En binôme, vous mesurerez les cadres patrimoniaux installés dans les couloirs du métro RATP (5 390 cadres répartis dans 510 stations) et fournirez les fichiers de relevé correspondants.
Vous serez encadrés par un membre de l'équipe du service patrimoine (formation, planification, ...).
Au sein de la cellule Administration technique (ADT) du service « Support technique et vente service », l'Assistant(e) administratif en back office technique assure la gestion administrative et le suivi des activités du service technique.
Ses principales missions sont :
- Suivre les demandes traitées par le centre d'appels
- Paramétrer les tâches des techniciens dans l'outil de planification
- Mettre à jour les plannings de hotline et des activités terrain
- Saisir, envoyer et suivre les devis et courriers
- Gérer la facturation des interventions techniques hors garantie/contrat
- Assurer la commande les pièces détachées
- Tenir à jour les informations des équipements installées (adresses, coordonnées clients...)
- Traiter et classer les documents du service
Rattaché(e) au Responsable service client et au sein d'une équipe de 5 personnes, vos missions sont :
- Assurer un lien régulier avec les clients pour renforcer leur fidélité et garantir leur satisfaction.
- Coordonner les échanges entre les clients et les équipes internes afin de respecter les délais de traitement et de livraison.
- Participer à l'élaboration des offres commerciales et techniques en lien avec les équipes concernées (ex : mise à jour d'équipements, gestion d'incidents).
- Organiser et suivre les interventions sur site en lien avec les différents acteurs (équipes internes, prestataires, clients).
- Gérer la saisie des commandes et assurer le suivi logistique (bons de livraison, facturation, encaissements).
- Traiter les litiges clients avec rigueur et diplomatie.
- Mettre à jour les informations dans les outils internes de gestion.
Rattaché(e) au Responsable du service et au sein d'une équipe de 2 personnes, vos missions sont :
Vous assurerez les tâches polyvalentes du Recrutement et d'Assistante de Gestion, Logistique.
Vos principales tâches consisteront à :
. Gérer le recrutement
· Prendre en charge l'ensemble des aspects logistiques
· Gérer l'organisation logistique des Commerciaux / Merchandiseurs
· Suivre les commandes, Bons de livraisons, Retours marchandises et Factures
· Gérer les stocks et commandes fournisseurs
· Gérer la base de données des articles et la tarification
· Répondre aux demandes d'informations des autres services et de l'extérieur
· Assurer l'accueil physique et téléphonique des interlocuteurs internes et externes
.Statistiques et Amélioration des Process
Cette liste n'est pas exhaustive.
Rattaché(e) au Responsable et au sein d'une équipe de 10 personnes, vos missions sont :
- Gestion du standard téléphonique
- Gestion des mails d'une ou plusieurs missions clients
- Piloter les interventions terrain (prise de rdv, suivi des interventions et leur Compte Rendu)
- Mise à jour des bases de données de suivi des interventions terrain.
- Utiliser et maitriser les outils en place (excel, base de données, gestion de tâches..).
- Communiquer avec les clients sur les planifications des missions terrain.
- Communiquer avec les techniciens pour collecter les problématiques terrains rencontrées et travailler avec l'équipe pour y apporter des solutions
Rattaché(e) au Responsable Comptable Fournisseurs et au sein d’une équipe de 6 personnes, vos missions sont :
Gérer la saisie et la codification des factures fournisseurs avec précision
Assurer le suivi et la justification des comptes (analyse, lettrage)
Être l’interlocuteur(trice) privilégié(e) pour les fournisseurs et les équipes internes (mails, courriers, coordination)
Piloter les campagnes de règlements hebdomadaires, en garantissant le respect des délais
Contribuer activement aux clôtures mensuelles et semestrielles (abonnements, FNP, CCA, etc.).
Rattaché(e) au Responsable pôle et au sein d'une équipe de 12 personnes, vos missions au sein du service ADC sont :
- Edition,
- envoi des tarifs,
- mise en place des conditons générales de vente,
- élaboration de la charte SAV,
- gestion et maitrise tarifaire,
- mise à jour catalogue SAP
- elaboration des AO
- prise en main des statistiques
Rattaché(e) au Responsable qualité vos missions sont :
● Gestion des Stagiaires :
○ Accueil, orientation et accompagnement des stagiaires
○ Gestion des candidatures dans les formations
○ Inscription des stagiaires dans la base de données (Aurion)
○ Gestion administrative et pédagogique des formations initiales et continues
(convocations, conventions, feuilles d'émargement, attestations de présence,
etc.)
○ Garantir les moyens nécessaires au bon déroulement de la formation, qu'elle
soit en présentiel ou en distanciel
○ Gestion du suivi des scolarités des étudiants (absences, demandes de rendez-
vous...)
○ Organisation et suivi des évaluations, examens, soutenances et/ou concours
blancs (saisie des notes, éditions des relevés de notes, ...)
● Gestion des Formateurs :
○ Gestion des dossiers administratifs des enseignants en lien avec le service
Ressources Humaines
○ Planification des cours en lien avec les formateurs (planification des
interventions et des prévisions, demande de salles auprès du service concerné, ...)
Suivi de l'activité : réception des devis et factures, saisie de la planification des
interventions, pointage et déclaration des heures mensuelles réalisées en vue
de leur rémunération
○ Soutien pour le dépôt des supports de formation sur les plateformes
numériques
● Veille et Développement Métier :
○ Mise en place d'outils de collecte et d'exploitation des informations
○ Veille métier du poste d'assistant de formation
○ Participation à l'élaboration d'outils de communication
○ Participe à l'organisation d'évènements
● Autres activités administratives :
○ Standard téléphonique
○ Renseignements visiteurs
○ Mise à jour ou création de feuilles de route conforme au référentiel de la
démarche qualité Qualiopi
○ Tenue des tableaux de bord de l'activité en vue de la mise à jour du site internet
de l'institut
○ Suivi des demandes de photocopies, lien avec le service de reprographie
○ Gestion des demandes de services sur « solucio »
Dans le cadre de l'animation des ventes service, les missions du support technico-commercial sont les suivantes :
- Apporter un support technico-commercial, aux opérationnels terrains pour améliorer le niveau de vente.
- S'assurer que les techniciens disposent de toute la documentation à jour utile à l'établissement d'un devis et fournir le cas échéant les documents manquants. Être le référent technique pour tout nouveau produit, les nouvelles technologies et les procédures de gestion administratives et de stocks.
- S'assurer du respect du processus administratif de traitement des devis
- Faire appliquer la politique commerciale, avec une attention redoublée pour les conditions Grands Comptes.
- Relancer les devis et obtenir les commandes en fonction de l'organisation spécifique à chaque secteur mise en place.
- Contrôler les offres des fournisseurs extérieurs : cohérence technique et positionnement tarifaire, spécifiquement les conditions liées au contrat de maintenance
L'Assistant(e) a les responsabilités suivantes :
1. Enregistrement de commandes travaux sur devis dans le respect des instructions de travail et de la politique commerciale.
2. Facturation des visites d'entretien, dépannages, travaux, fournitures seules et CBIB
3. Validation des rapports d'anomalie
4. Traitement des refill car
L'assistant(e) sera une réelle interface entre les clients et les différents services internes.
L'Assistant (e ) participe également à certaines tâches communes affectées au personnel administratif de l'entreprise.