Vos missions :
- Gestion d'agendas
- Suivi des congés, RTT et jours de récupération
- Gestion des éléments variables de paie
- Traitement des notes de frais
- Préparation des ordres de mission
- Organisation des déplacements (réservations train, avion, hôtels)
Vous serez rattaché au Responsable Commercial.
Suivi administratif des contrats et prestations :
- Établissement et suivi des propositions de services (financières et contractuelles)
- Emission des contrats de prestation (conditions générales et particulières)
- Saisie des prestations contractuelles et de la tarification
- Suivi de la consommation des contrats de prestation
- Mise à jour annuelle des tarifs des frais de déplacement
- Coordination avec les responsables de compte pour la planification des
interventions
Suivi commercial et relances :
- Participation à des campagnes de vente
- Réception et diffusion des commandes
- Relance des propositions en attente de signature
- Mise à jour de l'état des propositions en cours
Gestion administrative des prestations :
- Création de documents : conventions de formation, attestations, feuilles de
présence, fiches produit...
- Contrôle des déclarations d'activité des consultants
- Émission des bordereaux de facturation
- Suivi des avoirs
Missions de suivi de l'activité de prestation
Contribution au staffing :
- Planification des prestations / services à la demande des responsables de compte
- Réception et traitement de premier niveau des demandes ponctuelles clients ou
orientation vers les bons interlocuteurs
Contrôle du staffing :
- Revue de la tenue des plannings réalisés / prévisionnels
- Emission / traitement des alertes (disponibilité, risque d'annulation ou annulation)
Autres missions en support de la division
Accueil et gestion des contacts :
- Réception des appels téléphoniques et orientation vers les bons interlocuteurs
- Réception et traitement d' e-mails clients
- Accueil de clients sur site
Support opérationnel :
- Organisation et classement des dossiers clients
Organisation des déplacements :
- Coordination avec l'agence de voyage pour les déplacements des consultants
- Vérification et transmission des frais au service comptabilité
Rattaché(e) au Responsable de service et au sein d’une équipe de 5 personnes, vos missions sont :
1. Gestion des instances et secrétariat administratif :
- Organisation et participation à une trentaine d’instances annuelles réparties sur deux conseils : planification, envoi des convocations et des ordres du jour, logistique des réunions, préparation des dossiers et supports de présentation.
- Rédaction des comptes rendus, des décisions et des délibérations, suivi opérationnel des actions décidées.
- Gestion et suivi des dossiers de reconnaissance d’expérience pratique, avec une aide à la décision apportée aux membres des conseils.
- Suivi de la composition des conseils, des mandats et missions des membres élus, diffusion régulière de documents internes.
- Assistanat quotidien des deux sections et de l’équipe de direction : gestion du courrier, des agendas, des déplacements, du suivi budgétaire et coordination avec les services supports.
2. Appui au greffe et au suivi des contentieux :
- Suivi rigoureux des dossiers disciplinaires dans le respect des procédures : traitement administratif, rédaction et relecture des courriers et décisions, diffusion des documents.
- Réception et traitement des signalements, mise à jour des dossiers et suivi de leur avancement.
3. Participation à la gestion de projets transversaux :
- Soutien à l’organisation et au pilotage de groupes de travail (ex : suivi de la démographie professionnelle, élections internes, etc.) : coordination logistique, gestion des mails, suivi de tableaux de bord, mise en forme et diffusion de livrables (notes, présentations, comptes rendus).
- Organisation d’événements ponctuels : séminaires, sessions délocalisées, webinaires…
- Analyse et saisie de dossiers réglementaires relatifs à l’encadrement des avantages, via un outil interne.
4. Support transversal à l’activité du service :
- Traitement des demandes administratives émanant des professionnels.
- Suivi et mise à jour des tableaux de bord d’activité.
- Participation à l’amélioration continue des bases de données internes (qualité et fiabilité des informations).
- Référent RGPD pour les deux sections : tenue et mise à jour des registres, contrôle de conformité.
Dans le cadre de vos fonctions, vous assurerez un soutien opérationnel quotidien aux membres du Comité Exécutif. Vos missions incluent :
Assistanat administratif : gestion courante des tâches de secrétariat pour les membres du Comex (correspondance, notes de frais, traitement des emails, etc.).
Gestion d'agendas complexes : coordination de plannings mouvants, souvent sur plusieurs fuseaux horaires, avec une forte dimension internationale.
Organisation de réunions : planification, préparation logistique et suivi des réunions internes et externes.
Planification des déplacements : organisation des voyages professionnels (réservations, itinéraires, visas).
Interface privilégiée : rôle de coordination entre les différents interlocuteurs internes et externes.
Support opérationnel : accompagnement des membres du Comex dans leurs missions quotidiennes et projets transverses.
Rattaché(e) au Directeur de la Construction, vos principales missions sont :
- Organiser et planifier les réunions et les déplacements via les logiciels internes.
- Saisir et contrôler les bons de commande
- Traiter les factures et gérer les écarts (Wims).
- Entrer dans l'outil comptable pour participer à la résolution des écarts entre facturation et réception.
- Traiter les relances fournisseurs liées aux factures non intégrées.
- Aider à la résolution des litiges avec les fournisseurs.
- Traiter les courriers (enregistrement, rédaction, expédition, classement, archivage, etc., selon les procédures).
- Assurer les formalités liées à l'arrivée de nouveaux collaborateurs (fiches Argos, demandes informatiques, téléphoniques, etc.).
Dans le cadre de ce poste, vos missions seront les suivantes :
- Établir et entretenir des relations solides avec les clients clés pour comprendre leurs besoins et leurs objectifs commerciaux.
- Identifier leurs enjeux et répondre à leurs besoins : prise en compte du brief, analyse de la demande, rédaction du cahier des charges projet, renforcement de la relation client et encadrement
- Préconiser la meilleure offre ainsi que les moyens nécessaires pour accompagner les commerciaux des comptes clients associés et les services internes du groupe (Fabrication, Digital, Logistique, ADV).
- Assurer l'interface avec les clients dans le suivi opérationnel des projets (complexes et variés) qui sont confiés, et adapter en continu la solution pour y répondre, tout en garantissant l'engagement contractuel.
- Organiser les réunions clients afin d'apporter une proposition la plus complète possible, tout en prenant en compte les attentes et contraintes interne.
- Être force de proposition et capable d'échanger techniquement en apportant des recommandations sur les expertises métiers du groupe.
- Garant du bon déroulement des projets opérationnels en interne
- Suivre et exécuter les différents projets qui vous sont confiés, vous en assurez la responsabilité opérationnelle : de la prise de brief client au déploiement final, au suivi budgétaire (pas à pas, planning, etc.).
- Avoir en charge la constitution de la fiche de coûts des projets qui sont confiés.
- S'assurer du respect des budgets et des marges
- Réaliser le suivi des tableaux de bords & s'assurer du respect des process
- Donner les consignes de facturations en fin de projet
- Alerter la Direction des Opérations en cas de disfonctionnements et lever les alertes en cas de besoin
- S'assurer de la bonne exécution des procédures ADV
- Coordonner les installations avec le service logistique basé à Brie Comte Robert (77) ainsi que les plateformes régionales
- Reporter de manière régulière à la Direction des opérations : KPI'S opérationnel, REX interne, bilan des opérations quanti & quali auprès des clients.
Dans le cadre de ce poste, vos missions seront les suivantes :
- Focus sur pilotage projet (coûts, délais, qualité, risques, reporting).
- Identification et qualification des besoins clients grands comptes, avec une approche orientée conseil : analyse stratégique du brief, formalisation des enjeux, rédaction de cahiers des charges structurés, et accompagnement renforcé de la relation client dans une logique de partenariat long terme.
- Élaboration de recommandations personnalisées (offre, moyens humains et techniques, planning, budget), en lien étroit avec les équipes commerciales et les directions opérationnelles internes (Fabrication, Digital, Logistique, ADV).
- Pilotage opérationnel de projets complexes et multisites, dans le respect des engagements contractuels : suivi quotidien, ajustement des dispositifs selon les évolutions, anticipation des risques, communication proactive avec les interlocuteurs clients.
- Animation des comités projets et réunions de pilotage, avec une approche orientée solution : recueil des attentes, gestion des arbitrages, argumentation technique en lien avec les expertises métiers du groupe.
- Management transversal des équipes projets internes, garant de la bonne coordination des parties prenantes (ADV, logistique, digital...), du respect des plannings, des marges, et de la qualité de service délivrée.
- Suivi budgétaire complet des projets : élaboration des fiches de coût, suivi pas à pas, pilotage des indicateurs financiers (rentabilité, marges, écarts), validation des bons de commande et instruction de la facturation en clôture.
- Mise en place et suivi des outils de pilotage (tableaux de bord, KPI's opérationnels, REX client et interne), avec reporting régulier à la Direction des Opérations et alerte en cas de dérive.
- Coordination des installations et déploiements terrain, en lien avec la logistique nationale (Brie-Comte-Robert et plateformes régionales), pour garantir une exécution fluide, dans le respect des standards de qualité.
- Veille à la conformité des process ADV et au respect des engagements de service, dans une logique d'amélioration continue et de sécurisation des livrables.
En binôme avec une assistante au sein de la Présidence, vos missions sont :
- De la gestion de l'agenda du Président et de l'organisation logistique de rendez-vous, réunions et déplacements en France ou à l'étranger,
- Du filtrage téléphonique et de la prise des messages,
- De la gestion des emails,
- De la mise à jour du carnet d'adresses des contacts et interlocuteurs,
- De la préparation et la constitution de dossiers,
- De la réception, de l'enregistrement du courrier,
- Du classement et de l'archivage de divers documents.
Rattaché(e) a la Directrice international et au sein d'une équipe de 8 personnes, vos missions sont :
- Gérer l'agenda : planifier et organiser les rendez-vous, réunions et déplacements de la direction.
- Traiter les appels téléphoniques, courriers électroniques et correspondances destinés à la direction.
- Organiser les réunions, préparer les dossiers et supports nécessaires.
- Rédiger, corriger et mettre en forme des documents administratifs.
- Coordonner les activités entre différents départements et interlocuteurs.
- Organiser les déplacements professionnels et personnels, y compris les réservations de transport, hébergement et restauration.
- Élaborer des itinéraires détaillés et gérer les imprévus liés aux voyages.
- Suivre les dépenses liées aux déplacements et préparer les rapports de frais.
Rattaché(e) au Directeur Commercial au sein d'une équipe de 9 personnes, vos missions sont :
- Pilotage des opportunités dans Salesforce :
- Assurer le reporting et la mise à jour efficace des opportunités commerciales.
- Suivre les performances et les indicateurs clés de Salesforce.
- Gestion des commandes fournisseurs :
- Traiter les commandes fournisseurs dans les outils dédiés.
- Assurer le suivi et la coordination des commandes.
- Point d'entrée pour les demandes clients :
- Recevoir et traiter les demandes clients.
- S'assurer de la bonne réponse et de la satisfaction des clients.
- Gestion des demandes de pénalités
- Mise à jour des dashboards :
- Mettre à jour les tableaux de bord de suivi de la prise de commande et de la facturation.
- Analyser les données et proposer des améliorations.
- Autres tâches :
- Participer à divers projets et tâches administratives en soutien à l'équipe commerciale.
- Collaborer avec les différentes équipes internes pour assurer une coordination efficace.
- Communication/ marketing vente
- Organisation des salons (moins de 5/ an)
- Publication des post selon le planning éditorial entériné, participation à leur rédaction le cas échéant
- Envoi campagne e-mail
- Identification et enrichissement des cibles (marché verticaux et personae) pour la prospection commerciale
- Création de supports PowerPoint :
- Aider à la création de présentations PowerPoint pour les réunions et les présentations commerciales.