Rattaché(e) au Responsable administratif et au sein d'une équipe de 4 personnes, vos missions sont :
Gestion d'agendas
Établissement de courriers administratifs
Traitement de mails
Tout support administratif auprès des équipes
Rattaché(e) au Directeur de la Construction, vos principales missions sont :
- Organiser et planifier les réunions et les déplacements via les logiciels internes.
- Saisir et contrôler les bons de commande
- Traiter les factures et gérer les écarts (Wims).
- Entrer dans l'outil comptable pour participer à la résolution des écarts entre facturation et réception.
- Traiter les relances fournisseurs liées aux factures non intégrées.
- Aider à la résolution des litiges avec les fournisseurs.
- Traiter les courriers (enregistrement, rédaction, expédition, classement, archivage, etc., selon les procédures).
- Assurer les formalités liées à l'arrivée de nouveaux collaborateurs (fiches Argos, demandes informatiques, téléphoniques, etc.).
L'Assistant(e) a les responsabilités suivantes :
1. Enregistrement de commandes travaux sur devis dans le respect des instructions de travail et de la politique commerciale.
2. Facturation des visites d'entretien, dépannages, travaux, fournitures seules et CBIB
3. Validation des rapports d'anomalie
4. Traitement des refill car
L'assistant(e) sera une réelle interface entre les clients et les différents services internes.
L'Assistant (e ) participe également à certaines tâches communes affectées au personnel administratif de l'entreprise.
Dans le cadre de l'animation des ventes service, les missions du support technico-commercial sont les suivantes :
- Apporter un support technico-commercial, aux opérationnels terrains pour améliorer le niveau de vente.
- S'assurer que les techniciens disposent de toute la documentation à jour utile à l'établissement d'un devis et fournir le cas échéant les documents manquants. Être le référent technique pour tout nouveau produit, les nouvelles technologies et les procédures de gestion administratives et de stocks.
- S'assurer du respect du processus administratif de traitement des devis
- Faire appliquer la politique commerciale, avec une attention redoublée pour les conditions Grands Comptes.
- Relancer les devis et obtenir les commandes en fonction de l'organisation spécifique à chaque secteur mise en place.
- Contrôler les offres des fournisseurs extérieurs : cohérence technique et positionnement tarifaire, spécifiquement les conditions liées au contrat de maintenance
MISSIONS PRINCIPALES
- Vérifier les dossiers « blocage » du client (disponibilités, tarifs et réseaux...,), finaliser la proposition commerciale et contrôler, en cas de dépassement de seuils, que l'accord de la Direction Générale est bien dans notre système informatique (SIMBA2),
- Contrôler les hypothèses et poser les options dans notre système informatique (SIMBA2) uniquement pour le périmètre Région (taux, éligibilité, accord),
- Contrôler le process des accords dans notre système informatique (SIMBA2) à réception d'un blocage, puis passer le contrat,
- Contrôler et / ou modifier les chiffrages dans notre système informatique (SIMBA2) en fonction des éléments du revenu management,
- Modifier les contrats en fonction des demandes du commerce (changement de produits, décalage, annulation, etc.). En cas d'un impact sur le CA, faire une demande d'accord auprès de la Direction Générale,
- Chiffrer dans notre système informatique (SIMBA2) des contrats de « Longues Conservations » à la demande de la Direction Commerciale,
- Avoir la maitrise des produits spécifiques (données techniques et simulations tarifaires) et/ou d'offres sur mesures (création produit au patrimoine) et découpes quantitatives,
- Mettre en place et suivre les réserves média (multi villes, culture, fermetures, travaux, droits de suite, etc.) à l'ouverture des plannings. Traiter les impacts produits en cas d'évolution des parcs ou de l'offre commerciale sur les projets et les contrats passés (si dépassement des CGV).
- - Suivre et relancer les projets « Longues Conservations » arrivant à échéance. Faire le lien avec les différents interlocuteurs (assistantes, Média Traders, commerciaux, ...),
- Saisir et/ou rattacher à des contrats des compensations commerciales,
- Suivre les invendus DOOH avec le back office chaque semaine.
- Gérer les privatisations OOH et DOOH des contrat Event/ (Digiwall)
Assurer le suivi administratif des activités du service SAV Export, en lien avec les clients internationaux, les transporteurs et les partenaires étrangers.
- Gérer les commandes fournisseurs liées au SAV Export (pièces détachées, contrats et prestations techniques à l'étranger, etc.)
- Effectuer le suivi des commandes clients exports et organiser les livraisons en lien avec les techniciens et le service logistique
- Réceptionner et orienter les appels entrants ou les demandes par e-mail en provenance des clients internationaux (demandes d'intervention, réclamations, informations produits)
- Assurer la facturation des interventions SAV dans les délais impartis, en conformité avec les spécificités douanières et fiscales internationales.
- Réaliser les relances clients pour paiements, les documents douaniers manquants ou informations complémentaires Occasionnelles :
- Assurer le traitement administratif des rapports d'intervention des techniciens à l'étranger (vérification, traduction si nécessaire, enregistrement, archivage)
- Représenter de la société lors de salons ou évènements professionnels
- Réaliser des inventaires des pièces détachées
- Gérer des retours fournisseurs en lien avec le service logistique
Rattaché(e) au PDG et au sein d'une équipe de 3 personnes, vos missions sont :
- Réception et traitement des appels entrants
- Élaboration et suivi des devis
- Relance proactive des clients en cas de devis non validés
- Transformation des devis en commandes
- Suivi complet du processus de commande jusqu'à la livraison et la satisfaction client
- Vérification des stocks (contrôles physiques nécessaires)
- Mise à jour régulière des données dans l'outil de gestion
- Interface entre les clients et les équipes internes (logistique, direction)