renseignement sur l'organisation et le fonctionnement des formations : connaître
l'organisation interne
- Assurer un accueil de qualité valorisant l'image de l'Ecole (propreté de l'espace accueil,
disposition des sièges, présentoirs...)
- Identifier et gérer la demande et son degré d'urgence
- Gérer les situations de stress et les publics difficiles

Assurer la gestion des inscriptions
- Organiser la logistique des recrutements et des formations
- Réception et traitement des demandes d'inscription (sur papier & sur YPAREO)
- Suivre étapes du processus « inscriptions »
- Planifier les rendez-vous avec le développeur de l'apprentissage
- Assurer le suivi et les relances des candidats

Assurer les missions de secrétariat de l'École
- Participer avec le développeur à la préparation des salons et des réunions d'information
- Assurer le suivi des formations
Remplir et transmettre les états de présences aux différents organismes
Déclarer les absences
- Aide à la gestion de la participation des entreprises et de la cantine
- Classer les documents, informations et fonds documentaires
- Archiver les dossiers et documents de référence
- Rédaction, mise en forme et envoi de divers courriers et courriel

Affranchissement du courrier
- Mise sous plis et affranchissement

Votre profil

Compétences / Exigences requises / Qualifications
- Employé de bureau - connaître les techniques de secrétariat
- Garant de l'image de l'école : présentéisme, travail à temps complet, ponctualité, rigueur,
amabilité, patience, sens de l'écoute, diplomatie.
- Autonomie dans l'organisation
- Capacité d'adaptation
- Missions définies, suivies et évaluées par la direction
- Disponibilité nécessaire vis-à-vis des usagers et des services
- Discrétion et secret professionnel primordial
- Très bonne maîtrise du Français (orthographe, grammaire)
- Bonne connaissance de l'outil informatique
- Sens de l'organisation et du classement

Débutant accepté pour ce poste.
Rémunération : 27 à 27 K€ sur 13 mois
Poste à pourvoir pour le 13/05/2024