Rattaché(e) au Responsable Paie, vous avez pour missions :
- traitement de la paie de A à Z sur le logiciel ADP, pour 6 entités différentes (environ 200 bulletins au total)
- transmission des données : Ursaff, mutuelle, prévoyance, etc.
- suivi des données : absences, évolutions professionnelles, etc.
Vos missions sont:
PAIE:
- collecte et transmissions des élements de variable de paie au central paie (primes,tickets restaurants)
- saisie des absences, heures supplémentaires..
- suivi et envoie en télétransmission des arrêts maladie
- Saisie des paies
- Contrôle en lecture du bulletin des éléments de paie
- Centralisation des paies en fin de mois
ADMINISTRATION DU PERSONNEL:
- gestion administrative des entrées et sorties de collaborateurs
- préparation des fichiers d'embauche/mutation/promotion)
- gestion des alternants (établissements des contrats d'apprentissage, de professionnalisation)
- Demande et suivie au sein du CSP des livres courriers et avenants au contrat de travail
- commande des tickets restaurant
- gestion de la mutuelle obligatoire
Missions RH:
- animation de la formation
- Préparations des courriers disciplinaires
- Envoie des convocations aux IRP
- Rédaction des rapports trimestriels
- Diverses déclarations (accidents de travail..)
- Interlocuteur relais entre les collaborateurs et les chefs de service
- Interlocuteur entre les collaborateurs et le CSP paie
- Interlocuteur avec le service Action Sociale
Missions :
L’Assistant(e) administratif(ve) et communication assure la gestion administrative, logistique du siège et a la charge de la communication interne et externe de l’Association.
Il, elle est en lien direct avec le Président, la Directrice Générale, le Directeur Administratif et Financier et la Directrice des Ressources Humaines.
Vie associative :
Gestion des adhérents : mise à jour du fichier, lettres de remerciement
Préparation des réunions du Bureau du Conseil d’Administration, de l’Assemblée Générale
Tenue des registres officiels et déclarations en Préfecture
Circulation de l’information entre la direction générale et les membres du conseil d’administration
Assistance aux administrateurs
Lien direction générale/établissements :
Préparation des réunions du Comité de direction et des conférences de cadres
Planification et organisation des réunions de groupe de travail, des formations et évènements organisés par le Siège
Mise en forme et constitution des documents associatifs (rapports d’activité, projets de fonctionnement, budgets prévisionnels, appels à projets…)
Communication interne et externe :
Information et orientation des adhérents, des familles et des partenaires
Suivi des propositions de bénévolat, mise en relation avec les établissements
Organisation de séminaires et autres manifestations
Recherche de documentations diverses (textes officiels, procédures, documentation…) pour usage interne ou pour informations aux établissements ou au conseil d’administration
Mise en forme et diffusion du journal associatif à destination des adhérents et des familles ; recherche d’articles
Mise à jour et diffusion des coordonnées des administrateurs, des établissements, des directeurs, des organigrammes associatif et siège, fichier Alfa 3A
Produire, diffuser er faire respecter la charte graphique
Collecte et diffusion de l’information (newsletter, e-mailing, phoning)
Mise à jour du site internet et gestion des réseaux sociaux
Gérer les formulaires de droit à l’image et la photothèque
Administration générale :
Recevoir, filtrer et orienter les appels téléphoniques (prise de messages, gestion du standard)
Accueil physique des visiteurs, les fournisseurs
Organisation des réunions, réservation et préparation des salles
Gestion de l’agenda de la direction et organisation des déplacements professionnels
Frappe du courrier et affranchissement
Relations avec les fournisseurs, commandes, suivi de l’entretien du matériel et des locaux (éclairage, climatisation, chauffage, nettoyage des locaux…) commande, réception et suivi des fournitures de bureau et produits d’entretien
Suivi des contrats de maintenance
Réception, dispatching et enregistrement du courrier entrant (mail, papier)
Gestion du courrier sortant (mise en forme et mise sous pli du courrier, enregistrement, suivi)
Gestion du budget des produits d’entretien et du petit matériel
Maintenance et aide à l’utilisation du photocopieur et autres matériels de bureau
Apporte son concours auprès de l’équipe du Siège et des directeurs d’établissements/services
Rattaché(e) au RESPONSABLE COMPTABLE FOURNISSEURS et au sein d’une équipe de 10 PERSONNES personnes, vos missions sont :
Enjeux : Sécuriser et fiabiliser les paiements fournisseurs, piloter le niveau des décaissements, produire les documents administratifs et financier avec rigueur.
• Contrôle du respect des process Groupe et de la conformité des factures fournisseurs
• Comptabilisation des factures fournisseurs
• Lettrage des comptes fournisseurs
• Relance des acheteurs (bon à payer, bon de commande …)
• Suivi des relances fournisseurs
• Gestion des litiges
• Édition et analyse de la balance âgée
La fonction recherchée est caractérisée par 4 domaines principaux :
Domaine Budgétaire : Filiales Européennes (UK, Italie, Espagne)
• Assistance, gestion et suivi administratif des salariés européens en liaison avec les Cabinets Comptables Externes locaux (salaires, entrée et sortie du personnel) ;
Domaine Juridique
• Etude, modifications et mise en conformité business des contrats de distribution Fournisseurs et accords commerciaux Clients, avenants, accords de confidentialité fournisseurs (NDA) ;
• Droit des Sociétés : Rédaction de PV d’Assemblée Générale, modification de statuts, décision de l’associé unique, publications éventuelles d’annonces légales, documents de clôture de comptes annuels, démarches auprès du Greffe ;
• Enregistrements juridiques (dépôts de marques) avec Cabinet IPSILON et APP pour MyIG (protection des programmes) ;
• Bail et contrats fournisseurs bureau (tél, électricité, fontaine à eau…) ;
• Contentieux clients/fournisseurs.
Domaine Relationnel :
• Fournisseurs étrangers (USA, Europe) ;
• Clients européens.
Domaine Ressources Humaines - SOCIAL
• Offres d’emplois et recherche d’apprentis ;
• Contrats de travail (CDI, CDD);
• Ruptures conventionnelles ;
• Eventuels litiges personnels ;
• Entrée et sortie du personnel : tous documents ;
• Reporting à ST (updated staff lists, etc…) ;
• E-learnings à coordonner avec ST (code of conduct, anti-corruption, conflit d’intérêt, etc…)
• Mutuelle, prévoyance, médecine du travail ;
• Contrats d’assurances ;
• Adaptation, mise en place et application de la politique RH et Risk & Assurance de ST Singapour :
• Feuilles de CP et RTT à collecter et transmettre avant le 10 du mois à C. Beyer ;
Au sein de la Direction Financière, vous aurez pour principales missions :
1. Administratif
Traitement du courrier
Gestion ponctuelle des appels téléphoniques
Gestion des fournitures de bureau
Contrôle des notes de frais
Scan, archivage, classement
2. Comptable (gestion du logiciel D365)
Edition des factures
Comptabilisation des factures
Comptabilisation des notes de frais
Comptabilisation des relevés bancaires
Comptabilisation des écritures de paies
3. Reporting
Consolidation intercompagnies
Reporting mensuel
Rattaché(e) au Responsable comptable et au sein d’une équipe de 5 personnes, vos missions sont :
Saisie
Rapprochement facture - devis - bon d'intervention et de commande
Règlement
Suivi des charges du magasin
Analyse financière
Rattaché(e) au Direction Générale et au sein d'une équipe de 2 personnes, vos missions sont :
- Gestion des ressources humaines : Accueillir les salariés nouvellement recrutés : gestion administrative, gestion du matériel, livet d'accueil, ... ; Préparer les contrats de travail et les faire signer par le collaborateur arrivant ; Mise en place et suivi de la GPEC ; Préparer la sortie des salariés en instance de départ : gestion administrative, déclarations légales, ...
- Gestion de la paie : Suivi du personnel de l'entreprise et réalisation des déclarations auprès des organismes sociaux ; Préparation des paies ; Etablissement des différents documents légaux et budgétaires tels que les bilans sociaux et rapports obligatoires.
- Gestion des compétences et de la formation professionnelle : Accompagner la mise en place et la validation du plan de formation de l'entreprise ; Accompagner les managers dans le choix des formations et des organismes ; Assurer la gestion administrative liée à l'achat et au financement des formations proposées aux salariés : relais et négociation avec les OPCO.
- Gestion des relations sociales : Organiser la mise en place des élections des instances représentatives des salariés ; Planifier les réunions avec les élus ; Être présent lors des réunions avec les élus.
- Accompagnement des managers dans le recrutement et la définition des profils ; Rédaction des fiches de postes ; Publication des annonces sur les sites spécialisés, réseaux sociaux, ... ; Réception et sélection des candidatures ; Assurer et accompagner les managers dans les entretiens de recrutement et la prise de décision.
Rattaché(e) au Responsable comptable et si vous les acceptez, vos missions sont :
- Les saisies courantes
- Le lettrage et le pointage des comptes fournisseurs
- Les rapprochements bancaires
- Les déclarations de TVATVA
- L'enregistrement et l'émission des factures dans le système de gestion commerciale
- La participation à différentes tâches relatives la clôture mensuelle
Par ailleurs, vous pouvez être amené à contribuer à toutes tâches relevant de la gestion administrative et comptable telles que :
- Les déclarations sociales
- La rédaction et mise à jour de procédures
- Etre en support et collaboration avec l’équipe Recouvrement