Rattaché(e) au Responsable RH et au sein d’une équipe de 5 personnes, vos missions sont :
- Publication des offres d’emploi
- Gestion des emails liés au recrutement et à l’administration RH
- Mise à jour des tableaux de suivi (recrutement, départs, règlements intérieurs, etc.)
- Soutien à la gestion administrative RH quotidienne
Au sein de la Direction nationale des Résidences Services, vous êtes un véritable soutien des Directeurs Régionaux Opérationnels en charge de la gestion des résidences et du Directeur général adjoint.
La connaissance de la copropriété, voire de la gestion locative, est requise.
Vous les assisterez dans l'ensemble des missions suivantes :
- Renseignement de la clientèle et des Directeurs des résidences par mail et téléphone
- Enregistrement, numérisation, diffusion et envoi du courrier
- Réception, traitement et diffusion des informations aux interlocuteurs concernés
- Gestion et organisation des réunions et des déplacements
- Réalisation de divers travaux de bureautique pour la direction (prise de note, synthèses, compte rendus, courriers, tableaux, procès-verbaux, rapports validation des devis par la direction ...)
- Suivi des mutations immobilières en liaison avec la comptabilité (transmission des factures au service comptable, rédaction de factures d'honoraires, suivi financier)
- Organisation de l'archivage et du classement des différents dossiers
Rattaché(e) a la Directrice international et au sein d’une équipe de 8 personnes, vos missions sont :
- Gérer l’agenda : planifier et organiser les rendez-vous, réunions et déplacements de la direction.
- Traiter les appels téléphoniques, courriers électroniques et correspondances destinés à la direction.
- Organiser les réunions, préparer les dossiers et supports nécessaires.
- Rédiger, corriger et mettre en forme des documents administratifs.
- Coordonner les activités entre différents départements et interlocuteurs.
- Organiser les déplacements professionnels et personnels, y compris les réservations de transport, hébergement et restauration.
- Élaborer des itinéraires détaillés et gérer les imprévus liés aux voyages.
- Suivre les dépenses liées aux déplacements et préparer les rapports de frais.
Dans le cadre de ce poste, vos missions seront les suivantes :
- Assurer la mise en place et la bonne tenue des rayons selon les consignes
- Réaliser les opérations de réassortiment afin de garantir une disponibilité optimale des produits en rayon (lutte contre les ruptures, mise en avant des produits)
- Veiller à la qualité de présentation des produits en effectuant les opérations de facing et de rangement (assurer la visibilité des marques)
- S'assurer de la bonne implantation des produits et des promotions en respectant les plans de merchandising établis
- Suivre les stocks et gérer les éventuelles ruptures
- Assurer la promotion et la formation des équipes de vente en magasin
- Animer les points de vente et promouvoir les produits auprès des consommateurs
Rattaché(e) à la Direction vos missions sont :
1.Assistanat exécutif & coordination
- Gestion complexe des agendas, organisation de réunions internes et
externes
- Organisation des déplacements : réservations, ordres de mission, préparation logistique, notes de frais
- Support et coordination divers
2.Suivi budgétaire et administratif
- Gestion et suivi budgétaire
- Gestion des commandes : création de bons de commande dans SAP, suivi de la facturation via Ebydos
- Interface avec la comptabilité et les fournisseurs : création de comptes, relances factures
3.Support transversal et office management
- Soutien ponctuel à l'organisation d'événements internes ou déplacements d'équipe
- Coordination de demandes transverses entre les marques (planning, informations RH, logistique)
- Participation à l'amélioration continue des processus internes de la direction
Profil recherché
- Vous justifiez d'au moins 5 ans d'expérience dans une fonction similaire, idéalement dans le secteur de la beauté, du Iuxe ou en environnement international exigeant.
- Formation Bac +2 minimum de type Assistant Manager / Gestion PME— PMI / BTS SAM ou Equivalent.
- Maîtrise courante du français et de l'anglais à l'oral comme à l'écrit ; d'espagnol est un plus apprécié.
En binôme avec une assistante au sein de la Présidence, vos missions sont :
- De la gestion de l'agenda du Président et de l'organisation logistique de rendez-vous, réunions et déplacements en France ou à l'étranger,
- Du filtrage téléphonique et de la prise des messages,
- De la gestion des emails,
- De la mise à jour du carnet d'adresses des contacts et interlocuteurs,
- De la préparation et la constitution de dossiers,
- De la réception, de l'enregistrement du courrier,
- Du classement et de l'archivage de divers documents.
Rattaché(e) à l'établissement secondaire du siège du groupe, vous aurez en charge les missions suivantes :
- Gestion des agendas et de la boite mails du Directeur Général du Groupe ;
- Organisation des réunions, préparation des supports et rédaction des comptes rendus ;
- Organisation des déplacements, voyages et événements ponctuels ;
- Diffusion des informations auprès des différents services du Groupe et des clients externes ;
- Accueil physique et téléphonique, gestion des fournitures, liaisons avec les prestataires ;
- Suivi des contrats pour signature ;
- Suivi des dépenses du bureau parisien en lien avec la holding.
Dans le cadre de vos fonctions, vous assurerez un soutien opérationnel quotidien aux membres du Comité Exécutif. Vos missions incluent :
Assistanat administratif : gestion courante des tâches de secrétariat pour les membres du Comex (correspondance, notes de frais, traitement des emails, etc.).
Gestion d'agendas complexes : coordination de plannings mouvants, souvent sur plusieurs fuseaux horaires, avec une forte dimension internationale.
Organisation de réunions : planification, préparation logistique et suivi des réunions internes et externes.
Planification des déplacements : organisation des voyages professionnels (réservations, itinéraires, visas).
Interface privilégiée : rôle de coordination entre les différents interlocuteurs internes et externes.
Support opérationnel : accompagnement des membres du Comex dans leurs missions quotidiennes et projets transverses.
Rattaché(e) au Directrice des Ressources Humaines et au sein d’une équipe de 2 personnes, vos missions sont :
- La gestion administrative du personnel : création et suivi des dossiers, gestion des entrées et sorties, réalisation des formalités légales, mise à jour du SIRH, gestion des visites médicales et des arrêts de travail ;
- Le suivi du temps de travail et des absences à l’aide d’un logiciel dédié de gestion des temps (type Bodet/Kelio ou équivalent) ;
- Des missions de secrétariat pour la direction : gestion d’agendas et de boîtes mail, filtrage téléphonique, organisation de réunions et de rendez-vous, traitement du courrier, classement, archivage, suivi de factures et commande de fournitures ;
- La préparation des éléments variables nécessaires à l’établissement de la paie ;
- La mise à jour de tableaux de bord et d’indicateurs RH ;
Vous pouvez également être amené(e) à participer à la gestion administrative et logistique de projets RH transverses, en appui à l’équipe.
Rattaché(e) à l' Assistante de Direction Senior et au sein d'une équipe de 3 personnes, vos missions sont :
- Assistance de l'équipe projet SAP (organisation réunions, réservation des hôtels, organisation des déplacements, gestion des consultants du projet...)
- Aider à la compilation & production de la brochure mensuelle des résultats (sur Powerpoint / Teams)
- Aider à l'organisation des revues budgétaires en Afrique et au siège
- Assister les financiers de nos filiales basés en Afrique (réservations d'hôtel - planning de visite ...)
- Organiser des déplacements - principalement en Afrique (réservation des billets / hébergement / dossiers visas / suivi des factures)
- Organiser réunions & évènements divers de la Direction (séminaire, team building ...)
- Gestion courante d'un pôle d'assistanat (commande de fournitures, réservation de salles de réunion, rédaction de notes en français et en anglais, accueil visiteurs...)