Rattaché(e) au Responsable de la comptabilité fournisseurs et au sein d’une équipe de 3 personnes, vos missions sont :
- Administration de la réception des factures
- Comptabilisation ou intégration des factures fournisseur suivant différent canaux : EDI, SCAN, saisie
- Traitement des anomalies à la comptabilisation
Sous la responsabilité du Responsable Retraite, le Gestionnaire Retraite et Décès assure le traitement complet des dossiers de retraite et de décès, dans le respect des délais, des procédures internes et de la réglementation en vigueur.
Missions principales
Le poste s'articule autour de trois grands axes :
1. Traitement des dossiers retraite et décès
- Instruction et complétude des dossiers de retraite et de réversion
- Reconstitution de carrière et vérification des droits
- Recherche et identification des bénéficiaires en cas de décès
- Contrôle de la conformité des pièces justificatives
- Saisie et mise à jour des données dans les outils de gestion (LOGIVIE, GED, Excel)
- Mise en paiement des pensions, capitaux retraite et capitaux décès
- Calcul des revalorisations post-mortem et intérêts de retard
- Envoi des notifications (pensions, versements uniques, réversions)
2. Relation clients
- Gestion des échanges avec les assurés, bénéficiaires, commissaires de justice et prestataires
- Accompagnement des clients dans leurs démarches
- Traitement des demandes : informations, modifications administratives, duplicatas, attestations
- Gestion des réclamations de niveau 1
- Communication par courrier, mail et téléphone avec un objectif de satisfaction client
3. Gestion administrative et amélioration continue
- Scan, classement et archivage des dossiers retraite
- Respect strict des procédures de traçabilité et de conformité
- Contribution à l'amélioration des process et à la performance du service
- Participation au travail collectif au sein d'une équipe de 4 personnes
- Environnement de travail
Le gestionnaire évolue dans une équipe restreinte où la polyvalence, la rigueur et l'esprit d'équipe sont essentiels. L'activité est mutualisée et peut évoluer selon les besoins de l'institution.
Rattaché(e) au Responsable Paie et au sein d’une équipe de 2 personnes,sur un périmètre multi-entités et multi-conventions vos missions sont :
- Collecter et intégrer les éléments variables de paie
- Assurer la production et le contrôle des bulletins de paie
- Participer à la préparation et au suivi des DSN mensuelles et évenementielles.
- Contribuer à l’amélioration continue des pratiques paie et RH, en proposant des optimisations et en structurant les procédures.
- Suivre la gestion des temps de travail, des congés et des absences, et garantir la fiabilité des données dans les outils dédiés.
- Gérer les relations avec les organismes externes (sécurité sociale, mutuelle, prévoyance, retraite, organismes publics…).
- Répondre aux sollicitations des collaborateurs sur les sujets liés à la paie et à leur situation administrative.
- Reporting
Travail en étroite collaboration avec les chargées de mission du pôle accréditation, portant principalement sur la saisie et l'archivage informatique de données dans le système d'information (dossiers, décisions, contacts).
Profil recherché :
- Rigoureux, méthodique, autonome, à l'écoute
- Maîtrise et appétence pour les outils informatiques (Outlook, Excel, Adobe pro, Zoom, Teams)
- Expression et orthographe
- Connaissance basique de l'enseignement supérieur, notamment du vocabulaire dédié (en plus)
Rémunération : 20 k€ brut annuel.
Rattaché(e) au Responsable comptable , vos missions sont :
1. Gestion des opérations bancaires
- Saisie quotidienne des opérations bancaires multi-établissements
- Comptabilisation des frais bancaires et opérations de cash pooling
- Traitement des virements émis et reçus (clients, fournisseurs, organismes sociaux)
- Comptabilisation des emprunts, TVA et flux intercompagnies
- Réalisation des rapprochements bancaires
2. Gestion et contrôle des encaissements
- Analyse et lettrage des sous-comptes par type de règlement : espèces, chèques, ANCV, AMEX,cartes bancaires
- Comptabilisation et lettrage des versements d’espèces et remises de chèques
- Saisie et suivi des encaissements ANCV et AMEX
- Contrôle des télécollectes CB et cohérence des encaissements journaliers
3. Suivi des caisses et coffres
- Vérification des inventaires physiques réalisés par les directeurs de site.
- Analyse et lettrage du coffre principal.
- Identification et traitement des écarts éventuels
4. Contrôle et fiabilisation des comptes
- Analyse et justification des soldes de trésorerie
- Identification et régularisation des anomalies
- Participation aux clôtures mensuelles
- Collaboration avec les services internes (sites, ADV, RH, comptabilité générale)
Rattaché(e) au Directrice des achats et au sein d'une équipe de 2 personnes, vos missions sont :
Approvisionnement & planification
- Analyser les besoins issus du planning de production
- Passer les commandes auprès des fournisseurs
- Suivre les délais de livraison et relancer si nécessaire
- Ajuster les volumes selon les variations d'activité
Gestion des stocks
- Assurer la disponibilité des articles critiques en collaboration avec l'ordonnanceur
- Optimiser les niveaux de stock (éviter ruptures et surstocks)
- Suivre les indicateurs de rotation et de couverture de stock
Coordination opérationnelle
- Collaborer avec la production, le bureau d'études et l'ordonnanement
- Anticiper les aléas d'approvisionnement
- Gérer les urgences et en flux-tendus
- Participer à l'amélioration continue des flux
Suivi fournisseurs
- Suivre la performance fournisseurs (qualité, délais, fiabilité)
- Gérer les litiges de réception et écarts de livraison
Rattaché(e) au Responsable logistique et au sein d'une équipe de 10 personnes, vos missions sont :
// Gestion des appels
- Prendre en charge les appels entrants
- Réaliser des appels sortants afin de présenter des offres commerciales et fournir des conseils personnalisés - par téléphone (cette tâche représentera environ 20 % du temps de travail)
// Suivi et satisfaction client
- Assurer le suivi des clients : les informer sur les disponibilités, les délais et les alternatives produits, tout en traitant leurs demandes et réclamations avec professionnalisme
- Identifier et proposer des solutions correspondant aux attentes des clients
- Superviser la relation client : traiter les réclamations, assurer un support après-vente et veiller à la satisfaction des clients
// Gestion administrative des commandes
- Gérer le processus des commandes : validation, enregistrement et suivi jusqu'à la livraison
// Soutien à l'activité commerciale
- Participer au développement commercial : rédiger des propositions commerciales, analyser les besoins des clients et travailler en collaboration avec l'équipe de vente
// Contribution aux projets internes et qualité de service
- Contribuer à des initiatives internes : participer à l'amélioration continue des processus, accompagner la formation des nouveaux collaborateurs et garantir la continuité du service
- Coopérer avec les différents départements pour maintenir un haut niveau de qualité de service
C'est dans cet environnement dynamique, où aucune journée ne se ressemble, que vous évoluerez.
Voici vos missions au quotidien :
- Gestion du standard téléphonique : filtrage, transmission, prise de messages, gestion multi-lignes
- Saisie et suivi des commandes clients sur ERP, de la prise de commande jusqu'à la facturation
- Suivi des livraisons, gestion des litiges et des reliquats, établissement des bons de retour
- Préparation des tournées de livraison avec les prestataires de transport
- Gestion des stocks : transferts, régularisations, commandes de réapprovisionnement
- Accueil, conseil et vente par téléphone et sur site
- Assistanat des commerciaux : élaboration de devis, suivi des dossiers clients, application de la politique tarifaire
- Soutien à la direction locale sur la gestion commerciale et financière
- Reporting et remontée des réclamations clients
# FICHE DE POSTE
## REFERENT / REFERENTE DES COMMISSIONS
« Vie Étudiante » et « Accès aux Grandes Écoles »
Association professionnelle de l'enseignement supérieur regroupant des établissements d'enseignement supérieur, des entreprises et divers organismes partenaires.
## Missions de l'organisation
* Animation d'un réseau d'établissements d'enseignement supérieur et valorisation de leur expertise collective ;
* Représentation des membres auprès des pouvoirs publics, des acteurs économiques et de la société civile ;
* Accompagnement et évaluation de formations et dispositifs relevant de ses domaines d'activité.
Pour assurer ces différentes missions, l'organisation s'appuie sur plusieurs commissions thématiques et groupes de travail.
## Missions du/de la référent(e) de commission
* Organiser les réunions des commissions et groupes de travail : planification, logistique, préparation des ordres du jour, rédaction des comptes rendus, coordination des intervenants, etc. ;
* Assurer une veille sur l'actualité, les évolutions législatives et réglementaires relevant de ses domaines d'intervention ;
* Rédiger des notes d'analyse, de contexte, de positionnement et des éléments de langage ;
* Contribuer à la mise en œuvre des travaux et activités de l'organisation : publications, événements, partenariats et communication ;
* Accompagner les présidents de commissions et les pilotes de groupes de travail dans leurs missions d'animation ;
* Représenter l'organisation lors de réunions institutionnelles et d'événements externes ;
* Participer aux actions de représentation et de relations institutionnelles sur les thématiques concernées.
## Poste proposé
Référent(e) des commissions « Vie étudiante » et « Accès aux Grandes écoles ».
### Commission Vie étudiante
Cette commission accompagne les établissements dans la mise en place d'outils et d'actions visant à améliorer le bien-être étudiant et la qualité de la vie étudiante.
Elle comprend quatre groupes de travail :
* Expérience étudiante
* Prévention des risques
* Vie associative
* Activités physiques et sportives
### Commission Accès aux Grandes écoles
Cette commission est un espace de réflexion et d'échange sur les modalités de recrutement des établissements et les enjeux de l'orientation vers l'enseignement supérieur.
Elle comprend trois groupes de travail :
* Plateformes d'admission dans l'enseignement supérieur
* Concours et procédures de recrutement
* Formation continue des enseignants de classes préparatoires
## Profil recherché
* Diplôme de niveau Bac +5 ;
* Minimum 5 ans d'expérience dans une fonction de gestion ou coordination de projets ;
* Maîtrise des outils bureautiques (suite Microsoft 365).
Le/la candidat(e) devra démontrer :
* Une bonne connaissance de l'enseignement supérieur français ;
* Une capacité à interagir avec des interlocuteurs variés ;
* D'excellentes qualités rédactionnelles et de synthèse ;
* Un fort esprit d'équipe et d'initiative.
## Modalités
* Contrat : CDI au statut cadre ;
* Rémunération : selon profil et expérience ;
* Télétravail partiel possible ;
* Prise de poste : à définir.
Rattaché(e) à la Direction vos missions sont :
- En charge de la tenue des bureaux (veiller au bon rangement des bureaux, contact avec notre prestataire ménage) et de la programmation de l'intervention des prestataires (ampoule, peinture, etc...)
- Commande de fournitures, des produits bien-être des salariés (petits déjeuners etc..),
- Gérer les stock goodies, flotte ordinateurs/tel/clé 4G, suivi opérationnel des petits travaux d'amélioration etc...)
- Veiller au réapprovisionnement des stocks thé, café, petits déjeuners et au bon fonctionnement des machines
- Point de contact des salariés pour toute question relative à l'office, gestion des anniversaires professionnels, codes abonnement, badges
- Réceptionner les courriers/colis/coursiers
- Programmer des enlèvements de courriers/colis/coursiers
- Préparer l'accueil et l'onboarding de nos salariés
- Aide au entretiens stagiaires et apprentis
- Accompagner la team RH sur l'administratif RH (avenants, courrier salariés, etc.)
- Réaliser des benchmarks prestataires avant chaque reconduction de contrat en lien avec la chargée RH
- Animer notre comité des fêtes pour l'organisation d'évènements internes et communication interne générale