Rattaché(e) au Responsable Administratif et au sein d’une équipe de 10 personnes, vos missions sont :
Saisie de factures fournisseurs
Lettrage
Création de dossier
Classement des documents conservés au siège
Archivage
Rattaché(e) au Responsable, vos missions sont :
- Accueillir le public et assurer la gestion des appels téléphoniques entrants.
- Garantir la transmission des informations nécessaires aux intervenants lors de leurs permanences.
- Organiser et suivre les plannings, gérer les désistements et assurer la continuité des permanences des avocats.
- Collecter, consolider et produire des données statistiques liées à l’activité.
- Assurer la gestion et le suivi des boîtes mails fonctionnelles.
Rattaché(e) au Secrétaire Générale et au sein d'une équipe de 3 personnes, vos missions sont :
Comptabilité & Gestion
Saisie et suivi des règlements
Encaissements et suivi comptable courant
Règlement de factures
Accueil & Relation Salariés
Accueil physique et téléphonique des salariés du groupe
Informations sur les prestations du CSE et l'utilisation de la plateforme dédiée (PROWEB)
Gestion des inscriptions des salariés sur les outils CSE
Animation d'ateliers de prise en main des plateformes (10-15 personnes)
Présentation des services du CSE aux nouveaux arrivants
Réception et gestion des sollicitations de commerciaux
Communication & Animation
Création de supports de communication (CANVA, Word, PowerPoint)
Rédaction d'annonces, d'informations et d'actualités par mail
Gestion de base de données (adhérents, prestataires, etc.)
Rattaché(e) au Directeur Service client et au sein d'une équipe de 40 personnes, vos missions sont :
- Gestion et suivi des contacts téléphoniques
- Réalisation des offres pièces détachées dans l'outil ERP LN puis SAP
- Relance et pro activité. (Suivi des indicateurs.)
- Saisie des commandes dans l'ERP
- Suivi des commandes en relation directe avec le service Ordonnancement et/ou Achats (délais appro,
certificats matières, etc.)
- Gestion des Facturations / Avoirs et occasionnelle des Expéditions.
- Suivi et relance occasionnelle des paiements
- Classement, archivage de dossiers
- Utilisation / Pro Activité des listes de pièces détachées dans Excel.
Le gestionnaire ADV génère et/ou exploite et/ou complète les reportings et indicateurs du processus.
Il contribue à l'atteinte des objectifs de la société notamment en termes de traitement administratif
des commandes, de performances de livraison et de facturation.
Nous recherchons un(e) Chargé(e) de Service Client intervenant sur trois volets : ADV, Service Client et Assistance E-commerce.
ADV
Gérer les commandes (site web, marketplaces, téléphone).
Suivre les stocks et vérifier la disponibilité des produits ainsi que l’état de la production.
Assurer le suivi des livraisons et traiter les litiges transport.
Réaliser des veilles tarifaires, élaborer des tableaux de chiffre d’affaires et suivre les KPI de nos marketplaces.
Service Client
Assurer la relation client en répondant de manière qualitative et réactive aux demandes (e-mail, téléphone, plateformes).
Informer et accompagner les clients dans leurs demandes.
Assistance E-commerce
Gérer et créer les fiches produits sur les back-offices.
Participer, en collaboration avec le service Web, à la mise en place de stratégies commerciales.
Rattaché(e) au Directrice administrative et financière et au sein d'une équipe de 15 personnes, vos missions sont :
- Vérifier et faire appliquer la transformation des propositions en contrats signés, au travers de devis signé avec CGV, PO / bon de commande
- Assurer, vis-à-vis des chefs de projet le point mensuel de facturation des contrats en relation avec le responsable d'entité
- Administrer les flux d'information qui sous-tendent la gestion administrative :
Si besoin, saisir des informations nécessaires à la création des clients et des contrats dans l'outil d'ordonnancement et de facturation
- S'assurer de la saisie par les consultants des temps et/ou des frais,
- Saisir et suivre avec le chef de projet le plan de production
- Vérifier et imputer les factures sur contrats des prestataires
- Calculer avec le responsable de l'entité les Produits Constatés d'Avance (PCA) ou Factures à Etablir (FAE) cut-off mensuel - selon le calendrier défini par la DAF.
- Etre de référent de l'outil de gestion pour son équipe, être en appui du responsable de l'entité dans l'utilisation de toutes les fonctionnalités de l'outil (staffing prévisionnel...).
- Alerter le chef de projet et le responsable de l'entité en cas de faible ou de non-rentabilité sur les missions.
- Assurer, en coordination avec la DAF et en relation avec les responsables de contrats, le recouvrement (relances, traitement de litiges)
- Appliquer et alerter sur l'application des règles Groupe)
- Contribuer, avec l'aide de la DAF, à la réalisation ou la mise à disposition d'outils de pilotage ou de tableaux de bord pour les opérationnels (pas à ce jour pour Oneida)
- Etre en support de réponse à AO / création de compte chez les clients
- Participer aux réunions d'équipe de la BU et aux réunions des Assistants de gestion de Pôle.
Vos missions sont :
- Gérer le budget et la facturation : suivi des dépenses, intermédiaire avec
le service des finances, reporting
- Organiser la vie du site : évènements, séminaires, accueil, expérience
collaborateurs
- Apporter son support à la direction : communication interne,
préparation de documents, suivi de KPIs
- Piloter des projets internes : coordination transverse, suivi des jalons,
animation des réunions
- - Coordonner les services généraux et opérations du siège : prestataires,
contrats, flotte automobile, téléphonie, fournitures.
Rattaché(e) au Directeur, vos missions sont :
Assistanat de Direction (COMEX) :
- Gestion d’agendas complexes, coordination de réunions stratégiques, préparation de comités (ordre du jour, supports, comptes-rendus, suivi des actions).
- Organisation des déplacements (réservations billets d’avion, hôtels, transferts), gestion des notes de frais et des validations.
- Interface privilégiée avec les parties prenantes internes/externes (maisons partenaires, fournisseurs, prestataires), avec un haut niveau de discrétion.
- Pilotage des documents de direction : briefs, présentations, tableaux de suivi, reporting.
Support RH :
- Appui au suivi du personnel : Onboarding administratif, suivi des mobilités internes, mises à jour des organigrammes et listings.
- Contribution aux communications RH (notes internes, informations pratiques, calendrier).
Communication & Coordination :
- Relais de la communication interne (informations site, projets, mobilités, événements).
Rattaché(e) au Directrice internationale de l'Animation des marchés, vos missions sont :
- Gestion de l'agenda de la Directrice internationale de l'Animation des marchés, priorisation des rendez-vous et interface quotidienne avec ses principaux interlocuteurs siège de la division et des Marchés
- Articulation avec logique des points de préparation interne à l'équipe en rétroplanning des instances stratégiques clés
- Organisation logistique des déplacements et voyages : construire et coordonnée des programmes de voyages complexes
- Organisation des évènements internes : séminaires, journée d'équipe, ...
- Assistance quotidienne sur la gestion des tâches administratives ;
- Collaboration et veille pour maintenir une communication fluide avec les différentes équipes et interlocuteurs internes, en étroite coordination avec les autres assistantes de direction ;
- Participation à des projets ponctuels en appui de l'équipe.
- Relais des assistantes de la Présidence lors de congés maladie et évènements coordonnés par l'Animation des Marchés
Rattaché(e) au Responsable du secteur numérique éducatif, vos missions sont :
1/ La participation à la scénarisation et à la conception de parcours de formation multimodaux :
● Analyser le besoin du public cible, déterminer les pré-requis techniques et recueillir le besoin
● Rédiger les scénarii et storyboards
● Créer des contenus pédagogiques multimédia (vidéos, podcasts, animations, ...) et les intégrer au parcours de formation
● Coordonner les intervenants impliqués directement ou indirectement dans la production d'un module e-learning
2/ La conception et le déploiement des ressources pédagogiques (documents, activités, etc.) :
● Concevoir des podcasts et des capsules vidéo pédagogiques
● Mettre en ligne, administrer et tester ces contenus sur une plateforme de formation (LMS Moodle)
● S'assurer du bon fonctionnement et apporter les correctifs nécessaires en cas de bugs ou de modifications à apporter au contenu
● Fournir un support technique et pédagogique
3/ L'accompagnement des équipes :
● Communiquer avec les parties prenantes, clarifier, synthétiser et expliquer le processus
● Coordonner les différentes acteurs et étapes du projet
● Former et accompagner les formateurs et les stagiaires
● La gestion des inscriptions aux formations dans le LMS (e-learning et présentiel)