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Asistant(e) de Direction de la Présidence (H/F)

le 04 Avril 2024
Paris (75) | CDI | 45 000 - 55 000 € / an

Dans le cadre d'un ajustement organisationnel au sein du pôle de la Présidence, nous sommes à la recherche d'un(e) assistant(e) de direction afin de renforcer le dispositif existant.

En binôme avec une autre assistante expérimentée et en étroite collaboration avec la Directrice de cabinet, vous serez en charge de l'assistanat de la Présidente. A ce titre, vous jouerez un rôle d'interface entre la Présidente et l'ensemble de ses parties prenantes (instances de gouvernance et équipes, interlocuteurs externes de haut niveau). Vous serez également amené(e) à interagir quotidiennement avec l'assistante du Secrétaire Général.

Vous prendrez notamment en charge les missions suivantes :

Support de la Présidente dans la gestion de son emploi du temps quotidien :

Tenue d'un agenda complexe et mouvant
Gestion des appels téléphoniques
Suivi des messages adressés à la Présidente
Identification des urgences
Accueil des visiteurs

Organisation des différents événements professionnels :

Rendez-vous, réunions
Interventions orales, conférences téléphoniques
Déplacements en France et à l'international
Gestion proactive des dossiers (documentation, notes de synthèse, supports de communication, etc.) :

Préparation et collecte des éléments, coordination avec les interlocuteurs concernés
Mise en forme de documents
Suivi des délais
Suivi du courrier, classement et archivage

Profil

De formation supérieure (Bac+2/3), vous justifiez d'une expérience professionnelle réussie d'au moins 7 ans sur un poste équivalent. Vous avez été confronté(e) à des environnements exigeants, complexes et évolutifs impliquant des interactions avec des interlocuteurs de haut niveau. Idéalement, vous avez déjà été amené(e) à intervenir dans un dispositif intégrant plusieurs assistant(e)s, dont la qualité de la collaboration était clé pour garantir un support fluide et efficace à la hiérarchie concernée. La connaissance de l'environnement des marchés financiers serait un plus.

Par ailleurs, vous êtes parfaitement à l'aise avec les outils informatiques (pack office) et collaboratifs.
Enfin, vous êtes reconnu(e) pour les compétences suivantes :
Rigueur, fiabilité et efficacité
Excellent sens de l'organisation, capacité à hiérarchiser les priorités et anticiper les besoins
Hauteur de vue et maîtrise de soi
Qualités de communication écrite et orale
Sens aigu de la collaboration
Agilité et habileté relationnelle : capacité à interagir et établir des relations de qualité avec une multiplicité d'interlocuteurs

Sens de la confidentialité
Anglais courant
Poste en CDI, basé à Paris (2ème), avec télétravail.

Assistant de Direction H/F (H/F)

le 02 Avril 2024
Courbevoie (92) | Intérim | 40 000 - 42 000 € / an

En tant qu'Assistant de Direction au sein d'une entreprise à taille internationale.

Il s'agit d'un rôle d'assistant auprès de l'assistante de direction du président de l'entreprise.
Le poste comporte aussi une partie majeure de soutien à l'équipe de prévention :

- Accueillir les visiteurs
- Facturations
- Gestion des Agendas
- Réservations de salles
- Prise de note
- Consolidation des facturations et interface avec le service comptabilité
- Préparation des synthèses
- Relecture de rapports
- Gestion de flotte automobile
- Relation étroite avec le COMEX CODIR

SECRETAIRE DE DIRECTION (H/F)

le 27 Mars 2024
Paris (75) | CDI | 35 000 - 40 000 € / an

Rattaché au Chef de service de la Section, vous prenez en charge :

Le secrétariat du Président et du Chef de service : gestion des agendas et organisation de rdv / réunions / déplacements, gestion de boîtes mails, rédaction de courriers / courriels / messages internes, interface avec les instances et autres services. Dans ce cadre, vous apportez également votre appui aux conseillers ordinaux de la Section - environ 70 personnes (logistique lors de leur présence sur site, notes de frais, suivi de missions, mise à jour de l'annuaire).

La gestion administrative des instances de la Section : organisation logistique des réunions, envoi des convocations et ordres du jour des différentes instances dans le respect des délais, gestion et mise à disposition des documents relatifs aux réunions sur le site internet dédié aux Conseillers de la section (compte-rendu, PV, délibérés ...), mise en forme de documents, création de présentations sur Powerpoint et rédaction de comptes rendus.

Participation aux actions de communication de la Section et organisation d'évènements : logistique des évènements et participation sur place (quelques déplacements sont à prévoir), communication auprès des pharmaciens (rédaction et envoi de mailings, réalisation de publipostages), création de sondages et collecte des réponses.

Assistant administratif et RH (H/F)

le 27 Mars 2024
Suresnes (92) | Intérim | 22 000 - 26 000 € / an

Rattaché(e) au Directeur général et au sein d’une équipe de 2 personnes, vos missions sont :
- Accueil physique et téléphonique
- Saisie des éléments variables de paie
- Gestions et suivie des arrêts maladie
- Suivi des visites médical

ASSISTANTE DE DIRECTION (H/F)

le 26 Mars 2024
Paris (75) | CDD | 40 000 - 44 000 € / an

Dans le cadre d'un remplacement de congé de maternité, nous recherchons un Assistant de direction (h/f)

Vous êtes plus particulièrement en charge de l'assistanat du Directeur Administratif et Financier (DAF), ponctuellement du trésorier, et travaillez en étroite collaboration avec les Services et pôles de la DAF.

Dans ce cadre, vous prenez en charge le secrétariat classique du DAF et notamment : l'accueil téléphonique et des visiteurs, la diffusion du courrier entrant, la tenue de l'agenda du Directeur et l'organisation de rendez-vous et réunions internes et externes, la gestion de boites mails, la rédaction et/ou la mise en forme de mails, notes courriers ou documents, le suivi des parapheurs de signatures avec la Direction générale et la Présidence ...

Au-delà de ces activités, vous intervenez sur de nombreux dossiers liés à l'activité même de la Direction.

A ce titre, vous êtes amené à :

Réaliser le secrétariat juridique de structures annexes,
Assister le directeur pour les relations extérieures (commissariat aux comptes ou partenaires bancaires, par exemple),
Organiser et apporter votre appui à la préparation des commissions (commission des finances, commission d'entraide),
Assister le pôle achats (suivi des demandes d'achats, saisie des contrats dans un logiciel spécifique, appui pour l'organisations des commissions consultatives des marchés ...).

Assistante de direction SESSAD (H/F)

le 21 Mars 2024
Paris (75) | CDI | 22 000 - 30 000 € / an

Rattaché(e) au Directrice de l'association et au sein d'une équipe de 5 personnes, vos missions sont :
- Gestion de l'accueil
- Suivi administratif et supports de communication : rédaction de courriers, élaboration de présentations Powerpoint, rédaction de notes à l'attention des familles et partenaires ...
- Gestion RH : suivi des dossiers du personnel, élaboration de contrats de travail et suivi du processus d'embauche, création et suivi de tableaux de bord en lien avec les formations, saisie de questionnaires.
- Accueil des visiteurs et gestion du standard téléphonique

Assistante de direction (H/F)

le 21 Mars 2024
Paris (75) | CDI | 32 000 - 32 000 € / an

Rattaché(e) au Directeur général et au sein d'une équipe de 10 personnes, vos missions sont :

Administration du personnel
●Gestion des paies
●Recrutement/Onboarding
●Visite médicale
●Fiche matériel
●Mutuelle
●Ticket resto
●Note de frais
●Congés / chomage partiel
●Arrêt maladie
●Commission trimestrielle à payer et prévalider avec le manager
●Réunion d'évaluation trimestrielle
●Valider/fixer les objectifs

Administratif
●Archivage/Courrier
●Fiche materiel
●Point sur les clefs
●OPCA / AKTO
●Gestion des achats
●Gestion des locaux
●Gestions des prestataires : (Services généraux)
●Achats généraux

Comptabilité
●Gestion de la comptabilité avec notre comptable
●Note de frais
●Clôture 1 fois par an pour finaliser un bilan prévisionnel
●Envoi des factures

Gestion de notre studio de production
●Gestion des plannings
●Gestion des payes de techniciens
●Gestion des fournisseurs
●Relances clients

SCI Immobilière
●Gestion des AGs
●Baux commerciaux avec nos avocats
●Gestion relation avec avocats / notaires
●Recherche de financements
●Recherche de biens immo

Chargé d (H/F)

le 20 Mars 2024
Paris (75) | CDI | 36 000 - 40 000 € / an

Pour accompagner le développement et la croissance de la société, vous intégrerez la Direction Commerciale, et serez en lien direct avec les équipes opérationnelles, les clients et les prospects. Véritable acteur(ice) du développement commercial, vous aurez pour principales missions :

Assistance des Directeurs et Managers des Pôles « financement » dans leurs actions
commerciales :
- Veille marchés, identification de nouvelles opportunités commerciales et qualification de cibles potentielles ;
- Participation aux rendez-vous commerciaux pour identifier les besoins et préparation amont de ces rendez-vous ;
- Appui dans la rédaction des propositions commerciales et appels d'offres et participation à la phase de négociation le cas échéant ;
- Gestion du CRM ;
- Suivi des commandes en coordination avec les pilotes de missions pour identifier de nouveaux besoins et favoriser la vente inter-Business Unit ;
- Appui dans la rédaction de contenu froid à partager aux prospects et clients.

Appui de la Direction Commerciale dans les tâches internes quotidiennes, notamment :
- Fidélisation du portefeuille clients de l'entreprise, notamment via le pilotage de revues de comptes clés et la définition de plans d'actions associés ;
- Développement de nouvelles offres de l'entreprise (benchmarks, identification de nouvelles cibles clients, organisation de campagnes en lien avec l'équipe Marketing, etc.) ;
- Actualisation des outils d'aide à la vente (track-record des projets à succès, catalogues de projets accompagnés, etc.) ;
- Participation ponctuelle à des missions de financement de l'innovation, pour une meilleure compréhension des activités de l'entreprise et gagner en expertise métier dans le cycle commercial.

Assistante de direction commerciale (H/F)

le 19 Mars 2024
Paris (75) | CDI | 40 000 - 45 000 € / an

Gestion de l'agenda
Gestion des déplacements
Gestion des appels téléphoniques / mails
Office management
Suivi des réunions + compte rendu
Gestion et mise à jour des fichiers
Organisation des RDV
Gestion des événements
Veille commerciale
Mise à jour d'argumentaires pour les commerciaux
Reporting

Assistant(e) de direction supply (H/F)

le 18 Mars 2024
Colombes (92) | CDI | 35 000 - 45 000 € / an

Rattaché(e) au Directeur Supply Chain et au sein d’une équipe de 2 personnes, vos missions sont :
Au sein de la Direction Supply Chain et sous la responsabilité du Directeur Supply Chain, vous l'assistez ainsi que l'ensemble des Responsables de la Direction Supply Chain avec qui vous avez des liens transverses sur des activités spécifiques listées ci-après.

Dans le cadre des activités du Directeur Supply chain et des Responsables des Départements (Sourcing, Approvisionnements & Coordination Packaging, Méthodes & Stock Management, Distribution), vous aurez pour mission :
- La gestion quotidienne de l’agenda et de la messagerie du Directeur Supply chain
- L’organisation des réunions internes/externes (préparation des supports de formations et rédaction des ordres du jour et CR de réunion) ainsi que des déplacements, des visites de nos partenaires externes et des événements de type séminaire d’équipe pour l’ensemble de la Direction Supply Chain.
- La supervision des différentes activités sous la responsabilité des différents départements (contrats, prise de connaissances des documents qualité, suivi des formations obligatoires de l’équipe)
- La coordination et la consolidation de tous les bilans d’activité, KPIs ou compte rendus tels que définis par votre Directeur
- La rédaction des courriers en français et en anglais, de l’envoi et de l’archivage de ces derniers à la demande de l’équipe
- De la gestion des devis, commandes et factures sous SAP à la demande de votre Directeur.
Spécifiquement dans le cadre des activités du Département Sourcing vous assurez les missions suivantes :

- Suivi des Request For Quotation, dans le cadre des projets de Transferts ou de Switches (saisie dans un fichier des nouveaux projets, suivi des candidatures aux appels d’offres)
- L’administration outils SRM (suivi des dates de contrat, maintien de données diverses)

Par ailleurs et globalement vous êtes responsable :

- De faire le lien avec la DSI et les Services Généraux pour les problématiques liées au matériel des salles de réunions et des photocopieuses utilisées par la Direction ainsi que des besoins en fournitures de bureau.