Assistant/e administratif/ve H/F (H/F)

Notre client

Créé en 2004, Sinclair Ressources propose à ses candidats l'accès à des offres d'emplois en intérim, CDD ou CDI.
Le Consultant que vous rencontrerez dispose d'une double expertise : il est à la fois spécialisé sur les métiers pour lesquels il recrute et dédié à une zone géographique afin de vous offrir la meilleure proximité possible.
Actuellement, nous recherchons pour notre client, société de 20 collaborateurs située à Paris, accès Saint-Philippe du Roule, un(e) Assistant/e administratif/ve H/F, dans le cadre d'un CDI.

Votre mission

Assistante administrative polyvalente - Family Office

Rattaché(e) au CEO et au sein d'une équipe d'une quinzaine de personnes, vous intervenez sur des missions variées d'assistanat administratif, de suivi des dossiers clients et d'accompagnement au quotidien.

Le poste nécessite une personne, polyvalente, organisée, discrète et dotée d'un excellent sens du service, capable de gérer aussi bien les sujets administratifs au bureau que certaines missions d'accompagnement à l'extérieur.

1. Gestion administrative et organisationnelle

- Gestion des agendas et organisation des rendez-vous
- Accueil téléphonique et traitement des courriels
- Classement et archivage des documents (Dropbox / Data Room)
- Rédaction, mise en forme et envoi de courriers administratifs
- Suivi des contrats, conventions et documents internes
- Gestion des différentes demandes administratives du quotidien

2. Gestion des dossiers clients

- Collecte et centralisation des documents auprès des différents interlocuteurs : clients, notaires, banques, avocats...
- Création et mise à jour des dossiers et bases de données clients
- Transmission des pièces aux partenaires externes (pré-comptabilité, cabinets...)
- Suivi des domiciliations et des formalités administratives
- Accueil et accompagnement des clients dans les locaux
- Gestion de demandes ponctuelles nécessitant réactivité et polyvalence

3. Suivi financier et support opérationnel

- Suivi administratif des flux financiers : virements, appels de fonds...
- Suivi du train de vie des familles à travers des tableaux de bord dédiés
- Gestion administrative des locations et réservations
- Suivi des loyers et établissement des quittances
- Gestion des documents et informations nécessaires au suivi financier des dossiers

4. Accompagnement administratif personnalisé

Une partie du poste est dédiée à l'accompagnement administratif et organisationnel d'une personne, à raison d'une journée par semaine à son domicile.

Les missions pourront notamment comprendre :

- Gestion et organisation de ses documents administratifs
- Suivi de ses démarches et échéances
- Classement et mise à jour de ses dossiers
- Gestion de certaines tâches administratives du quotidien
- Coordination avec les différents interlocuteurs lorsque nécessaire
- Accompagnement ponctuel dans certaines démarches ou déplacements

Votre profil

Profil recherché

Nous recherchons une personne très polyvalente, fiable et autonome, qui apprécie les environnements où les missions sont variées et où le sens du service est essentiel.

Vous êtes reconnu(e) pour votre :

* Organisation et rigueur
* Discrétion et confidentialité
* Aisance relationnelle
* Sens du service et de l'accompagnement
* Réactivité et capacité à gérer les imprévus
* Autonomie tout en sachant travailler en équipe
* Bonne maîtrise des outils bureautiques

Une expérience en assistanat administratif, assistanat de direction, family office, gestion de patrimoine ou environnement de services serait appréciée.

Conditions

CDI - 35 heures
Poste basé dans les locaux de la société (pas de TT)
Déplacement au domicile de la personne accompagnée -1 fois par semaine
Remboursement à 50 % du titre de transport
Titres-restaurant
Plan d'épargne entreprise
Primes discrétionnaires possibles à partir d'un an d'ancienneté
Environnement de travail à taille humaine
Accompagnement et formation importants à la prise de poste

Salaire : 30k-35k