Rattaché(e) au Responsable Administratif et Financier et au sein d’une équipe de 4 personnes, vos missions sont :
- Intégration des factures fournisseurs (en volume)
- Vérification des factures
- Contrôle et rapprochement des factures avec les bons de commandes/livraisons
- Relance des opérationnels pour obtenir les commandes de régularisations
- Gestion des règlements fournisseurs
En étroite collaboration avec les chefs de service et sous la responsabilité hiérarchique du Secrétaire Général, vous assistez les chefs et les journalistes des services Photo, Direction Artistique, Infographie et Photogravure.
Gestion Administrative du pôle :
● Être garant des plannings hebdomadaires en fonction des besoins des missions
spécifiques, dans le respect de l’équité/équilibre de présence de l’équipe.
● Assurer l’interface avec les équipes RH dans le suivi des dossiers du personnel : collecte
et transmission des informations administratives : autorisations d’embauches, fiches de
renseignements, cartes de presse, demandes de formation…
● Assurer l’interface avec les autres services : DET, DSI, service médical …
Suivi budgétaire du pôle :
● Assurer l’interface avec les services financiers concernés : contrôle de gestion,
comptabilité et trésorerie.
● Assurer le suivi budgétaire des piges et factures des services.
● Assurer un suivi budgétaire rigoureux et régulier pour les piges, factures, frais de
déplacement du service photo.
Gestion des collaborations extérieures :
● Assurer l’interface avec les pigistes et prestataires tout au long de la collaboration.
● Saisir et vérifier l’ensemble des collaborations en pige dans le logiciel interne.
● Établir un bon de commande pour une prestation externe (free-lance, société, ...) et
faire valider la facture correspondante après réalisation de la prestation.
Organisation et suivi des déplacements :
● Gérer les déplacements des journalistes et collaborateurs du pôle : réserver les
prestations via l’agence de voyage, gérer les formalités obligatoires (visa, assurance,
invitations...)
● Assurer le suivi spécifique sur les déplacements en zones à risques en lien avec
l’infirmerie et l’assurance.
● Remplir le tableau de suivi. Assurer la gestion du matériel de soin et protection.
● Etablir les ordres de missions, gérer les avances et le suivi des notes de frais
Rattaché(e) au Responsable comptable et au sein d’une équipe de 5 personnes, vos missions sont :
- Lettrage/pointage de compte,
- Saisie,
- Rapprochement bancaire (gros volume),
- Archivage/classement,
- ...
Rattaché(e) au Responsable exploitation et au sein d’une équipe de 2 personnes, vos missions sont :
Rattaché(e) au Trésorier et si vous les acceptez, vos missions sont :
Le suivi des soldes bancaires quotidiens, intégration, contrôle et rapprochement des écritures bancaires dans le logiciel de Trésorerie
La préparation et l'émission des virements d’équilibrage et des virements tiers
L'élaboration des reportings
La gestion du parc de TPE
Le suivi des transaction cartes bancaires et relationnel avec les prestataires de paiement
La gestion de la relation avec les partenaires bancaires
Le suivi des commissions bancaires
Gérer les diverses tâches administratives en lien avec les partenaires bancaires
Rattaché(e) au Responsable comptable , vos missions sont :
Saisie de Factures
Rapprochement bancaire
Lettrage /pointage de compte
Suivi de la trésorerie
Transmission des éléments variables de paie
Rattaché(e) au Responsable comptable et au sein d’une équipe de 5 personnes, vos missions sont :
- Intégration en G.E.D des factures fournisseurs (y compris des sous-traitants)
- Vérification de « l'océrisation » des factures intégrées
- Contrôle et rapprochement des factures avec les bons de commande/livraison (état, quantité)
- Relance des opérationnels pour l’obtention de « commandes de régularisation » (si nécessaire) ;
- Gestion des règlements fournisseurs
Volume de factures à traiter : environ 1000 par mois.
Rattaché(e) au Responsable Comptable et au sein d’une équipe de 2 personnes, vos missions sont :
- Saisie comptable
- Lettrage des comptes
- Rapprochements bancaires
- Classement et archivage des pièces comptables
- Support au responsable sur diverses missions comptables
- Création des comptes fournisseurs
- Comptabilisation des factures fournisseurs
- Gestion des relances fournisseurs
- Lettrage des factures intérim
- Suivi et comptabilité de notes de frais
Comptabilité Clients :
- Tenue de la contrathèque (contrats client à jour)
- Aide à la facturation client (mensuelle et trimestrielle)
- Gestion du recouvrement client
Service administratif : (avec assistante d’entreprise) :
- Saisie et gestion des commandes fournisseur (véhicules, ordinateurs, téléphonie, fournitures de bureau)
- Gestion du Parc des véhicules, téléphonique et ordinateurs portables
- Gestion du courrier de la société (1 fois par semaine)
- Aider les opérationnels à la rédaction des contrats de sous-traitance
Pointages :
• Pointages salariés :
- Contrôle mensuel des pointages manquants et relance des salariés concernés
• Pointages intérimaires :
- Veiller à la réception et transmission des contrats d’intérim au service RH pour saisie
- Veiller à la saisie des pointages des intérimaires par les opérationnels (contrôle hebdomadaire & mensuel)
Rattaché(e) au Responsable Comptable et au sein d’une équipe de 5 personnes, vos missions sont :
- Contrôler et valider les remontées de caisses des magasins de manière hebdomadaire,
- Pointer les comptes liés aux caisses et établir les rapprochements bancaires,
- Effectuer les relances téléphoniques et mails,
- Suivre les anomalies des données magasin et analyser les écarts,
- Analyser et contrôler les tickets selon les différents modes d'encaissements,
- La gestion de la facturation,
- La gestion et le suivi des impayés,
- La gestion de la commande fournitures bancaire des magasins.