Rattaché(e) à la Responsable et au sein d’une équipe de 4 personnes, vos missions sont :
-Recueil des besoins en intérim auprès des opérationnels
-Rédaction des fiches de postes
-Relation avec les agences d'intérim
-Pré qualification téléphoniques
-Suivi administratif des intérimaires
-Gestion des contrats, avenants
-Validation des heures
-Rôle de conseil et d'information auprès des intérimaires
Missions & responsabilités du poste :
- Traiter les dossiers spécifiques confiés par le directeur et le directeur adjoint de la direction de
l'animation filière.
- Assurer la représentation de la direction auprès des interlocuteurs, garantir la conformité des messages
transmis et respecter la confidentialité des informations gérées.
- Assurer la gestion des agendas, la planification des rendez-vous et de réunions et l'organisation de
déplacements.
- Suivre la programmation des comités et des réunions de la direction, en assurer la préparation logistique
et garantir la réalisation de comptes rendus réglementaires conformément aux délais et échéances
définis.
- Assurer la prise en compte, l'orientation et le traitement des informations entrantes (courriers, fax, notes,
téléphone...).
- Réaliser la saisie et la production de documents, de textes et de courriers relatifs à l'activité de la
direction.
- Gérer le traitement des demandes et réclamations en veillant à la qualité de la relation avec les
interlocuteurs de la direction et assurer le reporting des informations.
- Organiser la centralisation et la préservation des données (classement, archivage) et assurer
l'actualisation des informations nécessaires à la direction (documentations, données de la concurrence,
études...).
- Effectuer le suivi administratif des dossiers, des états relatifs à l'activité.
- Suivre les conventions gérer par la direction (bilan financier, suivi des justificatifs, suivi de l'élaboration
jusqu'à la signature)
Rattaché(e) au Responsable du service et au sein d’une équipe de 8 personnes, vos missions sont :
- Enregistrer et suivre les commandes clients de la réception à la livraison
- Veiller au respect de la politique tarifaire de l’entreprise et aux délais de livraison
- Renseigner les clients sur des questions techniques, commerciales, suivi des livraisons
- Coordonner les actions des différents services intervenant sur la chaîne de gestion de commandes (Commercial, Achats, Entrepôts, Marketing, Comptabilité)
Gestion financière :
Pilotage et optimisation des charges (vérification et mise en paiement des factures, vérification annuelle des contrats et mise en concurrence, validation des comptes et budgets, suivi des charges courantes, etc…)
Elaboration des budgets annuels des immeubles
Gestion administrative :
Établir ou vérifier toutes les formalités administratives liées aux immeubles sous gestion
Vérification des baux et gestion des congés locataires
Assurer les relations avec les propriétaires et locataires, traiter leurs réclamations
Implémenter les innovations digitales dans les immeubles et à destination des propriétaires et locataires
Suivre les impayés et contentieux
La Gestion technique :
Déploiement des travaux nécessaires à la préservation de l’immeuble (demande et analyse des devis, suivi administratif et comptable des travaux, etc…)
Suivi et gestion des sinistres
Management :
Des salariés de l’immeuble (Gardiens/employés d’immeuble)
Des fournisseurs réguliers
Animer un réseau de prestataires
En interne, notre futur gestionnaire s’appuiera sur l’équipe comptable pour assurer le suivi comptable des biens, sur l’équipe commerciale pour la location et sur l’équipe technique pour le suivi de gros travaux, sur l’équipe contentieux pour les dossiers les plus complexes, ainsi que sur la responsable développement pour le suivi des innovations digitales.
Rattaché(e) au drh et au sein d’une équipe de 5 personnes, vos missions sont :
Au sein de l’équipe, vous intervenez sur les missions suivantes :
- Réception, accueil, conseils clients,
- Participation à l'encadrement d'une équipe (mécaniciens, technicien, magasinier),
- Établissement des devis d'ordre de réparations,
- Suivi de l'état d'avancement des travaux et relances des clients,
- Établissement des factures clients,
- Veiller à la satisfaction clients via les critères qualité du groupe,
- Prise de RDV en fonction du planning de l'atelier,
- Connaissance de l'outil informatique (adaptation et formation aux outils internes)
Votre goût pour le travail en équipe, votre esprit commercial, votre réactivité, votre implication ainsi que votre capacité d'adaptation seront les qualités indispensables pour mener à bien votre mission.
Expérience dans l'automobile souhaitée
- Préparer les factures dans le logiciel de facturation
- Etablir les plans de facturation
- Envoyer les factures aux clients
- Mettre à jour la base de données clients (contacts, adresses …)
- Répondre aux différentes demandes clients concernant la facturation
- Effectuer les relances clients pour les impayés et appliquer le process de recouvrement
- Remonter les litiges, réclamations et contentieux
- Automatiser le cycle facturation/encaissement fait
Rattaché(e) au Responsable du pôle associatif et juridique et au sein d'une équipe de 6 personnes, vos missions sont :
Au-delà des travaux de secrétariat et d'assistanat classiques pour les pôles
Juridique et Vie Statutaire (JVS) et Représentation Familiale et vie Associative (RVA),
vos activités seront les suivantes :
- Relecture et mise en forme de tout type de documents
- Rédaction de courriers, comptes rendus de réunions, procès-verbal de
l'assemblée générale annuelle, en particulier
- Participation à la gestion statutaire des Assemblées Générales (préparation
et envoi des appels à candidatures et à désignations, vérification des
dossiers, gestion de l'envoi et de la réception des pouvoirs et des mandats
en vue des votes)
- Traitement et consolidation de bases de données : logiciel dédié, Excel
(traitement et consolidation de données liées au traitement des liste
d'adhérents, de manière non nominative, et diffusion de données nationales), Access (mise à jour de la base de données des représentants
nationaux)
- Actualisation de données concernant le réseau (carnet d'adresses,
conventions de partenariat, recensement des avis d'une commission
statutaire)
- Gestion de la médaille du mérite familial (distinction interne au réseau) :
informations, vérification des dossiers, envoi de la médaille et du diplôme
- Organisation logistique de réunions et gestion de déplacements
Au service de l'ensemble du Cabinet, vous participerez à la vie administrative et quotidienne du
Cabinet en offrant un soutien logistique et un accompagnement quotidien principalement aux
Associés ainsi qu'en partageant avec les autres assistantes l'accueil physique et téléphonique.
En votre qualité d'assistant(e) administratif(ve), vous interviendrez aux côtés de l'ensemble des
assistantes pour assurer notamment les missions suivantes :
- Assistanat des Associés : gestion RDV clients, suivi quotidien type assistanat de
direction haut de gamme
- Assistanat Cabinet : commandes repas, taxis, courrier, administration des dossiers
juridiques
- Facturation client
- Assistanat RH : publication d'annonces, tri des CV, organisation des entretiens, suivi
administratif des arrivées stagiaires
- Intendance au quotidien : commande des fournitures bureaux et autres
consommables, gestion des stocks, etc.
- Coordination et suivi des différents prestataires pour la maintenance des locaux
- Réception : standard téléphonique, accueil des clients et gestion des salles de réunion
(env. 20% du temps/ poste)
Rattaché(e) au Responsable exploitation et au sein d’une équipe de 2 personnes, vos missions sont :
L'office assistant joue un rôle clé en assurant le soutien administratif, ainsi que la coordination des diverses tâches et responsabilités pour faciliter la vie de l'équipe au quotidien.
Missions
Accueil des interlocuteurs de l'entreprise : clients, visiteurs, salariés
- Accueillir les visiteurs, les diriger vers les personnes concernées et répondre à leurs demandes
- Fournir les informations nécessaires.
Gestion du courrier
- Recevoir, trier et distribuer le courrier entrant aux destinataires appropriés.
- Préparer et affranchir le courrier sortant, y compris les colis, en veillant à ce qu'ils soient correctement emballés et étiquetés.
- Assurer le suivi des envois et des livraisons spéciales, en coopération avec les services de messagerie ou de transport.
- Gérer les coursiers
Gestion des appels téléphoniques
- Répondre aux appels téléphoniques en dirigeant les appels vers les personnes concernées ou en prenant des messages précis.
- Assurer une gestion efficace de la messagerie vocale et du suivi des appels manqués.
Gestion des fournitures de bureau
- Assurer le suivi et la gestion des stocks de fournitures de bureau, en passant les commandes nécessaires et en veillant à ce que les niveaux de stock soient adéquats.
- Rangement des locaux (réception, salles de réunion)
Informatique
- Mettre à jour les listes de diffusion en collaboration avec le service informatique.
- Préparer le matériel informatique et les accès pour les nouveaux arrivants en collaboration avec le service informatique.
- Effectuer les démarches nécessaires pour l'ouverture de lignes téléphoniques fixes et mobiles.
- Demander la création de la signature électronique pour les nouveaux arrivants
Tâches administratives
- Assurer la gestion des cartes de visite.
- Remboursement Stripe et Paypal
- Gestion du stock de parfums
- Préparation des commandes de parfums
Autres tâches
- Assister les équipes dans diverses tâches telles que la préparation de documents, la saisie de données, la tenue de dossiers, etc.
- Coordonner les différents prestataires (locaux, ménage, IT, etc.)
- Maintenance des bureaux
- Réserver les vols/trains/taxi/hôtel/restaurant etc.