Rattaché(e) au Responsable administration du personnel et au sein d’une équipe de 5 personnes, vos missions sont :
- Organisation des visites médicales
- Envoi des convocations
- Saisie des informations collaborateurs dans TEAMS RH
- Mise à jour des dossiers
- Gestion des accidents de travail
- Demande des cartes professionnelles
Rattaché(e) à la Directrice de site et au sein d'une équipe de 12 personnes, votre mission principale est de développer le taux d'occupation de la résidence en assurant la signature de nouveaux contrats de séjour, tout en contribuant à la bonne gestion administrative de l'établissement.
- Mettre en œuvre des actions de prospection et de fidélisation (distribution de flyers, tractage, animations commerciales, tenue de stands, démarchage de proximité...).
- Réaliser des campagnes de phoning : prise de rendez-vous, suivi et relances téléphoniques.
- Développer, animer et fidéliser un réseau de prescripteurs spécialisés dans le secteur du handicap (professionnels de santé, institutions, associations, établissements hospitaliers, etc.) en organisant des actions commerciales ciblées et des événements dédiés.
- Assurer une veille sur les tendances locales pour adapter rapidement les actions commerciales aux évolutions du marché.
- Accueillir et accompagner les visiteurs, assurer les opérations de location et de réservation.
- Conseiller les prospects et clients, organiser les visites des appartements et assurer le suivi commercial.
- Tenir à jour les fiches clients, assurer les relances si nécessaire.
- Planifier les états des lieux d'entrée et de sortie.
- Réaliser diverses tâches administratives : préparation des contrats, traitement des demandes, envoi de documentation, mailing...
- Répondre efficacement aux demandes entrantes en appliquant une démarche commerciale personnalisée.
- Participer à des événements visant à accroître la notoriété et l'attractivité de la résidence.
- Assurer l'accueil physique et téléphonique des résidents et des prospects.
Rattaché(e) au Responsable Paie et au sein d'une équipe de 6 personnes, vos missions sont :
- Traiter l'ensemble des opérations de saisie paie de l'embauche au départ du salarié
- S'assurer de la qualité et de la cohérence des éléments de gestion administrative nécessaires au traitement de la paie et à la tenue du dossier administratif
- Gérer la tenue du dossier salarié et le traitement de l'ensemble des données afférentes à la paie du salarié en relation avec les correspondants RH locaux des entités dont il a la responsabilité de la paie
- Etre en relation quotidienne avec les correspondants RH locaux des entités dont il a la charge dans le but d'échanger les données, de les informer sur les calculs effectués en paie et de régler les éventuels incidents
- Traiter les demandes des organismes sociaux (URSSAF, caisses de retraite, mutuelles etc)
- Effectuer l'ensemble des déclarations obligatoires
Rattaché(e) au Directeur Compliance et Directeur Shipping, vos missions sont :
- Assistance de l'équipe projet SAP (organisation réunions, réservation des hôtels, organisation des déplacements, gestion des consultants du projet...)
- Aider à la compilation & production de la brochure mensuelle des résultats (sur Powerpoint / Teams)
- Aider à l'organisation des revues budgétaires en Afrique et au siège
- Assister les financiers de nos filiales basés en Afrique (réservations d'hôtel - planning de visite ...)
- Organiser des déplacements - principalement en Afrique (réservation des billets / hébergement / dossiers visas / suivi des factures)
- Organiser réunions & évènements divers de la Direction (séminaire, team building ...)
- Gestion courante d'un pôle d'assistanat (commande de fournitures, réservation de salles de réunion, rédaction de notes en français et en anglais, accueil visiteurs...)
Rattaché(e) au Responsable Financier du groupe, vous intégrez l'équipe comptabilité, et intervenez sur un poste stratégique à la fois en contact avec les équipes internes (comptabilité / ADV / direction) et externe (factor, clients, etc.)
Pour ce poste, vos principales missions seront notamment :
- Produire la comptabilité courante de votre périmètre
- Analyser et produire un reporting du portefeuille de comptes clients
- Gérer et paramétrer les ouvertures de compte
- Vérifier les opérations comptables et lettrages effectués
- Gestion des cessions de créances
- Participer au suivi et aux prévisions de trésorerie (hebdomadaire)
- Déclaration du Chiffre d'Affaires à l'Assurance-Crédit
- Gestion de l'assurance-crédit et du recouvrement des créances clients
- Gestion du recouvrement des créances et relances clients dans leurs encours
- Travailler en collaboration avec les équipes commerciales et ADV pour faciliter
le contact avec le client et le recouvrement des créances
- ...
Rattaché(e) au Responsable des opérations spéciales et intégré(e) à une équipe de 5 personnes, vos missions principales sont les suivantes :
- Assurer la réception des marchandises et contrôler leur conformité par rapport aux bons de livraison.
- Gérer les commandes de réapprovisionnement en fonction des besoins opérationnels et des niveaux de stock.
- Organiser et optimiser le rangement des stocks afin d’en faciliter l’accès, la lisibilité et la gestion quotidienne.
- Réaliser des inventaires réguliers pour garantir un suivi précis et fiable des produits.
- Entretenir une relation de qualité avec les clients, en répondant à leurs demandes et en veillant à leur satisfaction.
- Mettre en place des processus efficaces pour améliorer la gestion du stockage et des flux logistiques.
- Contribuer activement à l'amélioration continue des procédures logistiques et des outils opérationnels
Rattaché(e) au Responsable comptable client et au sein d’une équipe de 10 personnes, vos missions sont :
- Enregistrement et validation du chiffre d’affaires à chaque clôture
- Gestion des opérations de fin de période (cut-off)
- Vérification de la TVA collectée en lien avec l’équipe comptable
- Suivi et rapprochement des comptes clients
- Analyse mensuelle des soldes clients (balances âgées)
- Participation aux échanges avec les auditeurs externes lors des contrôles
Rattaché(e) au Directrice des achats et au sein d’une équipe de 7 personnes, vos missions sont :
Achat
- Sourcer de nouveaux fournisseurs
- Négocier les tarifs
- Être garant de la marge et de la performance achats de la Direction
- Gérer des projets (achats industriels, suivi des appels d’offres)
- Gérer la partie administrative (80%)
- Editer les devis, les bons de commandes
- Suivre les commandes chez le fournisseur et s’assurer du respect des délais
- Emettre les factures
- Transférer le dossier à la logistique pour l’expédition
Commercial
- Gérer la relation client et commerciale auprès des agences et des filiales du Groupe et auprès des fournisseurs
- Promouvoir la centrale d’achat et développer le business
- Gérer les potentiels litiges, problématiques délais et qualité
- Réaliser les Reportings de l’activité ainsi que ceux du service : édition et analyse pour les agences et la Direction
- Être garant de la réactivité, qualité de service (traitement des demandes,…).
Rattaché(e) au Responsable de la comptabilité fournisseurs et au sein d'une équipe de 6 personnes, vos missions sont :
Comptabilité :
Pointage, réconciliation et analyse des comptes fournisseurs « Grands comptes »
Apurement des reliquats historiques avec les fournisseurs
Résolution des erreurs de facturation
Maintien à jour des dossiers fournisseurs
Support à la comptabilité dans la préparation des situations comptables (justification, analyses, circularisation...)
Rédaction de procédures
Contrôle et gestion des factures :
- Maintenir à jour les dossiers fournisseurs.
- Analyse des comptes fournisseurs
- Régulariser les reliquats avec les fournisseurs.
- Résoudre les erreurs de facturation.
- Saisir et enregistrer les factures.
- Effectuer le rapprochement entre la facture et la commande
- Identifier et traiter les écarts.
- Gérer le paiement des factures fournisseurs
- Gérer les avoirs sur retours
Rattaché(e) au Responsable Recrutement et au sein d'une équipe de 4 personnes, vos missions sont :
Recruter les fonctions pour le siège
- Recueillir les besoins auprès des Managers et RH et assurer le suivi tout au long du process (avancement, reporting, coordination)
- Rédiger et diffuser les annonces en lien avec les Managers
- Sourcer les candidats via les canaux appropriés (réseaux sociaux, CVthèques, job boards...)
- Identifier des approches innovantes pour attirer des talents
- Réaliser les entretiens, évaluer les soft skills et la motivation
- Suivre les indicateurs de performance et alimenter les reportings.
Participation aux projets Développement RH :
- Contribuer aux actions marque employeur et attractivité,
- Accompagner l'équipe dans l'organisation logistique des événements écoles (forums, jobdatings, présentations...)
- Être présent(e) sur le terrain lors de ces événements.