Assistante polyvalente (H/F)
le 20 Mars 2024Paris (75) | Intérim | 35 000 - 45 000 € / an
Rattaché(e) au Directeur marketing et au sein d’une équipe de 2 personnes, vos missions sont :
Rattaché(e) au Directeur marketing et au sein d’une équipe de 2 personnes, vos missions sont :
Rattaché(e) au Directeur marketing et au sein d'une équipe de 10 personnes, vos missions sont :
- Envoi des invitations "Save The Date" via Outlook aux invités (basé sur un modèle prédéfini et en utilisant le publipostage)
- Gestion du statut des invitations dans le fichier Excel
- Coordination pour l'identification de nouveaux contacts en cas de refus de l'invitation par l'invité et documentation des raisons du refus
- Intégration, suivi et rapport de l'état d'inscription dans le Portail d'Inscription des Invités -> l'hôtesse devra suivre une formation de 2 heures sur la plateforme avec l'agence Sidlee (fin mars, début avril)
- Soutien aux demandes du personnel concernant leurs affectations dans le relais, y compris mais sans s'y limiter - arrangements de voyage et modification des affectations au besoin
- Coordination avec l'agence sur le terrain, pour que le personnel et leurs équipes de soutien/familles soient au bon endroit au bon moment.
- Soutien aux demandes de dernière minute du personnel concernant le Marathon et les courses de 10K - encore une fois, des arrangements de voyage aux problèmes, en passant par les problèmes d'hôtel - résolution générale des problèmes pour le personnel international arrivant à Paris.
Facturation (1 semaine dédiée par mois)
Recouvrement (1 semaine dédiée par mois)
Classement / archivage
Gestion du crm
Mise à jour du fichier client
Organiser les évènements business
Gestion de la clientèle (50 clients)
Rattaché(e) au Responsable et au sein d’une équipe de 10 personnes, vos missions sont :
Mettre en œuvre des partenariats validés par avec manager ;
Assurer la déclinaison opérationnelle des projets en lien avec les Directions du Développement et de la Clientèle ;
Participer à l’élaboration du plan d’actions et aux opérations d’animation qui en découlent afin de favoriser le lien social au sein des résidences ;
Plus généralement, coopérer avec tous les services pour optimiser la mise œuvre des projets.
Environnement : vous serez basé en Ile de de France au Siège de l’Association,
Déplacements fréquents en Ile de France et occasionnellement en Région ;
Véhicule de service mis à disposition ;
Poste qui nécessite une disponibilité en soirée ;
La maitrise des outils bureautiques est requise.
Rattaché(e) au Cheffe de service et au sein d'une équipe de 15 personnes, vos missions sont :
- Assurer la qualité, la mise en conformité et l'amélioration des lieux d'hébergement.
- Favoriser l'accès à la culture, aux loisirs et l'exercice de la citoyenneté.
- Préparer l'accès aux logements.
Rattaché(e) au Responsable administrative et au sein d’une équipe de 3 personnes, vos missions sont :
Administration des ventes :
• Enregistrement des dossiers et mises à jour dans notre base de données
• Facturation
• Suivi des impayés et actions de recouvrement en liaison avec les équipes commerciales
• Comptabilisation des ventes, achats
• Relation avec les fournisseurs
• Saisie des notes de frais
RH :
• Contrôle des notes de frais et CB.
• Suivi des visites médicales
• Suivi des feuilles de temps
• Suivi des congés payés et édition des feuilles de demande
Gestion :
• Préparation des tableaux de bord hebdomadaires
Services généraux :
• Accueil téléphonique partagée avec une autre assistante
• Relation avec les fournisseurs
Au sein d'une équipe de 8 personnes, vos missions sont :
Planification :
o Programmer les interventions de l'équipe technique en veillant à optimiser leur plan de charge et l'objectif du CA
o Programmer les interventions nécessitant un rendez-vous avec les clients
o Tenir compte des priorités d'intervention transmise par le pôle Travaux et mettre les plannings d'intervention en conséquence concernant les travaux à réaliser
o Attribuer les interventions à chacun des membres de l'équipe technique en tenant compte de leurs compétences techniques afin d'assurer la bonne réalisation de l'intervention
o Replanifier immédiatement les interventions non réalisées la veille par l'équipe technique
Gestion administrative :
o Inscrire les interventions à réaliser sur le planning de chacun des membres de l'équipe technique
o En lien avec l'Assistant Technique et le pôle ADV, s'assurer de la bonne constitution des dossiers techniques pour permettre la bonne réalisation des interventions programmées
o Contrôler la bonne réalisation de l'ensemble du plan de charge des Techniciens
o En cas de pic d'activité, venir en soutien aux Assistant(e)s d'Exploitation en prenant en charge la création d'OS en traitant des demandes clients afin de permettre la bonne fluidité de l'activité
o Contrôler tous les OS et tous les dossiers afin d'assurer que la planification répond aux compétences techniques du technicien
o Mise à jour des reportings de suivi des activités
Relations internes et externes
o Appeler les clients pour organiser les rendez-vous et pour les tenir informés en cas de changement de planning ou d'intervention annulée/reportée
o Informer le syndic de copropriété de la date de passage du technicien
o Prendre en charge les demandes des clients et les renseigner lorsque cela concerne la planification des interventions
o Contribuer à la bonne transmission d'information entre le pôle Travaux et le pôle ADV
o Se référer au Responsable Hiérarchique en cas de demande de changement de planning de la part d'un Technicien
o Tenir informer le technicien des points réalisés avec les clients
o Tenir informés les services opérationnels des mises à jour des informations clients et fournisseurs (changement de syndics, ...)
o En cas de pic d'activité, venir en soutien aux Assistant(e)s d'Exploitation en répondant au standard (téléphone + mails)
Rattaché(e) au Responsable administratif et financier et au sein d’une équipe de 5 personnes, vos missions sont :
- Établir les contrats juridiques pour les clients et prospects, en lien avec nos agences
- Gérer administrativement notre Base de données clients
- Élaborer des tableaux de bord et présentations Power point
- Gérer les voyages des collaborateurs
Gestion de dossiers juridiques et environnementale :
- Réception des commandes / demandes / dossiers
- Lecture et correction des dossiers
- Synthèse des dossiers
- Lecture des conditions générales de vente
- Trie des mails et courriers