Responsable administratif client (H/F)

Notre client

Créé en 2004, Sinclair Ressources propose à ses candidats l'accès à des offres d'emplois en intérim, CDD ou CDI.
Le Consultant que vous rencontrerez dispose d'une double expertise : il est à la fois spécialisé sur les métiers pour lesquels il recrute et dédié à une zone géographique afin de vous offrir la meilleure proximité possible.
Actuellement, nous recherchons pour notre client, société de XXXX collaborateurs située à Paris, accès Edgar Quinet, un(e) Responsable administratif client H/F, dans le cadre d'un CDI.

Votre mission

Rattaché(e) à la Direction administrative et financière, vos missions sont :

1. Garantir la bonne contractualisation et l'administration des ventes

● Gérer et faire évoluer les contrats types et documents juridiques

● Industrialiser et sécuriser le processus de contractualisation et signature

● Gérer le système de cautions

● Vérifier la complétude des dossiers et effectuer les relances nécessaires

● Assurer le bon archivage de l'ensemble des dossiers clients

● Garantir la bonne exécution du contrat par le client (encaissement des chèques, gestion des cautions)

● Créer les procédures et documents types manquants

● Valider les primes de ventes des commerciaux

● Valider les facturations spéciales (accueil occasionnel heures sup Babily, régularisations, STC,facturation de reservation, etc.)

2. Améliorer en continu la satisfaction client sur le volet administratif

● Réduire le temps de réponse (objectif par ex : passage de 48h à 24h) et la qualité de réponse aux tickets administratifs

● Améliorer le note administrative des enquêtes clients (par ex de 8,3)

● Organiser le reporting mensuel de qualité de service aux clients

3. Prévenir et gérer personnellement les incidents familles à risque

● Identifier proactivement les situations sensibles

● Être le contact principal pour les réclamations critiques

● Coordonner avec les autres services pour les cas complexes

● Gérer l'opérationnel pour assurer la continuité de service de Microstars

4. Piloter et industrialiser l'administration client

● Gérer les interfaces clients :

○ Gérer les changements de RIB et problèmes GoCardless

○ Gérer les transmissions de factures à la CAF et débloquer les anomalies

● Améliorer les process existants pour gagner en efficacité

● Transmettre les éléments validés à la comptabilité

5. Piloter la campagne annuelle de réinscription (Mars-Juin)

● Définir et piloter la stratégie de communication aux familles

● Organiser le recueil efficace des besoins

● Préparer et soumettre les dossiers en commission d'attribution

● Assurer le suivi personnalisé pour maximiser le taux de réinscription

● Gérer les réinscriptions administratives (dossiers complets + cautions)

Relations transversales

● Avec le commercial : Valider ou refuser les demandes commerciales selon les règles établies

● Avec les opérations : Donner les instructions opérationnelles aux coordinatrices

● Avec la comptabilité : Transmettre les éléments validés pour facturation

● Excellence relationnelle avec les familles (téléphone/mail)

● Capacité à gérer des volumes importants de dossiers avec rigueur (700 familles sur 44 établissements)

● Maîtrise des outils bureautiques et CRM (notamment Pipedrive)

● Esprit d'amélioration continue et d'industrialisation

● Savoir dire non quand nécessaire avec diplomatie

● Organisation et anticipation exemplaires

Points d'attention

● Poste opérationnel : vous traitez directement les dossiers

● Poste stratégique combinant vision processus et terrain

● Beaucoup de relationnel avec les familles dans le secteur des micro-crèches

● Pics d'activité importants lors des réinscriptions

● Nécessite rigueur et organisation

● Rôle clé dans la transformation et l'industrialisation de l'ADV

Votre profil

Pour ce poste, vous disposez d'une expérience de minimum 5 ans sur un même type de poste.
Rémunération : 40 à 45 K€ sur 12 mois
Poste à pourvoir immédiatement