Rattaché(e) au Responsable administratif et financier et au sein d’une équipe de 5 personnes, vos missions sont :
- Établir les contrats juridiques pour les clients et prospects, en lien avec nos agences
- Gérer administrativement notre Base de données clients
- Élaborer des tableaux de bord et présentations Power point
- Gérer les voyages des collaborateurs
Rattaché(e) au Responsable mobilité internationale et au sein d'une équipe de 10 personnes, vos missions sont :
- Avant-vente : prise de rendez-vous avec le client, préparation des cotations tout mode de transport, établissement et négociation des devis jusqu'à la signature ;
- Administration des ventes, de la confirmation à la facturation des dossiers ;
- Coordination de l'ensemble des acteurs de la chaine logistique (transporteurs, filiales du Groupes, correspondants étrangers, etc.) : vous donnez les instructions utiles aux différents acteurs et engagez les dépenses nécessaires. A ce titre, vous êtes le garant de la profitabilité de vos dossiers ;
- Service client : contact unique et privilégié de vos clients, vous assurer la coordination en apportant des réponses adaptées à leurs demandes jusqu'à l'acheminement de leur déménagement.
Rattaché(e) au Responsable et au sein d'une équipe de 5 personnes, vos missions sont :
- Assurer la facturation de la livraison jusqu'au compte de vente
- Assurer la préparation des présentations commerciales
- Saisir les confirmations de commande et mettre en place les tableaux de suivi
- Assurer le suivi des stocks à quai
- Réserver les voyages et suivre les notes de frais associées pour la Direction opérationnelle
Poste en temps partiel
Rattaché(e) au Responsable Administratif et Financière et au sein d’une équipe de 7 personnes, vos missions sont :
-Saisi de factures
-Paiement fournisseurs
-Intégration de factures
-Gestion des mails fournisseurs
Rattaché(e) au Responsable ADV et au sein d’une équipe de 50 personnes, vos missions sont :
Le rôle de l'Assistant(e) Administration des Ventes Export consiste à fournir un soutien administratif à l'équipe de vente, qu'elle soit sur le terrain ou en interne, dans le secteur vétérinaire, en utilisant différents canaux de communication tels que les visites, les appels téléphoniques et le numérique.
Il/elle joue un rôle crucial dans la satisfaction client en veillant à ce que toutes les demandes des clients signalées par l'équipe de vente soient traitées rapidement.
Les principales responsabilités de l'Assistant(e) ADV Export incluent :
1. Suivi administratif des ventes à l'exportation, de la saisie des commandes jusqu'à la livraison.
2 . Légalisation de documents douaniers pour les expéditions à grande échelle, en respectant les Incoterms.
3. Soutien à l'équipe export : identification des besoins, élaboration de plans d'action et réalisation de projets.
4. Gestion des bases de données et mise à jour des tarifs.
Les responsabilités spécifiques incluent :
1. Gestion des commandes clients et des bons de commande délégués et des agents, ainsi que la résolution des litiges et la gestion des avoirs.
2. Traitement des retours et qualification des clients selon les directives du Responsable Pharmaceutique.
3. Édition et légalisation des documents douaniers.
En outre, l'Assistant(e) doit assurer la mise à jour des prix et des données commerciales par client et par produit, ainsi que travailler à l'amélioration du service client de manière générale.
Rattaché(e) au responsable Administratif et financier et au sein d'une équipe de 3 personnes, vos missions sont :
- Gestion des dossiers des salariés et contrats d'apprentissages
- Déclaration des auprès des organismes Mutuelle, Médecine du Travail, Prévoyance, DPAE, accidents du travail
- Récupérer auprès de l'ensemble des manager les éléments variables de paie (absences, relevés d'heures, primes ...)
- Contrôler les heures supplémentaires trimestrielles et vérifier le non dépassement des seuils autorisés ensemble avec le responsable de paie
- Préparation des payes mensuelles (bulletins de paie)
- Gestion des tickets restaurants
- Gestion et suivi de l'attribution des avantages en nature : voiture, téléphone, ordinateur portable
- Suivi des dépenses cartes bleues et des notes de frais: récupération des justificatifs, archivage, contrôle
- Préparer la communication mensuelle sur les nouveaux collaborateurs et la transmettre au responsable RH Cross Border
- La mise en place et assurer le suivi des accords conclus
- Organisation des actions de communication interne (changements de procédures, ...)
- Ajuster le règlement de travail en cas de changement et le communiquer aux employés
- Gestion des badges d'accès
- Contrôles sur les travailleurs temporaires pour garantir que les règles du travail temporaire sont respectées
- Gestion des fournitures de bureaux
- Statistiques pour différentes domaines RH
Dépend hiérarchiquement de la Responsable des Services et Achats Généraux.
Voici une liste non exhaustive des tâches dévolues à cette fonction :
- Flottes automobiles : assiste dans la gestion du parc de (approx 370 véhicules)
Responsable de la bonne mise à jour sur l'outil de suivi du prestataire (GAC)
Contrôle :
- Des lois de roulage sur GAC (kilométrages)
- Consommations essence vs kilométrages
- Des bonnes attributions et restitutions de véhicules (états de lieux, documentation)
Gestion :
- De la campagne pneumatique (2 fois par an)
- De la campagne de renouvellement de cartes d'assurance (1 fois par an)
- Des cartes (carburant et télépéage)
- Des dénonciations (amendes...)
- Des sinistres :
oFait le lien entre assurance / collaborateurs
oSuivi pour les changements de pneumatiques (Euromaster / Speedy)
oGère la location de véhicule en courte durée pour la réparation
oDépôt et récupération des véhicules réparés
- Flottes mobiles : assiste dans la gestion du parc de 450 lignes
Gestion des entrées et départs de collaborateurs (affectation de lignes, terminaux...)
Gestion des mises à jour sur le suivi de gestion du prestataire de téléphonie
Gestion du stocks (terminaux / accessoires)
Gestion des stocks de SAV sur le site du prestataire de téléphonie
- Suivi de la gestion des stocks de fournitures (papeterie...) et consommables (café, lait...)
Garantie le niveau de stock suffisant et le lancement des approvisionnements
Lancement programmes entretien des machines à café
- Assure le remplacement lors des absences de l'hôtesse d'accueil (1heure / jour + lors absences congés et journées de délégations)
Accueil téléphonique et physique
Mise sous plis
Affranchissements de documents
Gestion des badges lors des visites externes
- Gestion en premier support l'outil de ticketing dédié aux SAG
- Gestion des demandes de déplacements complexes (déplacement étranger ou en groupes)