Gestion de l'agenda
Gestion des déplacements
Gestion des appels téléphoniques / mails
Office management
Suivi des réunions + compte rendu
Gestion et mise à jour des fichiers
Organisation des RDV
Gestion des événements
Veille commerciale
Mise à jour d'argumentaires pour les commerciaux
Reporting
Directement rattaché à la direction Supply Chain, vous intervenez de manière polyvalente et transverse sur :
Gestion et suivi des commandes :
- S'assurer de la prise en compte effective et de l'enregistrement des commandes, et garantir leur expédition et leur livraison auprès du client.
- Remonter régulièrement les informations liées aux ventes à sa hiérarchie via des indicateurs adaptés.
- Gérer les stocks en anticipant et en planifiant la demande.
Coordination des différents acteurs internes et externes :
- Faciliter les relations entre les différents prestataires et services internes afin d'assurer la bonne réalisation des ventes (transporteurs, commerciaux...).
- Gérer les relations quotidiennes avec les clients de l'organisation (appels, emails, rencontres...) ainsi qu'avec les différents fournisseurs impliqués, comme les entreprises de livraison.
Gestion administrative et facturation :
- S'assurer de la bonne transmission des informations administratives relatives à la vente entre les parties prenantes.
- Garantir le respect des normes de qualité et de livraison, ainsi que du respect des processus et des bonnes pratiques, et ce dans toutes les étapes de la vente.
- Gérer la facturation, les avoirs clients ainsi que les impayés ou les litiges éventuels en réalisant des contrats de vente et documents export (comme les certificats d'origine).
- Réaliser des appels d'offres et négocier les conditions de vente avec les clients.
Facturation (1 semaine dédiée par mois)
Recouvrement (1 semaine dédiée par mois)
Classement / archivage
Gestion du crm
Mise à jour du fichier client
Organiser les évènements business
Gestion de la clientèle (50 clients)
Rattaché(e) au Directeur Supply Chain et au sein d’une équipe de 2 personnes, vos missions sont :
Au sein de la Direction Supply Chain et sous la responsabilité du Directeur Supply Chain, vous l'assistez ainsi que l'ensemble des Responsables de la Direction Supply Chain avec qui vous avez des liens transverses sur des activités spécifiques listées ci-après.
Dans le cadre des activités du Directeur Supply chain et des Responsables des Départements (Sourcing, Approvisionnements & Coordination Packaging, Méthodes & Stock Management, Distribution), vous aurez pour mission :
- La gestion quotidienne de l’agenda et de la messagerie du Directeur Supply chain
- L’organisation des réunions internes/externes (préparation des supports de formations et rédaction des ordres du jour et CR de réunion) ainsi que des déplacements, des visites de nos partenaires externes et des événements de type séminaire d’équipe pour l’ensemble de la Direction Supply Chain.
- La supervision des différentes activités sous la responsabilité des différents départements (contrats, prise de connaissances des documents qualité, suivi des formations obligatoires de l’équipe)
- La coordination et la consolidation de tous les bilans d’activité, KPIs ou compte rendus tels que définis par votre Directeur
- La rédaction des courriers en français et en anglais, de l’envoi et de l’archivage de ces derniers à la demande de l’équipe
- De la gestion des devis, commandes et factures sous SAP à la demande de votre Directeur.
Spécifiquement dans le cadre des activités du Département Sourcing vous assurez les missions suivantes :
- Suivi des Request For Quotation, dans le cadre des projets de Transferts ou de Switches (saisie dans un fichier des nouveaux projets, suivi des candidatures aux appels d’offres)
- L’administration outils SRM (suivi des dates de contrat, maintien de données diverses)
Par ailleurs et globalement vous êtes responsable :
- De faire le lien avec la DSI et les Services Généraux pour les problématiques liées au matériel des salles de réunions et des photocopieuses utilisées par la Direction ainsi que des besoins en fournitures de bureau.
Rattaché(e) au Responsable et au sein d’une équipe de 10 personnes, vos missions sont :
Mettre en œuvre des partenariats validés par avec manager ;
Assurer la déclinaison opérationnelle des projets en lien avec les Directions du Développement et de la Clientèle ;
Participer à l’élaboration du plan d’actions et aux opérations d’animation qui en découlent afin de favoriser le lien social au sein des résidences ;
Plus généralement, coopérer avec tous les services pour optimiser la mise œuvre des projets.
Environnement : vous serez basé en Ile de de France au Siège de l’Association,
Déplacements fréquents en Ile de France et occasionnellement en Région ;
Véhicule de service mis à disposition ;
Poste qui nécessite une disponibilité en soirée ;
La maitrise des outils bureautiques est requise.
Rattaché(e) au Directeur Technique et au sein d’une équipe de 600 personnes, vos missions seront :
- Assurer une veille technologique et documentaire dans les métiers du groupe
- Analyser, comprendre et expliquer les normes et réglementations techniques propre à l'étanchéité et l'enveloppe du bâtiment (travaux neufs / travaux de rénovation)
- Apporter une assistance technique aux agences du groupe dans les domaines de l'enveloppe du bâtiment et notamment les performances thermiques des parois,
- Démontrer la compétence de l'entreprise dans les domaines concernés auprès des clients et donneurs d'ordres
- Mise au point et renouvellement des procédés techniques propres à l'entreprise (Avis Techniques) et les défendre auprès des commissions (CSTB - Céréma)
- Elaboration et suivi des dossiers de qualifications professionnelles auprès des organismes (Qualibat - FNTP - SNCF)
Rattaché(e) au Cheffe de service et au sein d'une équipe de 15 personnes, vos missions sont :
- Assurer la qualité, la mise en conformité et l'amélioration des lieux d'hébergement.
- Favoriser l'accès à la culture, aux loisirs et l'exercice de la citoyenneté.
- Préparer l'accès aux logements.
Rattaché(e) au Responsable administrative et au sein d’une équipe de 3 personnes, vos missions sont :
Administration des ventes :
• Enregistrement des dossiers et mises à jour dans notre base de données
• Facturation
• Suivi des impayés et actions de recouvrement en liaison avec les équipes commerciales
• Comptabilisation des ventes, achats
• Relation avec les fournisseurs
• Saisie des notes de frais
RH :
• Contrôle des notes de frais et CB.
• Suivi des visites médicales
• Suivi des feuilles de temps
• Suivi des congés payés et édition des feuilles de demande
Gestion :
• Préparation des tableaux de bord hebdomadaires
Services généraux :
• Accueil téléphonique partagée avec une autre assistante
• Relation avec les fournisseurs
Rattaché(e) au Direction affiliation et au sein d’une équipe de 4 personnes, vos missions sont :
• Gestion des ouvertures des enseignes/ SAV
- Commande et suivi avec l’usine des tapis clientes pour les renouvellements et ouverture des enseignes
- SAV des enseignes Drapeaux et Bandeaux (réparation, remplacement, problèmes électriques…)
- Création des accords de pose
- Gestion et suivi des interventions de l’équipe logistique et fournisseurs
• Formation et administration
- Inscription des instituts aux formations, gestion du planning, convocations
- Gestion des interfaces Technico/Développeurs/Formatrices/clientes
- Gestion des tableaux internes des inscriptions
- Suivi et mise à jour des dossiers de candidature/dossiers/marques
- Gestion de bons de commande multi fournisseurs
• Communication
- Mise à jour de tous les supports de prospection
- Gestion logistique et Communication au Salon Congrès de l’Esthétique
- Gestion logistique et Communication FRANCHISE EXPO (Paris et Régions)
- Mailings divers clientes et en interne ; rédaction, suivi avec service Communication…
- Gestion projets divers avec service communication ; supports vidéo/films, logos…
• Gestion ouverture réseau
- Suivi de tous les projets d'ouverture
- Vérification mensuelle, accompagnement de la cliente
• Développement
- Qualification et gestion des contacts entrants
- Impression des supports de prospection (cartes QR CODE...)
- Gestion logistique enseignes, brochures (en Province + Paris)
- Suivi des chiffres réseaux et dotations
- Accompagnement nouveau partenaire dans sa recherche de local (via le RR, le Dév)
Rattaché(e) au Directrice de l'association et au sein d’une équipe de 5 personnes, vos missions sont :
- Gestion de l’accueil
- Suivi administratif et supports de communication : rédaction de courriers, élaboration de présentations Powerpoint, rédaction de notes à l’attention des familles et partenaires …
- Gestion RH : suivi des dossiers du personnel, élaboration de contrats de travail et suivi du processus d’embauche, création et suivi de tableaux de bord en lien avec les formations, saisie de questionnaires.
- Accueil des visiteurs et gestion du standard téléphonique